ワークフローと経費精算システムの違いとは？複雑な稟議フローを解決した導入実例

ワークフローと経費精算システム、決定的な違いとは

まず、両者の役割の違いを具体例で整理しましょう。

経費精算システム

目的：交通費、交際費、出張費など、「お金」の精算を効率化すること
具体例：「Suicaの履歴を読み取って交通費申請する」、「領収書を撮影してアップロードする」といった機能がメイン
向いている業務：金額計算、会計ソフトとの連携

ワークフローシステム

目的：社内のあらゆる「申請・承認」手続きを電子化し、意思決定を速めること
具体例：「稟議書」、「契約書捺印申請」、「アカウント発行申請」、「住所変更届」など、お金が絡まない業務もすべて含む
向いている業務：承認ルートが複雑な案件、条件によって承認者が変わる業務

多くの企業では、まず「経費精算」からシステム化が進みますが、組織が大きくなるにつれ、それだけではカバーできない「承認業務」の壁にぶつかります。

一般論では解決できない、複雑な稟議の現実

「機能が揃っているパッケージ製品を買えば、業務は効率化する」そう思っていませんか？
実は、組織構造が複雑な企業ほど、この考え方が落とし穴になります。

合併・グループ会社化による、ルールの不統一

今回取材した企業でのシステム見直しのきっかけは、旧システムのライセンス切れでした。
しかし、5〜8社ものシステムを比較検討する中で、ある深刻な課題に直面します。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

例えば、A社出身の部署とB社出身の部署で、承認ルートや必要な添付書類が異なる場合などがあります。
このような状況では、一般的なパッケージ型のシステムを導入しようとすると、システムに合わせて業務フローを無理やり統一する必要が出てきます。
これでは現場に混乱が生じます。

システム側を業務に合わせる柔軟性

この課題に対して選定されたのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれる「稟議決裁さくらさん」でした。
以下の表は、一般的なパッケージ型と、今回の事例のようなカスタマイズ型の違いをまとめたものです。

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【比較項目：主な対象】
一般的なパッケージ型：ルールが単純な単独企業
柔軟なカスタマイズ型：合併・グループ会社を持つ複雑な組織

【比較項目：対応範囲】
一般的なパッケージ型：定型的な経費・休暇申請が中心
柔軟なカスタマイズ型：複雑な分岐条件を持つ独自の承認ルート

【比較項目：導入スタンス】
一般的なパッケージ型：業務をシステムに合わせて変える
柔軟なカスタマイズ型：システムを現状の業務ルールに合わせる

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能の多さ、安さ
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情への寄り添いと柔軟性
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導入の苦労と、超えた先の現場の定着

独自のフローに合わせてシステムを作ることは、決して楽な道のりではありません。

細かな調整の果てにある使いやすさ

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました」（インタビューより）

インタビューでは、導入時の苦労が赤裸々に語られました。
しかし、この細かな調整こそが、導入後の成功を分ける鍵となります。

現場の業務フローを徹底的にヒアリングし、仕様に落とし込んだ結果、以下のような変化が生まれています。

・ユーザーの立ち上がりが早い：自社の業務に沿っているため、マニュアルを読み込まなくても直感的に操作できる
・説明コストの削減：「簡単な共有だけで、よく稟議を出す担当者が使いこなしてくれている」状態を実現
・UI（操作画面）の親和性：他社システムと比較してもユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる

「導入が楽なシステム」を選ぶか、「導入は大変でも、現場が楽になるシステム」を選ぶか。
長期的な視点で見れば、後者が圧倒的な業務効率化につながることは、迷わず操作できる点が現場にとても合っているという担当者の言葉が証明しています。

よくある質問

システム選定において、よく検索される疑問をまとめました。

Q1：承認ルートが部署によってバラバラですが、対応できますか？

A：はい、可能です。ただし、一般的なクラウド（SaaS）型のワークフローでは対応しきれない場合があります。
　　本記事の事例のように、カスタマイズに柔軟なベンダーを選定し、条件分岐や独自ルートの設定を相談することをお勧めします。

Q2：導入後のサポートは重要ですか？

A：極めて重要です。企業は成長に伴って、新しい課題やAI活用の必要性などが出てきます。
　　インタビューでも「今後も安心して相談できる存在として頼りにしている」とあるように、導入して終わりではなく、伴走してくれるパートナーを選ぶことが成功の秘訣です。

【まとめ】自社の複雑さに寄り添うパートナーを選ぼう

ワークフローシステムと経費精算システムは、機能的な違いだけでなく、自社の文化や複雑なルールに対応できるかという視点で選ぶ必要があります。

特に、合併や多角化で組織が複雑になっている場合、カタログスペックだけで選ぶと失敗するリスクがあります。
今回の事例のように、自社の事情にとことん寄り添ってくれるパートナーを見つけ、現場が本当に使いやすいシステムを作り上げてください。

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