私は、スケジュールを立てて先々のことを考えることで、仕事をスムーズに進めるタイプです。しかし、仕事は思うようには進まず、スケジュール通りに進めることができないこともしばしばあります。その結果、スケジュールの崩れからくる残業が増えることが多くなっていました。
ストレスが溜まり、同僚に相談すると「スケジュールが崩れる原因を突き止めたらどうだろう？」とアドバイスをもらいました。私は早速自分のスケジュールを振り返ってみました。
その結果、崩れたスケジュールの原因は様々でしたが、特に多かったのはスケジュールに記載していない作業に時間を取られてしまっていたことでした。具体的には、稟議の進捗確認でした。このことに直感的に問題があると感じました。
申請したはずの稟議が返ってこないことがあり、確認しに行くと「まだ見ていない」と言われることがありました。改めて期日を伝え、期日が迫った時に再度確認しに行くこともありました。1回の確認に5分かかるとしても、稟議の申請は1つだけではありません。単なる確認作業だけでも膨大な時間を要していることがわかりました。
稟議が決裁されないと仕事が進められないため、スケジュールにも影響が出ることが多くありました。
しかし、どうしたらいいのか…
私は自分が抱えている仕事も多くあります。しかし、稟議の決裁が滞るとそれらの仕事に支障が出ることは明らかです。
そこで、自分の時間を確保するために、稟議をスムーズに回し、期日や完了の連絡をしてくれるような仕事を引き受けてくれる他の社員をアサインすることはできないかと考えました。残念ながら、私の会社は人手不足のため、それは実現不可能な話です。
実際には、私自身が工夫できる範囲は限られていました。そこで、ふと思いつきました。人手不足なら、新しいツールを導入するという方法はどうだろうかということです。稟議に関しては、会社の慣習で手間がかかっている部分もあり、同じように悩んでいる社員も多いかもしれません。
また、他の部署でも業務の自動化について話が進んでいると聞いたこともあります。実際、メガバンクは業務の自動化に成功し、年間約110万時間のPC作業を削減したという話を聞いたことがあります。私たちの地銀でも業務時間の削減を目指して改善が進められているようです。
これまで、顧客の利便性を考えて新しいシステムを導入したり既存システムを改善したりしてきましたが、私たち自身のことは考えていなかったことに気付きました。そこで、検索してみると、稟議の進捗状況や担当者が一目でわかり、期日に合わせて自動的に促してくれるようなツールがいくつか見つかりました。
その中で特に気になったのが、ティファナという会社の「稟議決裁さくらさん」というサービスでした。
調査の中で、いくつかポイントを考えていました。まず、導入するツールは稟議の管理だけに特化したものにすること。また、できるだけシンプルなツールが望ましいと考えていました。私の会社の総務のスタッフはITに詳しくないため、導入のハードルが低ければ協力してもらえると期待していました。
実際に総務の同僚と一緒に話を聞いてみると、ティファナのサービスは自分の会社でも導入可能な印象を受けました。総務のスタッフは心配が多く、ITに詳しくないという懸念を話しましたが、ティファナが全面的にサポートしてくれるとのことで、安心感がありました。
最初は費用が高いと思いましたが、話を聞いて理由が分かりました。
自分の仕事がうまく進まない理由に向き合ったことで、会社全体の課題に気付けるとは思いませんでした。私自身ができる工夫は試しましたが、解決できない問題もあります。そんな時は、原因を考えて仕組みを変えることで解決できるなら、新しいツールの導入も積極的に検討すべきだと学びました。
ただし、準備は大変でした。稟議の見直しも必要になりました。稟議決裁を導入するために、どの稟議が必要であるかを洗い出す作業は一苦労でした。慣習に残っているものや手順書と現実の違いにより確認と決定に時間がかかるものもありました。
大変ではありましたが、稟議の数も減らせて結果的には良かったのかなと思っています。最終的には私のストレスも軽減され、総務の方も紙の保管場所で悩む姿を見かけなくなって本当に良かったと思います。
今回の経験を基に、さらなる業務効率化を図れたらと考えています。例えばChatGPTをはじめとするAIなどの最先端のツールも積極的に取り入れていくことも視野にいれていければと思いました。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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