部品工場の稟議システム刷新！複雑なフローを統一し生産性を最大化する秘訣

合併・グループ化で複雑化した稟議フローの限界

パッケージソフトが適合しない現場の事情

多くの部品メーカーや製造業では、設備投資や資材調達のために頻繁な稟議が行われます。
しかし、単にペーパーレス化すれば解決するわけではありません。
特に歴史のある企業や、M&Aによって成長した企業が直面するのが、組織ごとに異なる承認ルールの壁です。

今回取材した企業の担当者は、システム見直しのきっかけについて、当時の切実な状況をこう振り返ります。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」

無理な統一は現場の反発を招く

一般的なSaaS型ワークフローシステムは、「業務をシステムの標準機能に合わせてください」というスタンスが主流です。
しかし、工場ごとに決裁権限が異なっていたり、緊急時の特例ルートが存在したりする現場において、これを強行すると現場は大混乱します。

結果として、システム上は承認済みだが裏で電話確認が必要というような二度手間が発生し、DXがむしろ業務を遅延させる原因になりかねません。

何でも屋ではない、自社に寄り添うカスタマイズという解決策

5〜8社比較してたどり着いた答え

前述の課題に対し、同社が選定基準としたのは機能の多さではなく、自社の複雑な事情を理解し、形にしてくれる「柔軟性」でした。

数多くのベンダーを比較した結果、Web制作やAIソリューションで実績のあるティファナ・ドットコムが提供している「稟議決裁さくらさん」を選定しました。
その決め手は、単なるツールの提供者ではなく、課題解決のパートナーとしての姿勢でした。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」

標準的なパッケージ型システムとカスタマイズ可能なシステムの比較

【比較項目：複雑なフロー対応】
標準的なパッケージ型システム：✕　苦手（機能を制限して合わせる必要あり）
カスタマイズ型可能なシステム：◎　得意（合併等の複雑な事情にフィットさせる）

【比較項目：UIの柔軟性】
標準的なパッケージ型システム：△　固定（変更不可な場合が多い）
カスタマイズ型可能なシステム：◎　現場の文化に合わせて画面設計が可能

【比較項目：導入時の負荷】
標準的なパッケージ型システム：◯　低い（設定のみ）
カスタマイズ型可能なシステム：△　高い（要件定義・調整に時間がかかる）

【比較項目：導入後の定着】
標準的なパッケージ型システム：△　現場が操作を覚えるストレスが発生
カスタマイズ型可能なシステム：◎　直感的に使えるため、教育コストが激減

【比較項目：拡張性】
標準的なパッケージ型システム：◯　ベンダーのロードマップ次第
カスタマイズ型可能なシステム：◎　自社の課題に合わせてAI機能などを追加相談可能

導入の苦労を越えて得られた「教育不要」の操作性

導入時の「産みの苦しみ」を隠さず語る

現場に完全にフィットしたシステムを構築することは、決して簡単ではありません。
インタビューでも、導入当初の苦労について率直に語られています。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」

しかし、この導入時の泥臭い調整こそが、成功への必須プロセスでした。
安易に妥協せず、ベンダーと膝を突き合わせて仕様を詰めたことで、結果として現場にとって空気のように自然に使えるシステムが完成しました。

マニュアル不要で「直感的」に使える

苦労を経て実装されたシステムは、現場で劇的な効果を生んでいます。

教育コストの削減：複雑な操作説明会を開く必要がなく、簡単な共有だけですぐに運用が定着しました
ユーザー体験（UX）の向上：他社システムと比較してもUIがユーザーフレンドリーであり、迷わず操作できる点が評価されています

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」

AI活用も見据えた「育てる」運用

また、システムは導入して終わりではありません。
同社では、今後の展開としてAI活用も視野に入れています。

　「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね」

このように、パッケージを「買う」のではなく、パートナーと共にシステムを「育てていく」という関係性が構築できている点も、長期的な成功要因と言えます。

よくある質問

Q1：複雑なフローは、システム導入を機に簡略化すべきではありませんか？

A：理想は簡略化ですが、実態に合わない急な変更はリスクが高いです。
　　まずは現状の複雑なフローを再現できる柔軟なシステムでデジタル化し、データが蓄積された段階で、ボトルネックを特定して徐々にフローを見直していく段階的な改善が、現場を混乱させない鉄則です。

Q2：カスタマイズ型は、運用後の変更やAI対応が難しくありませんか？

A：拡張性の高いベンダーを選べば問題ありません。
　　今回の事例のように、開発力のあるパートナーであれば、運用開始後のルール変更や将来的なAI機能の実装（入力補助や承認予測など）にも相談ベースで柔軟に対応可能です。

まとめ

部品工場の稟議システム刷新において重要なのは、安易なパッケージ導入で現場に負担を強いることではなく、自社の複雑な歴史と文化を理解し、システム側に落とし込んでくれるパートナーを選ぶことです。

導入時には要件定義の苦労が伴いますが、それを経て作られた現場ファーストのUIは、日々の申請業務時間を劇的に短縮し、本来注力すべき製造・改善業務へのリソース集中を実現するでしょう。

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