私の会社では、トップダウンで使っていたシステムがありました。
元々会計などで使っているシステムでワークフローの管理ができるということで稟議にも使ってみることになりました。
ついに社内もペーパーレスになったのです。紙で回していた稟議もデジタルに。
紛失や保管場所に困ることは無くなり、稟議もスムーズに回るようになる！と感じました。
実はすでにクライアントやパートナーとの書面のやり取りはペーパーレス化して、専門商社ならではのスピード感をもって契約締結などを行っていたので、難しいことではないと思っていました。
取り扱う商材も市場や顧客の状況を見て、先々のことを考えなくてはいけないのでタイミングが重要になります。
この時点ではわが社のペーパーレス化は成功と言えました。
しかし、人生はそんなに簡単ではありませんでした。
そのシステムは自分達で稟議に関する内容を全部登録する必要がありました。
私はシステムと名前がつくものに抵抗が出てしまうくらい、システムに苦手意識がありました。
見慣れないマニュアルを見ながら、先輩と一緒に登録作業をしていたのですが何故か上手くいかない。
稟議なので必要な人にしか見れないように設定したいのに、関係無い人にも見えてしまっている。決裁者を該当者に割り振りができていない。
けれど何とか最低限の設定をして、実際に使ってみてもらうことになりました。
まずは、使ってみてもらいましたが問題が様々な所で起きました。
承認のフローにいるべき人が選択できるようになっていない、悪気無くデータを触ってしまい情報が変わってしまった…等、最初の設定が上手くできておらず問い合わせが殺到。
自分達で設定したとはいえ、想像できていないことも沢山ありました。
ある時「これなら紙の時と変わらない、なんなら紙の方が良かった」という声を聞いてしまいました。ただその言葉を聞いて、私自身もそうかもしれないと思ったほど上手くいっていませんでした。
社員は通常の業務もこなしながら、使っていたのでフラストレーションも溜まっている様子。海外出張に赴く社員もいるので、まともな説明もできないまま稟議を出すときに困り果てていたこともありました。
先輩にもその時のことを共有しました。ただ、だからと言って紙の稟議に戻すこともできません。
そこで考えたのは、システムを変えることでした。
そもそもどうして私たちがこの業務を行っているか、という理由を考えました。
考えた結果、稟議・決裁をペーパーレスにして電子化することではないかということです。
そのためには今進めているシステムでは、私たちにとっては難しく時間もかかる。現状の問題を含めて、報告をすることに決めました。
報告をするうえで、代わりになるようなシステムを探しました。運用する私たちが作りやすく、管理しやすいものが大前提です。
このシステムを使わないといけない、という状況だったので改めてきちんと調査してみると気になるサービスがありました。
なんと、登録作業など運用を丸ごとお願いできるサービスを見つけました。全部自分達でやらなければいけないと思っていたので見つけた時は驚きました。
本当に全部やってくれるのか。
実際にティファナに稟議決裁の内容を確認。
直近の苦い体験を話し、本当に全部やってくれるのか聞きました。
登録はティファナにお任せできるということで、しかも紙の書類に似せたものにすることもできるとのこと。
電子化に抵抗があった人たちも使ってくれそうな見た目で運用ができそうなイメージが湧きました。
ティファナからは「ティファナのチームメンバーとAIさくらさんで登録や設定は進めますが、勿論御社の内部事情はわからないので、みなさんにご協力いただきます」ということでしたが、一番困っていた設定は自分達は担当せずに済みました。
ただし、問題なのは元々利用していたシステムの延長で稟議の電子化を進めていたので、別のシステムを使う許可が下りるのかというところです。
金額も決して安い物ではありませんでしたが、登録作業も行ってもらい見た目も使いやすいこの稟議決裁なら許可がとれると思いました。
いよいよ、先輩と共に上司に相談しに行きました。
現状、上手く進められていないことは上司の耳にも入っていました。
改めて上手くいかない理由を話し、何故進めなくてはいけないかは理解していることを伝え、システムを変更することを提案しました。
上司を納得させたり味方になってくれそうな社員に根回したりと部署を巻き込み奔走し、私たちの提案は通りました。
トップダウンで最初は始めた、稟議のペーパーレス化。
実際に使う現場の私たちにあったシステムにしないと、上手くいかないことを痛感した業務でもありました。
自分達がどうやったら上手くできるかをもっと早く考えられていたら良かったなと思います。
必要であればシステムを変えるなどの大胆なことも考えて、柔軟に対応することが学べました。
実際利用してみて、進捗がすごくわかりやすく表示されていたのが助かりました。稟議にやきもきしなくなったのが個人的にはおススメポイントです。
意外と私はせっかちだったみたいです。
ただ海外に出張する社員がいるので一部カスタマイズしてもらう必要がありました。
その部分で情報システム部門の社員ともやり取りをしてもらったのですが、一斉にリリースは期間的に難しいということで、フェーズを分けての対応となりました。
完成するまで海外出張の時の特別ルールを設けなくてはいけなかったのが、少し大変でした。渦中の時は、暗中模索で諦めそうでしたが、頑張って良かったなと感じています。
人材派遣会社が抱える稟議の問題を解決するための一手とは？
人材派遣会社が抱える稟議の問題を解決するために、効率的な決裁システムの導入が注目されています。
これからは稟議決裁システムでペーパーレスの時代
稟議を通すのが面倒。なぜならば、稟議書が「紙」だから面倒なのです。つまり「紙」でなければいいのです。
時間のかかる社内稟議。稟議書を効率良く回すには〇〇を使う！
無駄・面倒といった印象を持たれがちな社内稟議。制度を見直したら業務効率が上がりました。
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