総務への問い合わせは、ITヘルプデスクとは異なり、「紙の書類」や「古い慣習」が絡むため、属人化しやすい特徴があります。
情報の散在: 最新の申請書はポータルサイト、古い規定はファイルサーバー、運用ルールは担当者のメモ帳…とバラバラにある。
「ちょっと聞きたい」の多さ: 「名刺切らしたんだけど」「郵便物の集荷時間は？」といった、マニュアルを見るほどでもない質問が電話で来る。
夜間・休日の対応: インフルエンザ対応や慶弔連絡など、勤務時間外でも知りたい情報がある。
これらを解決するのがAIチャットボットです。AIは「24時間働く総務アシスタント」として、これらの定型質問をすべて引き受けてくれます。
「導入したけど、社員が使ってくれない」。そんな失敗を防ぐヒントが、九州観光機構の事例にあります。
観光客が「ガイドブックやWeb検索を行き来したくない」のと同様、社員も「SharePointや掲示板を探し回りたくない」のです。
「このボットに聞けば、申請書の場所も書き方も全部わかる」という信頼感を作ることが重要です。
同機構がきゅーちゃん（キャラクター）を活用して心理的ハードルを下げたように、社内ボットにも「総務の猫」などのキャラ付けを推奨します。
「こんな些細なことを総務の人に聞いたら怒られるかも？」という社員の遠慮（心理的ハードル）を取り払い、「AIなら何度聞いても怒られない」という安心感が利用率を高めます。
具体的に、総務の仕事はどう楽になるのでしょうか。よくあるシーンで比較します。
「AI導入は難しそう」と思われるかもしれませんが、最近のツールはプログラミング不要です。
現状分析: 「どんな問い合わせが多いか」を書き出す（例：1位 交通費、2位 名刺、3位 備品）。
データ準備: 既存の「就業規則（PDF）」や「よくある質問集（Excel）」を用意する。
学習（設定）: AIツールにデータを読み込ませる（ドラッグ＆ドロップで完了する製品が多い）。
周知・運用: 全社員に「まずはAIに聞いてみて」とアナウンスする。
複雑な個別相談: 「パワハラを受けた」「介護休業の個別相談」など、デリケートな問題はAIには不向きです。「相談窓口の予約フォーム」を案内するなど、有人対応へのエスカレーション（引き継ぎ）をスムーズにする設計が必要です。
情報の鮮度: 規定が変わったのにAIの中身が古いとトラブルになります。「規定改定＝AI更新」をルーチン化しましょう。
A. はい、可能です。最近の「社内向けAIチャットボット」は、管理画面がシンプルで、ExcelやWord感覚で操作できるものが増えています。無料トライアルで操作感を確認してみることをお勧めします。
A. 社内規定や一般的な手続きのみを学習させ、「個人の給与額」などの機密データは学習させないのが鉄則です。個人情報に関わる質問が来た場合は、AIではなく「専用の問い合わせ窓口」を案内するように設定します。
A. 従業員数によりますが、月額数万円〜スタートできるクラウド型サービスが主流です。電話対応にかかっている人件費（時間単価×時間）と比較すれば、高い費用対効果が出ることが多いです。
社内問い合わせ対応へのAI導入は、総務担当者を「雑務」から解放するための強力な武器です。
「あの人に聞かないと分からない」という属人化を解消し、誰もが快適に働ける職場環境を作るために、まずは「問い合わせが多いトップ3」の自動化から始めてみませんか。
自分の業務時間を棚卸しする
[無料DL] 社内問い合わせ対応コスト試算シート
実際にAIを作ってみる
[無料デモ] 規定集PDFをアップロードして、即席ボットの回答精度を試す
チャットボット運用に一切手間をかけず成果を出したい企業専用
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
