ChatGPT×社内規定｜GPTs自作の限界と、最高裁も認めた「セキュアなAI運用」の正解

【自作編】ChatGPT（GPTs）で社内規定Botを作る方法

もし貴社が「ChatGPT Team」や「Enterprise」プランを契約しているなら、ノーコード機能「GPTs」を使って、簡易的な社内規定Botを自作することが可能です。

GPTsによるBot作成 3ステップ

GPT Builderを起動: ChatGPTの画面から「Create a GPT」を選択。

知識の登録: 「Knowledge」セクションに、就業規則やマニュアルのPDFファイルをアップロードする。

指示出し（Instructions）: 以下のようなプロンプトを設定する。
あなたは優秀な人事担当者です。アップロードされた[Knowledge]の内容のみに基づいて、社員からの質問に回答してください。ファイルに記載がない場合は「規定に記載がありません」と答えてください。

これだけで、規定に関する質問に答えるAIが完成します。コストをかけずにスモールスタートするには良い選択肢です。

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【現実編】なぜ自作Botは失敗するのか？ よくある「落とし穴」

しかし、多くの企業が「GPTsで試してみたが、実務では使えなかった」と判断し、専用ツールへの切り替えを行っています。
最高裁判所の成功事例と比較するために、まずは「よくある失敗事例」を見てみましょう。

失敗事例：IT企業A社（従業員200名）のケース

A社はGPTsに全社規定を読み込ませましたが、以下の問題が発生し、運用停止となりました。
権限管理の壁（役員報酬が見えてしまった）:
GPTsには「閲覧権限」の概念がありません。一般社員が「役員の給与規定は？」と聞くと、Knowledge内の役員規定を参照して回答してしまい、情報漏洩騒ぎに。

ハルシネーション（嘘）の壁:
「交通費の上限は？」という質問に対し、AIが古い規定（Knowledge内の別ファイル）と新しい規定を混同し、誤った金額を回答。経理処理に混乱が生じた。

根拠不明の壁:
「なぜその回答なのか？」と聞いても、AIが具体的な参照ページ（出典）を正確に示せず、結局人間が原本を確認する手間が残った。

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【解決策】最高裁に学ぶ、失敗しない「AI活用」の基準

こうした「自作の壁」を乗り越えるために、最高裁判所などの厳格な組織が選んでいるのが、「RAG技術」と「権限管理機能」を備えた専用AIチャットボットです。
最高裁は、民事裁判書類電子提出システム（mints）のサポートにおいて、クラウド型AI「AIさくらさん」を採用しました。

自作Botと専用AIチャットボットの決定的な違い

比較項目	ChatGPT（GPTs自作）	専用AIチャットボット（最高裁事例等）
セキュリティ	データ学習のオプトアウト設定が必要	ISO27017（クラウドセキュリティ認証）取得
権限管理	全員が同じ情報を閲覧	役職や部署ごとの「出し分け」が可能
回答精度	複数の規定を混同しやすい	RAG技術で「正しい参照元」を優先
出典提示	苦手（ページ指定がずれる）	「〇〇規定 3ページ」とリンク付きで提示

最高裁がクラウドAIを許可した最大の理由は、ISO27017認証による客観的な安全性の証明です。機密情報（社内規定）を扱う以上、セキュリティと権限管理は「機能」ではなく「必須条件」です。

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【実践編】ツール不問！ AIに読ませるための「文書整形ノウハウ」

GPTsで自作する場合でも、専用ツールを導入する場合でも、共通して重要なのが「AIに読ませるデータの質」です。
「PDFをそのままアップロードすればいい」というのは誤解です。AIが理解しやすいように、元のドキュメント（Word/Excel）を整形する必要があります。

1. 「主語」を補完する

人間向けの文書は文脈で理解できますが、AIは文脈を読むのが苦手です。
NG例: 「（前略）...提出すること。」（主語がない）

OK例: 「正社員は、（前略）...提出すること。」

2. 「指示語」と「相対参照」を削除する

NG例: 「詳細については、前項を参照のこと。」

OK例: 「詳細については、第3条 リモートワーク適用範囲を参照のこと。」
AIは「前項」がどこを指すのかを見失うことがあります。具体的な条文名に書き換えましょう。

3. 表記揺れを統一する

NG例: ファイルAでは「当社」、ファイルBでは「弊社」、ファイルCでは「会社」

OK例: 全て「当社」に統一
キーワードがバラバラだと、AIはそれらを別の組織の話だと誤認するリスクがあります。

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よくある質問（自作 vs 専用ツール）

Q1: GPTs（自作）でセキュリティは担保できますか？

A: Teamプラン以上であれば、入力データが学習に使われない設定（オプトアウト）が可能です。ただし、前述の通り「社内での閲覧権限（部長のみ閲覧可など）」の制御はGPTs単体では難しいため、給与規定や人事評価規定を入れるのは危険です。

Q2: 導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

A: 専用ツールの場合、既存の規定ドキュメントがあれば最短1ヶ月程度で運用可能です。自作の場合は即日可能ですが、精度のチューニング（プロンプト調整）に数週間かかるケースが一般的です。

Q3: AIが嘘をつかないようにするには？

A: 「RAG（検索拡張生成）」という技術を使った専用チャットボットを選んでください。AIが勝手に文章を作るのではなく、「登録された規定データの範囲内」でのみ回答を作成するため、誤回答のリスクを極限まで低減できます。

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まとめ

社内規定のAI化は、バックオフィス業務の効率化に不可欠です。
まずはChatGPT（GPTs）で小規模なFAQから「自作」を試すのも良い経験になります。
しかし、全社展開や機密性の高い規定（給与・人事）を扱う段階になったら、「権限管理」と「セキュリティ（ISO27017）」が壁になります。
その際は、最高裁判所も認めた「専用AIチャットボット」への移行を検討すべきタイミングです。