企業の課題を解決するAI搭載チャットボットの活用方法

更新日：

2023-09-14

公開日：

2023-06-16

企業が抱える問い合わせ対応やドキュメント管理の課題を解決するために、AI搭載のチャットボットが有効なツールとなります。適切なドキュメントや回答を生成し、効率的な業務を実現します。チャットボット導入の注意点も押さえながら、業務改善を実現しましょう。

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問い合わせ対応における企業の課題

社内問い合わせにおける、企業が抱える課題は多岐にわたります。一般的な課題としては、以下のようなものが挙げられます。

・問い合わせの内容や回答の質が統一されていないため、社員間で情報の齟齬や誤解が生じる
・問い合わせの対応に時間や人員がかかりすぎるため、業務効率や生産性が低下する
・問い合わせの履歴や回答の内容が十分に記録や共有されていないため、ノウハウの蓄積や活用ができない

また、ドキュメントの管理に絡めた課題も抱えていることが多いと考えられます。

・ドキュメントの作成や更新に関するルールや基準が明確でないため、ドキュメントの品質や整合性が低くなる
・ドキュメントの保存や検索に関するシステムやツールが不十分であるため、ドキュメントの管理や利用が困難になる
・ドキュメントの閲覧や編集に関する権限や責任が不透明であるため、ドキュメントのセキュリティや信頼性が損なわれる

業種ごとでよくある課題については以下の記事でも紹介しています。
社内AIチャットボットの事例で学ぶ業種ごとの課題と解決策10選

社内向けチャットボットが課題解決

社内向けチャットボットがこれらの課題を解決できると考えられます。

社内向けAIチャットボットとは、社員や部署間のコミュニケーションや業務を支援するために開発された人工知能を搭載したチャットボットのことです。社外向けAIチャットボットとは、顧客やパートナーなどの外部の人とのコミュニケーションやサービスを提供するために開発された人工知能を搭載したチャットボットのことです。社内向けAIチャットボットの特徴は以下の通りです。
・社内の情報や業務に関する専門的な知識を持っている必要があります。例えば、社内の組織構成や役割、業務フロー、規則や方針、システムやツールなどについて、正確かつ迅速に回答できるように設計されています。
・社員のニーズや要望に応じて柔軟に対応できるように設計されています。例えば、社員が業務に関する質問や相談をしたり、業務を依頼したり、フィードバックや意見を伝えたりする場合に、適切な回答やアクションを提供できるように設計されています。
・社員のプライバシーやセキュリティを保護するために設計されています。例えば、社員が個人情報や機密情報を入力したり、閲覧したりする場合に、暗号化や認証などのセキュリティ対策を施しています。また、社員が不適切な発言や行動をした場合に、注意や警告を行ったり、報告や記録を行ったりする機能も備えています。

AI搭載のチャットボットが活用できる？

生成AIとは、プロンプト（命令）に応答してテキスト、画像、または他のメディアを生成することができる人工知能システムの一種です。生成AIは、コンテンツやアイデアの創出、効率の向上、体験のパーソナライズなど、さまざまな機能をサポートできます。

企業が抱える課題は、生成AIを搭載したチャットボットによって解決できる可能性があります。

・チャットボットが社員の自然言語での質問に対して、適切なドキュメントや回答を生成して返す
・チャットボットがドキュメントの内容やメタデータを分析して、重複や更新の必要性を検出し、通知する
・チャットボットがドキュメントの作成や更新を支援するために、テンプレートやサジェストを生成する
・チャットボットがドキュメントの品質や一貫性を評価し、改善点やエラーを指摘する

以上のように、生成AIを搭載したチャットボットは、社内問い合わせやドキュメントの管理における課題を解決するために有効なツールとなり得ます。ただし、生成AIにはまだ限界やリスクも存在するため、適切なガバナンスや倫理的配慮が必要です。

AIチャットボット導入の注意点

AI搭載の社内問い合わせ対応のチャットボットを導入する際の注意点は、以下のようなものがあります。

チャットボットの目的と対象を明確にする

チャットボットがどのような問い合わせやドキュメントに対応できるか、どのようなユーザーに向けて提供するかを事前に定義することが重要です。

チャットボットの学習データを適切に用意する

チャットボットが正確に回答できるように、品質の高い学習データを用意する必要があります。学習データは、社内の問い合わせやドキュメントの内容や形式に沿って作成することが望ましいです。

チャットボットの性能や利用状況を定期的に評価する

チャットボットが期待通りに機能しているか、ユーザーからのフィードバックや満足度を収集して分析することが必要です。また、チャットボットの知識や回答を更新したり、改善したりすることも忘れないでください。

AIに仕事手伝ってもらってみる

社内問い合わせやドキュメントの管理は、多くの企業にとって重要な業務です。しかし、これらの業務は、人的リソースや時間の制約により、効率的に行えない場合があります。
そこで、AI搭載のチャットボットを導入することで、これらの課題を解決することができます。AI搭載のチャットボットとは、自然言語処理や機械学習などの技術を用いて、ユーザーの質問に対して自動的に回答するプログラムです。AI搭載のチャットボットを導入して、効率の良い業務に繋げましょう。