【自治体DX】財務課の電話が鳴り止む！「庁内AIチャットボット」で実現する、問い合わせゼロへの道

本記事では、分厚い財務規則やマニュアルをAIに学習させ、問い合わせ対応を自動化する「RAG（検索拡張生成）」技術の活用法と、自治体特有のセキュリティ（LGWAN）課題への対策について解説します。

1. なぜ財務課にAIが必要なのか？「検索の壁」を突破する

これまでのグループウェアや掲示板（FAQ）では、財務への問い合わせは減りませんでした。理由は単純で、「財務規則や事務手引きが膨大すぎて、検索できないから」です。

数百ページあるPDFから、自分のケースに当てはまる条文を探すのは、一般職員にとって困難です。だから、「財務課に聞いたほうが早い」となってしまいます。

解決策：AIに「カンニング」させる技術（RAG）

ここで活躍するのが、生成AIの最新技術「RAG（Retrieval-Augmented Generation）」です。これは、AIに自治体独自の「財務規則」「予算執行マニュアル」「旅費規定」などのPDFを読み込ませ、その内容に基づいて回答させる仕組みです。

職員がチャットで「ボールペンを買いたい」と打つだけで、AIがマニュアルの該当ページを瞬時に読み解き、「消耗品費（需用費）で計上してください。単価〇〇円以上の場合は備品扱いになります」と、財務課職員の代わりに即答してくれます。

2. 導入効果シミュレーション：あの「電話」がこう変わる

AIチャットボットを導入することで、現場の業務はどう変わるのか。具体的なシーンで比較します。

シーン①：予算科目の確認

• 【Before】
  • 職員：「イベント用の茶菓子代って、食糧費？交際費？」
  • 財務課：（作業を止めて）「参加者は誰ですか？外部なら食糧費ですが…」
• 【After】
  • 職員：「イベントの茶菓子代の科目は？」とチャットに入力。
  • AI： 「『財務規則 第〇条』に基づき、外部来賓用であれば『食糧費』、内部打ち合わせ用であれば原則認められませんが、会議費での計上が可能な場合があります。」
  • 結果： 電話ゼロ。自己解決率が劇的に向上。

シーン②：複雑な旅費精算

• 【Before】
  • 職員：「出張の前泊って認められますか？」
  • 財務課：「開始時間は何時ですか？ 前日の移動手段は…（規定を確認しながら回答）」
• 【After】
  • 職員：「朝9時開始の東京出張で前泊できる？」
  • AI： 「『旅費条例』によると、早朝出発でも間に合わない場合に限り認められます。公共交通機関の始発時刻を入力してください。」
  • 結果： 規定チェックの自動化により、差し戻し工数を削減。

3. 自治体ならではの「3つの壁」をどう乗り越えるか

導入にあたって、自治体特有の課題と解決策を提示します。

課題①：LGWAN（総合行政ネットワーク）の壁

通常のChatGPT等はインターネット接続が必要なため、LGWAN系の業務用PCからは使えません。

• 解決策: LGWAN環境からセキュアに利用できる「自治体専用ビジネスチャット（LoGoチャット等）」と連携したAIボットを採用するか、LGWAN-ASP対応のAIサービスを選定することで、端末を変えずに利用可能になります。

課題②：ハルシネーション（嘘の回答）への懸念

「AIが勝手な解釈で、間違った科目を案内したらどうするんだ」という懸念です。

• 解決策: RAG技術において、「マニュアルに書いてあること以外は答えない」という制御を行います。また、回答には必ず「引用元（PDFの該当ページ）」を提示させることで、職員自身に根拠を確認させるフローを組み込みます。

課題③：予算確保の壁

「効果が出るかわからないものに予算はつけられない」と財政課自らが却下してしまうジレンマ。

• 解決策: 全庁導入の前に、まずは「財務課への問い合わせ専用」としてスモールスタートします。「月間〇〇時間の電話対応時間が削減された」という実績を作ってから、人事や総務へ横展開するのが鉄則です。

まとめ：財務課は「電話番」から「経営参謀」へ

財務部門の本来の役割は、電話で科目を教えることではなく、限られた財源を有効活用するための「自治体経営の舵取り」です。

AIチャットボットに「よくある質問」を任せることで、職員は本来のコア業務に集中できるようになります。まずは、お手元の「財務事務の手引き」をAIに読み込ませることから、業務改革を始めてみませんか？