自治体における受付の自動化が注目されている理由

受付システムとは

市役所の受付には、多くの人々が訪れるために待ち時間が長くなり、受付担当者も疲弊するなどの課題があります。
また、受付対応が不十分な場合、市民の不満やクレームにつながります。
こうした課題を解決するため、受付システムを活用した受付対応の自動化が注目されています。
受付システムとは、来訪者が自動で受付手続きができるようにするシステムで、パソコンやタブレット端末、または自動発券機や自動受付機などのハードウェアと、受付手続きを行うためのソフトウェアから構成されます。
受付システムは、企業や公共施設など多くの業界で注目され始めています。

受付業務を自動化するシステムの種類

電子受付システム

来訪者が自分の情報をタッチパネルなどで入力し、受付票や名札を発行するシステムです。受付票には、受付番号や予約情報などが記載され、受付カウンターで順次対応することができます。

オンライン予約システム

来訪者が事前に予約を入れることができるシステムです。予約情報はオンライン上で管理され、来訪者は来訪前に予約完了の確認やキャンセル、変更などができます。

チャットボットによる問い合わせ対応システム

来訪者がシステムからチャットボットで問い合わせをすることができ、スタッフが適切な対応を行うシステムです。来訪者が直接対面で受付をする必要がなく、待ち時間の削減やスムーズな対応が可能です。

ビジターマネジメントシステム

来訪者の情報をクラウド上で管理し、来訪者が入館・退館した情報を記録することができるシステムです。また、来訪者の訪問目的や所属会社などを事前に登録し、来訪者が到着したときに自動的に受付カウンターに通知することも可能です。

受付システムの導入メリット・効果

受付システムにより、受付業務を自動化することで、多くの効果をもたらします。
まず、受付待ち時間の短縮が挙げられます。
従来の受付方法では、人手不足や来訪者の急増によって待ち時間が長くなることがありましたが、受付システムを導入することで、来訪者がスムーズに受付を完了できるため、待ち時間が大幅に短縮されます。
また、受付システムには人員配置の最適化効果もあります。
受付業務を自動化することで、受付窓口に必要な人員を減らすことができ、コスト削減にもつながります。
さらに、受付システムを導入することで、顧客満足度の向上にもつながります。
自動化された受付システムによって、来訪者はスムーズに受付を完了できるため、ストレスを感じずに業務を終えることができます。
一方で、近年では顔認証技術を利用した受付システムも登場しており、新たな顧客体験を提供することができます。
顔認証技術を導入することで、来訪者は顔をかざすだけで受付が完了し、手続きがスムーズに進むため、顧客満足度の向上にもつながります。
また、顔認証技術を利用することで、来訪者の個人情報の管理もしやすくなります。
受付システムを導入することで、多くの効果が得られるため、今後ますます多くの企業や公共施設で導入されることが予想されます。

受付システムの課題

受付システムには受付の待ち時間短縮や人員配置の最適化などのメリットがある一方で、課題も存在します。

まず、技術的な問題が挙げられます。例えば、ハードウェアやソフトウェアのトラブルが起こった場合には、システム全体が停止してしまうことがあります。また、受付システムは複数の機器やシステムが統合されたものであるため、異なるシステム同士の互換性の問題も生じる可能性があります。
次に、システム導入に関わるコストが課題となります。受付システムは、ハードウェアやソフトウェアの導入費用のほか、設置場所の改修や人員の教育など、多岐にわたるコストが必要となります。特に、市役所のような公共施設での導入では、予算の確保や手続きなど、煩雑な手続きが必要となることもあります。
さらに、情報漏えいや誤入力のリスクもあります。例えば、受付システムに登録された個人情報が漏えいした場合には、個人情報保護法に違反することとなります。また、受付業務を担当する人員が不在となった場合には、誤った情報が登録されるなどのリスクもあります。したがって、情報セキュリティ対策やバックアップ体制など、十分な対策が必要となります。

まとめ

受付システムによって様々な企業がそれぞれの課題解決に役立てることができます。
それは市役所であっても例外ではありません。今回紹介したように受付システムを導入することによって、市民の待ち時間短縮や人員配置の最適化などの効果が期待できる一方、情報漏洩などのセキュリティ面での課題があります。
重要な内容を扱っているからこそ、導入する上でその会社やサービスが本当に信用できるものであるか、よく選定することが大切です。