稟議フローの停滞が残業の原因？複雑な社内ルールを突破し、ワークフローをスムーズにする舞台裏

予定通りに仕事が終わらない真の原因は、稟議の進捗確認にあった

「あと5分でこの資料をまとめれば、今日の予定は完璧だ」そう思っていた矢先、数日前に提出した稟議の進捗が気になり、チャットや電話で確認を始める…。
こうした名もなき確認作業が、実はスケジュール崩壊の主犯かもしれません。

実際、現場では「申請した稟議が誰のところで止まっているか見えない」、「承認者に確認すると『まだ見ていない』『メールに埋もれていた』と言われる」といった事態が頻発していました。
一回わずか5分の再確認であっても、それが積み重なれば膨大なロスとなります。
人手不足の現場において、この進捗を追いかけるストレスは、他のクリエイティブな業務を圧迫する大きなボトルネックとなっていたのです。

5〜8社を比較して見えた、スムーズな導入への決定打

この課題を解決するため、システム選定を開始。
そこで突き当たったのが、自社ルールの特殊性でした。
複数のグループ会社や合併を経た組織では、各社ごとに独自の承認ルートや文化があり、一般的なパッケージソフトの決まった型に業務を合わせるのが非常に困難だったのです。

5〜8社を比較検討する中で、ティファナ・ドットコムの「ワークフローさくらさん」が選ばれた理由は、その圧倒的な寄り添い力にありました。

システム選定の比較ポイント

--------------------------------
【比較項目：柔軟性】
一般的なパッケージ型：既定のフローに業務を合わせる必要がある
ワークフローさくらさん：社内事情に寄り添った柔軟なカスタマイズが可能

【比較項目：操作性】
一般的なパッケージ型：慣れるまでにマニュアル読込みや研修が必要
ワークフローさくらさん：直感的に使いこなせるユーザーフレンドリーなUI

【比較項目：サポート】
一般的なパッケージ型：初期設定後はマニュアル対応が中心
ワークフローさくらさん：導入時の泥臭い調整まで一緒に行う伴走型サポート
--------------------------------

単なる機能の優劣だけでなく、「当社の複雑な事情を理解し、泥臭い調整も一緒にやってくれそうだ」という安心感が、導入の決め手となりました。

導入時の苦労を乗り越え、現場が直感的に動くワークフローへ

もちろん、導入までの道のりは平坦ではありませんでした。
「当社独自のフローに合わせるため、導入時はティファナさんもこちらも本当に苦労しました」と担当者は振り返ります。
合併に伴う複雑な条件分岐や、現場ごとの要望を一つずつ整理し、システムに落とし込む作業は根気のいるものでした。

しかし、その試行錯誤こそが使いやすさに直結しました。
実装後、現場のユーザーは驚くほど早くシステムに馴染みました。
特に頻繁に申請を行う担当者は、細かなレクチャーがなくとも直感的に操作を開始。
UIが優れているため、「どこを押せばいいかわからない」という迷いが消え、ワークフローが劇的にスムーズになったのです。

よくある質問

Q1：複雑な社内ルールがあってもシステム化できますか？

A：可能です。
　　事例のように、合併等でバラバラなフローであっても、個別カスタマイズに強いパートナーを選ぶことで、現在の実務に即した仕様を構築できます。

Q2：新しいツールの導入は現場に負担がかかりませんか？

A：UI（操作画面）の分かりやすさが肝心です。
　　マニュアル不要で直感的に使えるツールを選定することで、現場の心理的ハードルを下げ、スムーズな移行が可能になります。

まとめ

個人の工夫だけでは解決できない待ち時間や確認コストも、自社にフィットした仕組みを取り入れることで解消できます。
独自の複雑なルールを維持したまま、ワークフローをスムーズにし、AI活用まで見据えた業務改善を目指しませんか？

自社の課題に寄り添った解決策を知りたい方は、ぜひ「ワークフローさくらさん」の資料をご覧ください。

「ワークフローさくらさん」について、詳しくはこちらから　>>