私はスムーズに仕事を進めるために、先々のことを考えてスケジュールを立てるタイプです。ところが仕事は生き物のようなもので、スケジュール通りに進まないこともしばしば。
崩れたスケジュールを見て途方に暮れて残業をすることも多くなっていました。
流石にストレスがたまり同僚に相談すると「スケジュールが崩れる原因を突き止めたらどう？」と助言をもらいました。そこで、私は早速自分のスケジュールを振り返ってみました。
理由は様々ありました。一番多かったのがスケジュールに記載していないが気づいたら時間をとってしまっている業務でした。それは、稟議の書類の進捗確認。これのせいだ！と、直感的に感じました。
申請したはずなのに紙が返ってこないので、確認しに行くと「まだ見ていない」と言われる。
改めて期日を伝えて、期日が迫った時に再度確認しにいく。
1回の確認が5分だとしても、稟議に出している申請は1つではありません。単なる確認だけでも塵も積もれば山となっていたことがわかりました。
決裁してくれないと進められないので、予定していたスケジュールに響くことも多くありました。
しかし、どうしたらいいのか…
すでに稟議がスムーズに回るように事前の根回しなどを行っていました。対策を考える中、自分は1つの結論にたどり着きました。
この仕事は自分が本当にやるべきものではない。
他の何かが代わりにやれば良いのではないか。
自分も抱えている仕事は沢山あります。だからと言って稟議の決裁がされなければその仕事に支障がでるのは明白です。
では、自分の時間を確保するために、稟議をスムーズに回して期日や完了の連絡をしてくれたりするような仕事を引き受けてくれる他の社員をアサインするのはどうだろうか。
残念ですが、人手不足の自分の会社では不可能なレベルの話です。
事実、自分で工夫できることはもう限界の状況です。そこで、ふと気づきました。人が無理なら新しくツールを使う、というのはどうだろうか。稟議の面倒くささについては、会社の慣習だから仕方がないと思って放置されている部分もあり、同じような考えを持つ社員も多いかもしれない。
それに業務を自動化ができないかと他の部署で話が上がっていると聞いたことがあるので、相談する分には問題はなさそうでした。
確かメガバンクが業務の自動化を成功させたようで、年間約110万時間（2018年時）のPC作業を削減することに成功したという話や自分達の同じような地銀でも業務時間の削減をするために業務の改善が始まっているという話を聞いて、若手行員を中心に盛り上がっていた記憶がありました。
思い返してみれば顧客の利便性を考えて、新しいシステムを作ったり既存システムを変えたりすることは行ってきたけれど、自分達のことは考えて来なかったな。と少し複雑な気持になります。実際に検索してみました。
とりあえず、自分が困っていることを解決してくれるような、例えば自分が出した稟議が、どこまで回っているのか誰で止まっているのかが一発でわかるようなツールはあるのではないか。できれば期日も各担当に連絡が行って、勝手に急かしてくれるようなもの。
探してみると色んな種類のものがありました。とりあえず気になった会社があったので、連絡をしてみます。
ティファナという会社で、稟議決裁というサービスが気になっていました。
調査する中でいくつか自分なりにポイントを決めていました。
それは、導入することになった時には稟議だけができるものにすること。できるだけシンプルなものが良いだろうと思っていました。自分の会社の総務の人たちがツールやシステムなどに明るくないので、導入のハードルが下がれば味方になってくれると考えていました。
実際に総務に所属している同僚をつれて一緒に話を聞いてみました。話を聞いて、「これなら自分の会社でもできそうだ」と感じました。
総務の人たちは心配性が多くITに明るくないと懸念事項を話しましたが、ティファナが全面でサポートもしてくれるらしいので、安心してもらえそうです。
最初は金額が高い点が自分の会社には難しいのではと思ったのですが、高いだけの理由が話を聞いてわかりました。
自分の仕事が上手く回っていない理由に向き合ったことで、会社全体の問題に気づけるとは思いませんでした。
自分で工夫できることは試していましたが、どうしてもそれだけでは解決できないこともあります。そんな時は原因を考えて仕組みを変えることで解決ができるのであれば、新しいツールの導入も積極的に検討すべきだとを学びました。
ただ、準備は大変でした。それは、稟議の見直しも行う必要が出てきたことです。
稟議決裁に移行するために、どんな稟議が存在し必要なのかを洗い出すのが結構大変でした。慣習で残っていたものや、手順書と実態があっておらず確認と決定に時間がかかるものもありました。
大変ではありましたが、稟議の数も減らせて結果的には良かったのかなと私は思っています。最終的には自分のストレスも軽減され、総務も紙の保管場所で困る姿は見かけなくなって心底良かったなと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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