「3年ごとの異動」で組織の記憶を消さないために。地方公務員のナレッジマネジメント×AI活用術

本記事では、横須賀市などの先進事例を交え、LGWAN環境下でも実践可能な「AIによる知識継承」の具体策を解説します。

1. なぜ役所では「ナレッジ」が蓄積されないのか？

民間企業と異なり、地方公務員のナレッジマネジメントを阻む特有の壁が3つあります。

1. 3年周期の異動:専門知識が身についた頃に異動となり、個人のスキルが組織に残らない。
2. 紙文化と属人化:「あの件は〇〇さんしか知らない」という情報が多く、引継書も形式的なものになりがち。
3. LGWAN（ネットワーク分離）の壁:便利なクラウドツールがセキュリティの関係で使えず、情報の共有が庁内ネットワーク（閉域網）に閉じてしまう。

しかし、これらの課題は、セキュアな環境に対応した「自治体向けAIサービス」の登場で劇的に変わりつつあります。

2. AIが変える「引継ぎ」と「検索」の常識

「ナレッジマネジメント」といっても、大掛かりなデータベースを作る必要はありません。AIが得意とする以下の3つのアプローチで、スモールスタートが可能です。

① 「引継書」の自動生成と対話型検索

従来の引継書は「読むもの」でしたが、AI時代は「聞くもの」に変わります。過去の起案文書、事業報告書、マニュアルのPDFをAI（RAG技術搭載型）に読み込ませるだけで、後任者はチャットボットに質問するだけで業務手順を引き出せます。

活用イメージ:職員: 「昨年度の防災訓練で、警察への道路使用許可申請はいつ頃やった？」AI: 「昨年の記録によると、訓練実施の2ヶ月前（8月上旬）に〇〇警察署へ提出しています。提出時の様式はこちらです（リンク）」

② ベテラン職員の「暗黙知」をデジタル化

退職予定のベテラン職員へのインタビューを録音し、AIで文字起こし＆要約することで、「マニュアルには書かれていないコツ（折衝の勘所や、トラブル時の判断基準）」を形式知として残せます。

③ 例規・内規の高速検索

数千ページに及ぶ例規集や事務手引きから、必要な条文を探すのは骨が折れます。生成AIにこれらを学習させることで、「このケースではどの条文が適用されるか？」を即座に回答させ、若手職員の判断を支援します。

3. 【事例】先進自治体はどう動いているか

横須賀市：全庁的なAI導入で業務時間を短縮

横須賀市では、LGWAN環境下で使用できるAIチャットツールを全職員に導入。文章作成や要約だけでなく、業務マニュアルの検索にも活用し、業務効率化を実現しています。単なるツール導入にとどまらず、「AI活用のナレッジ（プロンプト集）」を庁内で共有するポータルサイトを設け、職員同士が知恵を出し合う文化を醸成している点が成功の鍵です。

つくば市：RPAとAIの連携

つくば市では、RPA（定型作業の自動化）とAI-OCR（文字認識）を組み合わせ、紙の申請書のデータ化を効率化。これにより生まれた時間を、職員が本来やるべき「市民への寄り添い」や「政策立案」に充てています。

4. LGWAN環境でもAIは使えるのか？

多くの担当者が懸念するのがセキュリティですが、現在は解決策が確立されています。

• LGWAN対応ビジネスチャット（LoGoチャット等）のAI機能:普段使っているチャットツール内で、ChatGPT等のAPIをセキュアに呼び出す機能。
• 専用閉域網サービス:Microsoft Azure OpenAI Service等を活用し、入力データがAIの学習に使われない（情報漏洩しない）環境を構築する。

「セキュリティが不安だから禁止」するのではなく、「安全に使うためのガイドライン」を策定し、技術の恩恵を取り入れる姿勢が、2040年問題（職員不足）を乗り越える唯一の道です。

まとめ：AIは「優秀な後輩」であり「記憶の番人」

公務員のナレッジマネジメントとは、単にファイルをサーバーに保存することではありません。「職員が入れ替わっても、組織としての知恵（市民サービスの水準）を維持・向上させる仕組み」を作ることです。

AIはそのための強力なパートナー（番人）となります。まずは、係内の「よくある質問」や「マニュアル」をAIに読み込ませ、来年度の異動シーズンに備えてみませんか？