テレワークや出張、外出などで承認をもらいたい上司がなかなかつかまらず、決裁が下りない…なんてことは避けたいですよね。
新入社員時代、押印のために会社内を走り回っていた私もそれなりの社歴を積み、ありがたいことに責任のある役職を任されるようになりました。
実際に承認する側になってから気づいたことなのですが、ただ承認するだけとはいっても、それぞれその日のタスクがありますし、役職が上がれば上がるほどタスクは増えていくものです。
忙しくて社内の書類なんか見ていられない時もあります。
部下の書類不備の責任が上司である私にくることもしばしば。本当に正しく記載できているのか、金額や日付などに間違いはないか、いろいろなところに根回しして確認する必要だってあります。
必ずしも申請者側であるあなたが望んだスピードで承認が進むとは限らないのです。
以前、お客様への対応で大阪に出張に行った際、緊急の稟議書をどうしても確認してほしいという部下からの連絡が止まず、ひそかに頭を抱えていました。
そんな中、近年のDX推進やペーパーレス化の波に乗り、弊社でも稟議システムが導入されるようになったのです。
正直、稟議システムの導入がされると聞いた時は本当にできるのかと半信半疑でした。社員数が2500名くらいの規模で部署がいくつもあり、稟議のフローも違います。
担当チームはデータの登録など、さぞ大変だろうと心配していました。社内で説明会が行われた時に担当チームに知り合いがいたので、実際大変なのでは？と聞いてみました。そのあたりの大変な部分は全てティファナさん(今回のワークフローシステムを取り扱っている会社)が行ってくれたそうで、かなり助かったと言っていました。プロが対応してくれていると聞いて、私も安心しました。
初めてのシステムに戸惑いはあったものの、稟議のフローも変わることなく、出張の時も申請された稟議を承認することができて、感動しました。
実際に使ってみると直感的に扱いやすいデザインのおかげなのか、思ったよりもスムーズに業務に取り入れることができました。
書類のペーパーレス化によって目的の書類が見つけやすくなったのはもちろん、承認の期日や進捗が見えるようになったことで、承認忘れや期日の遅延も以前と比べて少なくなりました。
これはDXの成功事例だと胸を張って言えるのではないでしょうか（笑）
あくまで肌感覚ですが、稟議システムを導入したことによって、私だけではなく会社全体の業務効率が上がっているように感じます。
個人的には、ただ判子を押すためだけに出社するといったストレスがなくなったことが嬉しいです。
若いときの自分に教えてあげたい。
出張時だけではなく自宅でも社内稟議が確認できるようになったので、最近は積極的にテレワークを導入しています。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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