行政手続きがスムーズに！AIチャットボットの活用事例やメリット

行政・自治体の抱える課題

昨今では、行政でもAIチャットボットを導入し、自治体DXを推進する流れが強まっています。
その背景には以下のような課題があります。

行政手続きの煩雑さ

行政手続きにおいて、必要な書類や手続きが煩雑であることが問題となっています。また、人員不足のため、窓口での対応に時間がかかったり、相談に対応できないケースがあります。

窓口の営業時間が限られている

行政窓口は平日のみの営業が一般的で、休日や深夜は利用できません。しかし、緊急を要する相談や手続きには、迅速な対応が求められます。

AIチャットボットによる解決策

AIチャットボットを導入することで、以下のように問題を解決することができます。

利用者の負担軽減

AIチャットボットによる自動応答や、書類作成をサポートすることによって、利用者の負担を軽減することができます。窓口での対応よりもスピーディーに対応できるため、手続きの効率化につながります。

24時間対応の実現

AIチャットボットを24時間稼働させることで、利用者の緊急相談や手続きにも対応できます。また、AIチャットボットと人員の併用により、深夜や休日も対応範囲を広げることができます。

情報の正確性やプライバシーの問題

AIチャットボットによる情報収集や取り扱いについて、専門的な技術や知識を持つ専門家によって開発・運用されることで、情報の正確性やプライバシーの問題に対処することができます。また、AIチャットボットは、過去の運用データやユーザーのフィードバックを蓄積し、自己学習することができるため、より正確な回答を提供することができます。

多様なニーズに対応できる

また、AIチャットボットは、多言語対応や、バリアフリー対応など、多様なニーズに対応することができます。特に、外国人の方や障がいを持つ方が行政手続きを行う場合には、AIチャットボットによる自動翻訳や音声入力による対応が有効です。

効果的な情報発信が可能

さらに、AIチャットボットは、利用者の行動や嗜好に応じた情報提供や、自治体の行政施策の周知・啓発にも活用することができます。自治体の情報公開ポータルサイトやSNSなど、既存の情報発信手段と連携することで、より効果的な情報発信が可能です。

AIチャットボットの活用事例

行政、自治体においてAIチャットボットを活用できる場面は主に以下があります。

問い合わせ対応

利用者からのよくある質問にAIチャットボットが自動応答することで、人的リソースを節約しながら、利用者の問い合わせに迅速かつ正確に対応することができます。

申請手続きの支援

申請書類の提出方法や必要書類の確認、申請手続きの進捗状況の確認など、利用者が行政手続きを円滑に進めるための支援を行うことができます。

政策情報の提供

AIチャットボットが政策や制度の説明や最新情報の提供を行うことで、市民の理解促進や利用促進につなげることができます。
AIチャットボットは、行政機関が抱える課題に対する有効な解決策となります。情報の正確性やプライバシーの問題についても専門家による開発・運用によって対処できます。多言語対応やバリアフリー対応も可能であり、利用者の行動や嗜好に合わせた情報提供や自治体の情報発信にも役立ちます。行政手続きのスムーズ化や効率化に貢献することが期待されます。自治体や行政機関はAIチャットボットの導入を検討することで、より効果的な行政サービスの提供ができるでしょう。