取扱説明書はAIチャットボットに学習を　導入のポイントについても解説

更新日：

2024-04-17

公開日：

2023-09-15

取扱説明書は、製品やサービスの使い方や注意点を説明する重要なドキュメントですが、お客様は読まない、読めない、読んでも分からないという問題があります。その結果、カスタマーサポートに多くの問い合わせが発生し、企業にとっては人的コストや時間のロスになります。そこで、AIチャットボットを使って、取扱説明書の内容をお客様に提供する方法が注目されています。

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AIチャットボットとは

AIチャットボットは、人工知能（AI）を使って、お客様と自然な会話をしながら、必要な情報を教えてくれるシステムです。ユーザーが欲しい情報をすぐに導き出すことが可能になります。

AIチャットボットで取扱説明書を活用するメリット

AIチャットボットで取扱説明書を活用することで、以下のようなメリットがあります。

お客様の問い合わせ件数や時間を削減できる

AIチャットボットは、24時間365日、お客様の質問に即座に回答できます。また、取扱説明書の内容を要約して、分かりやすく伝えることができます。これにより、お客様は、取扱説明書を読む必要がなくなり、カスタマーサポートに連絡する必要もなくなります。企業は、カスタマーサポートの人員や時間を削減できます。

お客様のトラブルやクレームを防止できる

AIチャットボットは、取扱説明書の内容を正確に把握しています。また、お客様の質問の意図を理解して、最適な回答を選択できます。これにより、お客様は、製品やサービスの使い方や注意点を正しく理解できます。企業は、お客様のトラブルやクレームを防止できます。

お客様の満足度やロイヤルティを向上できる

AIチャットボットは、お客様との会話を通じて、関係を築くことができます。AIチャットボットは、お客様の言葉遣いやトーンに合わせて、丁寧かつ親切に対応します。また、お客様のニーズや要望に応えて、製品やサービスの付加価値を提供します。
これにより、お客様は、企業に対して、信頼感や好感度を持つようになります。企業は、お客様の満足度やロイヤルティを向上できます。

取扱説明書の作成・更新・管理コストを削減できる

AIチャットボットは、取扱説明書の内容を自動で学習できます。また、取扱説明書の内容が変更された場合も、自動で反映できます。これにより、取扱説明書の作成・更新・管理にかかるコストを削減できます。

AIチャットボットの導入のポイント

AIチャットボットを導入する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

1.目的やターゲットを明確にする

AIチャットボットを導入する目的は何か、どんな問題を解決したいか、どんな効果を得たいかを明確にしましょう。また、AIチャットボットの対象となるお客様は誰か、どんなニーズや要望があるか、どんな言葉遣いやトーンが好まれるかを分析しましょう。

2.チャットボットのプラットフォームやサービスを選択する

AIチャットボットを作成・運用するためには、プラットフォームやサービスを選択する必要があります。プラットフォームやサービスの選択にあたっては、予算やコスト、機能や性能、セキュリティや信頼性、サポートやアップデートなどの要素を考慮しましょう。また、取扱説明書やマニュアルなどのドキュメントから回答を自動抽出する機能を持つものを選ぶと、より効率的にAIチャットボットを運用できます。

3.FAQデータベースやドキュメントデータを準備する

AIチャットボットに回答させるためには、FAQデータベースやドキュメントデータを準備する必要があります。FAQデータベースは、よくある質問と回答のペアの集合です。ドキュメントデータは、取扱説明書やマニュアルなどのテキストファイルです。FAQデータベースやドキュメントデータを準備する際には、質問や回答が明確かつ具体的であること、お客様の言葉に合わせて表現すること、最新かつ正確であることに注意しましょう。

4.チャットボットの設定やカスタマイズを行う

AIチャットボットにFAQデータベースやドキュメントデータを学習させることで、お客様の質問に対応できるようになります。その際、チャットボットの外観や挨拶文、エラーメッセージなどを設定したり、カスタマイズしたりしましょう。
チャットボットの設定やカスタマイズにあたっては、チャットボットの名前やアイコンが親しみやすいこと、チャットボットの言葉遣いやトーンはお客様に合わせて調整すること、チャットボットはお客様に対して丁寧かつ親切に対応することに配慮しましょう。

5.テストや評価を行う

AIチャットボットを本番環境で運用する前に、テストや評価を行う必要があります。テストでは、AIチャットボットが正しく動作するか、エラーやバグがないか、回答内容や会話スキルが適切かなどを確認しましょう。評価では、AIチャットボットの回答率や満足度などの指標を測定し、改善の余地がないかを検討しましょう。

6.運用や改善を継続する

AIチャットボットを本番環境で運用し始めたら、その後も運用や改善を継続します。運用では、チャットボットの稼働状況やエラー発生率などを監視して、トラブルが発生した場合は迅速に対処します。改善では、チャットボットの会話ログやお客様のフィードバックを分析して、チャットボットの回答内容や会話スキルを改善します。
運用や改善にあたっては、チャットボットは常に最新かつ正確な情報を提供すること、お客様のニーズや要望に応えること、お客様との関係を深めることに努めましょう。

おわりに

AIチャットボットで取扱説明書を活用することで、お客様の問い合わせ件数や時間を削減できる、お客様のトラブルやクレームを防止できる、お客様の満足度やロイヤルティを向上できる、取扱説明書の作成・更新・管理コストを削減できるというメリットがあります。
AIチャットボットを導入する際には、目的やターゲットを明確にする、チャットボットのプラットフォームやサービスを選択する、FAQデータベースやドキュメントデータを準備する、チャットボットの設定やカスタマイズを行う、テストや評価を行う、運用や改善を継続するというポイントに注意しましょう。

AIチャットボットさくらさん

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