ChatGPTで社内文書を効率化｜プロンプト活用術と「AIチャットボット」連携による資産化

[実践] コピペで使える！社内文書作成プロンプト集

ChatGPTなどの生成AIは、指示の出し方（プロンプト）次第で出力の質が激変します。
ここでは、社内で頻出する5つの文書タイプについて、「役割」「目的」「制約条件」を明確にした、すぐに使える具体的なプロンプト例を紹介します。

1. 社内規定・方針（条文の作成）

規定類は「法的・形式的な言い回し」が求められます。AIに型を作らせ、人間が数字や固有ルールを埋めるのが正解です。
【コピペで使えるプロンプト例】
# 命令書:
あなたは企業の法務担当者です。以下の条件に基づき、「リモートワーク規定」の一部を作成してください。
# 制約条件:
対象：正社員および契約社員

頻度：週2回までを上限とする

費用：通信費として月額{3,000円}を支給する

禁止事項：公衆Wi-Fiの利用禁止を含めること

# 出力形式:
「第○条（対象）」「第○条（頻度）」のように条文形式で出力してください。

2. マニュアル・手順書（操作フローの言語化）

担当者が箇条書きしたメモを、誰が読んでもわかる「手順書」に清書させます。
【コピペで使えるプロンプト例】
# 命令書:
あなたは社内ヘルプデスクの責任者です。以下の[メモ]を基に、初心者でも迷わない「経費精算システムのログイン手順書」を作成してください。
# [メモ]:
ブラウザはChromeを使うこと

URLは {https://xxxx.co.jp}

IDは社員番号、パスワードは初回「1234」

ログイン後、必ずパスワード変更画面が出る

# 制約条件:
ステップバイステップ（手順1、手順2...）で記述すること

注意点は【重要】として目立たせること

3. レポート・報告書（事実の整理）

会議の議事メモや日報の下書きを、ビジネス文書として整えます。
【コピペで使えるプロンプト例】
# 命令書:
あなたは優秀なプロジェクトマネージャーです。以下の[会議メモ]を要約し、上長へ報告する「進捗報告書」を作成してください。
# [会議メモ]:
A案件：進捗80%。デザイン案は確定。来週コーディング開始。

B案件：顧客から仕様変更の要望あり。納期が3日遅れる見込み。

課題：B案件の人員が不足している。1名追加してほしい。

# 出力形式:
概要

プロジェクト別進捗

課題と対策案

4. 連絡・案内文（メール作成）

全社メールなどの丁寧な文章作成はAIの得意分野です。
【コピペで使えるプロンプト例】
# 命令書:
あなたは総務部の担当者です。全社員に向けた「健康診断の実施案内」メールを作成してください。
# 制約条件:
件名：【重要】202X年度 定期健康診断のお知らせ

期間：{10月1日}〜{10月31日}

予約方法：添付のURLから各自予約すること

注意点：受診しない場合はペナルティがある旨をやんわりと伝える

トーン：丁寧かつ、受診を促すしっかりとした口調で

5. 資料・リサーチ（比較表の作成）

複数の情報を整理し、見やすい表形式にまとめさせます。
【コピペで使えるプロンプト例】
# 命令書:
以下の3つのクラウドサービス（A社、B社、C社）の特徴を比較する表（Markdown形式）を作成してください。
# 情報:
A社：月額500円、機能はシンプル、サポートはメールのみ

B社：月額1,000円、機能豊富、電話サポートあり

C社：月額2,000円、AI機能付き、24時間サポート

# 出力項目:
価格、機能性、サポート体制、おすすめのユーザー層

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[効率化の数値化] AIは「叩き台」作成に特化させる

「ChatGPTを使ってみたが、修正に時間がかかって逆に手間だった」という失敗は、AIに100点満点の完成品を求めた場合に起こります。
役割分担を明確にすることで、作成時間は劇的に短縮されます。

役割分担のフローと時間短縮の目安

以下は、一般的な「A4一枚程度の規定作成」にかかる時間の比較シミュレーションです。

手順	従来（人間のみ）	AI活用（人間×AI）	効果
1. 構成検討	20分（悩みながら構成を練る）	5分（プロンプト入力）	▲15分
2. 執筆/ドラフト	60分（ゼロから文章を書く）	1分（AIが叩き台を出力）	▲59分
3. 推敲・修正	10分（誤字脱字チェック）	24分（事実確認とリライト）	＋14分
合計時間	90分	30分	66%削減

ポイント：
AIの役割: 0→1の「骨組み」と「一般的な文章」を高速で作る（80点の出来）。

人間の役割: 自社特有のルール（数字や固有名詞）が合っているかの「事実確認（ファクトチェック）」に時間を割く。

この「修正時間」を最初から織り込んでおくことが、業務効率化を成功させる鍵です。

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[注意点] セキュリティリスクと情報の正確性

ChatGPTは便利ですが、社内文書作成において絶対に守るべきルールがあります。
それは「機密情報や個人情報を入力しない」ことです。

公開型AIと社内用AIの使い分け

一般的なChatGPT（無料版等）に入力したデータは、AIの学習に利用される可能性があります。
一方で、「AIさくらさん」のような法人向けAIチャットボットは、データが保護された環境で動作します。この違いを理解し、使い分けることが重要です。
【社内文書作成におけるAIツールの使い分け】

比較項目	ChatGPT（一般的な公開型）	AIさくらさん（社内導入用）
主な用途	文章の「作成・下書き・要約」	社内文書の「検索・案内・活用」
機密情報の入力	NG（個人情報・機密情報はマスク推奨）	OK（ISO27017認証環境で安全）
学習データ	入力内容が再学習に使われるリスクあり	自社専用環境で保護（他社に流出しない）

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[応用] 作った文書を「資産」に変えるAIチャットボット連携

作成したマニュアルや規定をPDF化してフォルダに保存するだけでは、DX（デジタルトランスフォーメーション）とは言えません。
「作った文書を、AIチャットボットに読み込ませる」ことで、社内問い合わせ対応まで自動化するサイクルが完成します。

文書活用のDXフロー

作成（ChatGPT）: プロンプトを活用し、規定やマニュアルを高速作成。

資産化（AI連携）: 完成したファイルを「AIさくらさん」にアップロード。

自動化（運用）: 社員が「経費精算のやり方は？」と聞くと、AIがマニュアルから即座に回答。

これにより、「文書を作る時間」だけでなく、「文書の内容について問い合わせを受ける時間」まで削減できます。

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よくある質問（FAQ）

Q1: ChatGPTで作った社内文書の著作権はどうなりますか？

A: 現時点（202X年）の一般的な法的解釈では、AIが生成しただけのものに著作権は発生しにくいとされています。しかし、人間がプロンプトで創作的な指示を与え、加筆・修正を行った成果物には、通常通り会社の著作権が発生すると考えられます。そのまま利用するのではなく、必ず人間が監修（リライト）することをおすすめします。

Q2: 生成された情報が正しいか不安です。

A: その感覚は正しいです。ChatGPTはもっともらしい嘘（ハルシネーション）をつくことがあります。特に「法律の条文番号」や「一般的な相場」などは間違いが多いため、必ず人間が一次情報を確認してください。AIはあくまで「文章作成アシスタント」であり、責任者は人間です。

Q3: AIチャットボットへの連携は、専門知識が必要ですか？

A: いいえ、必要ありません。「AIさくらさん」のような法人向けツールは、作成したExcel、PDF、Wordファイルなどを管理画面からドラッグ＆ドロップするだけで、自動的にQ&Aデータとして学習する機能を備えています。プログラミング不要で、作ったその日から社内ヘルプデスクとして稼働させることができます。

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まとめ

ChatGPTを活用した社内文書の作成は、プロンプトの型（命令書形式）さえ身につければ、業務時間を劇的に短縮できる強力な手法です。
定型業務はAIに: 規定、手順書、メール文面はプロンプトで「叩き台」を一瞬で作る。

人間は判断業務に: 浮いた時間で、内容の正確性確認や、より付加価値の高い業務に集中する。

作って終わりにしない: 完成した文書は「AIさくらさん」等のチャットボットに連携し、問い合わせ対応まで自動化する。

この「作成」から「活用」までの一貫したフローを構築することで、バックオフィス業務の生産性は最大化されます。まずは、本記事のプロンプトをコピーして、1つのメール作成から始めてみてください。