複雑な稟議フローも解決！グループ統合の壁を柔軟なカスタマイズで突破した事例

合併とグループ統合によるフローの複雑化

システム刷新のきっかけとして多いのは、既存システムのライセンス期限切れによる見直しが挙げられます。
ですが、その裏にはより深刻な構造的課題が潜んでいることが少なくありません。

今回の事例でも当初は、以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要があったことがスタートラインでした。
しかし、選定プロセスで5〜8社ほどを比較検討する中で、同社特有の大きな壁に直面します。
それは、合併やグループ会社の統合によって稟議フローが極めて煩雑化しており、どのパッケージ製品もそのままでは当てはまらないという現実でした。

多くのシステムベンダーは、業務フローをシステムの標準仕様に合わせることを提案します。
しかし、歴史や文化の異なる企業が統合されている場合、無理な統一は現場の反発や業務停止のリスクを招きます。

同社が最終的に「稟議決裁さくらさん」を選定した決め手は、機能の多さではありませんでした。
価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、「ここなら当社の複雑な事情に寄り添ってくれる」と感じられた点こそが、プロジェクト成功への第一歩だったのです。

現場に合わせた細かい調整が成功の鍵

カスタマイズ前提での導入とはいえ、それは決して平坦な道のりではありませんでした。
インタビューでも「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要でした。稟議書ごとの内容や承認者の設定の他、社員ごとの役職によっては承認ルートが異なる場合などもあり、整理と調整に大変苦労しました。」と語られている通り、現場の実情に即した仕様策定には多大なエネルギーを要しました。

しかし、この大変な調整プロセスから逃げなかったことが、結果として使いやすいシステムを生み出しました。
導入前後の変化を整理すると以下のようになります。

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【システム選定】
導入前の課題：グループ間の異なるルールやフローを統一できず、他社パッケージ製品では対応困難
導入後の成果：柔軟なカスタマイズ対応により、自社独自の複雑なフローをシステム上で再現可能に

【導入プロセス】
導入前の課題：独自の要件定義が難航し、既存システムからの移行設計に懸念があった
導入後の成果：ベンダーと二人三脚で粘り強く調整を行い、実情に即した「現場が使える仕様」を確立

【現場の反応】
導入前の課題：操作の複雑化や、新システムへの移行による混乱・抵抗感が予想された
導入後の成果：直感的に使いこなせる設計により、マニュアルに頼らずともスムーズな運用が定着
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このように安易なパッケージ導入で妥協せず、ベンダーと共に仕様を整えたことが、後のスムーズな運用という成果に繋がっています。

直感的なUIがもたらした迷わない承認業務

苦労して構築したシステムの真価は、実装後のユーザーの立ち上がりに表れました。

導入後、現場からは「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」という声が上がっています。
利用ニーズに合わせて、スマートフォンでの利用も想定し最適化を進めることで、よりユーザーが求めるUI（ユーザーインターフェース）を追求していくことができました。

高機能なシステムほど画面が複雑になりがちですが、今回のシステムはUIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーであり、迷わず操作できる点が現場にフィットしました。

・マニュアル精読の必要がない：簡単な共有だけで操作を理解できる
・ヘビーユーザーのストレス減：頻繁に稟議を出す担当者が直感的に使えるため、業務スピードが落ちない

システム管理者にとっても、使い方の問い合わせ対応に追われることなく、本来の業務に集中できる環境が整ったと言えます。

よくある質問

導入検討時によく挙がる疑問について、本事例の経験に基づき回答します。

Q1：複雑な承認ルートや独自のルールがある企業でも導入できますか？

A：はい、可能です。
　　本事例のように、合併やグループ会社ごとの細かなルール（条件分岐や承認経路の特例など）がある場合でも、パッケージの押し付けではなく柔軟なカスタマイズに対応可能なベンダーを選ぶことで解決できます。
　　まずは現状のフローを隠さずに相談することをおすすめします。

Q2：導入後の機能拡張やAI活用などの相談はできますか？

A：はい、拡張可能です。稟議システムは導入して終わりではありません。
　　インタビューでも「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語られている通り、将来的な業務変化や技術トレンドに合わせて、システムを育てていくことが重要です。
　　長期的なパートナーシップを築けるベンダーを選定しましょう。

まとめ

合併や組織改編に伴い、稟議システムが実態に合わなくなるケースは珍しくありません。
しかし、運用でカバー（現場への負担）を選択するのではなく、自社の事情に寄り添ってくれるパートナーと共にシステム側をカスタマイズすることが、結果として最短の解決策となります。

「自社のフローが特殊すぎて合うシステムが見つからない」とお悩みの方は、ぜひ一度、当社の柔軟なカスタマイズ事例についてご相談ください。
一緒に最適な解決策をつくり上げましょう。

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