多くの企業で、稟議承認のワークフローは日々進化する事業環境と共に複雑化の一途を辿っています。
特に、M&Aやグループ会社の増加は、この課題を一層深刻なものにします。
ある企業では、以前使用していた稟議システムのライセンス期限が迫る中、新たなシステムの導入を検討していました。
担当者が5〜8社ものシステムを比較検討する中で直面したのは、「どのシステムも、当社の複雑な稟議フローには適合しない」という現実でした。
合併を繰り返した結果、グループ会社ごとに異なる承認ルートや特有のルールが乱立しており、既存のパッケージシステムではどれか一つに合わせることが事実上不可能だったのです。
「一般的なシステムでは、申請書の種類ごとに承認者が固定されていたり、特定の部署を経由するという杓子定規なルールしか設定できませんでした。しかし、私たちの会社では、例えば『特定の子会社が特定の商品開発に関する稟議を出す場合は、親会社の●●部長と△△役員の両方の承認が必要』といった、細かすぎるが故にシステム化が困難なルールがいくつもあったんです」と、当時の担当者は語ります。
この柔軟性のなさが、稟議提出者の業務負荷を増大させ、システム導入の足かせとなっていました。
そうした中で同社が選定したのは、「ワークフローさくらさん」でした。
決め手となったのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象と、ここなら当社の事情に寄り添ってくれるという直感でした。
「多くのベンダーが既存のテンプレートへの当てはめを提案する中、『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、私たちの複雑な状況を丁寧にヒアリングし、『一緒に最適な形を作りましょう』という姿勢を見せてくれました。まさに、当社のためのシステムをゼロから構築してくれるような安心感があったんです」
導入時には、同社独自のワークフローに合わせて多くの調整が必要となり、企業側もベンダー側も「本当に苦労しました」と振り返ります。
しかし、その苦労があったからこそ、自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、結果的に現場の業務負荷を大幅に軽減するシステムが誕生しました。
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【比較項目：柔軟性】
一般的なパッケージ型：システムに業務を合わせる必要あり
柔軟なカスタマイズ型：当社の複雑な事情に寄り添ったカスタマイズ
【比較項目：導入の苦労】
一般的なパッケージ型：設定のみで終わるが形骸化しやすい
柔軟なカスタマイズ型：実装時に徹底的に仕様を整える（導入時の苦労）
【比較項目：現場の反応】
一般的なパッケージ型：操作方法の教育に時間がかかる
柔軟なカスタマイズ型：直感的UIで、簡単な共有のみで運用開始
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導入後の現場では、目覚ましい変化が見られました。
システムの調整には時間を要したものの、その分だけ自社の複雑なワークフローに完全にフィットしたシステムが構築されたため、ユーザーの立ち上がりが非常に早かったのです。
「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれています。以前のシステムでは、部署や申請内容によって提出先や必要な添付書類が異なり、毎回マニュアルを確認したり周囲に尋ねたりする必要がありましたが、新しいシステムでは必要な項目が自動で表示され、承認ルートも視覚的にわかるため、迷うことがありません」
UI（ユーザーインターフェース）も他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、複雑な操作を覚える必要がない点が現場にとても合っていると感じています。
これにより、稟議作成から承認までの時間が大幅に短縮され、関係部署の業務負荷が劇的に軽減されました。
今後の展望としては、AIの活用についても意欲的です。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたい」と、パートナーへの強い信頼を表明しています。
A：可能です。
ただし、本事例のように導入時にパートナーと仕様を丁寧に整えることで、システムの導入が新たな業務負荷となることを防ぎ、スムーズなワークフローを実現できます。
A：今後は社内の新たな課題や文化に合わせ、AIによる申請内容の自動チェック支援や、過去の承認事例に基づいた最適な承認ルートの提案などを、信頼できるパートナーと相談しながら育てていく形が理想的です。
自社に合わないシステムを使い続けることは、承認ワークフローを停滞させ、最終的には従業員の業務負荷を増大させます。
煩雑な稟議フローにお悩みの方は、まずは「自社に寄り添うカスタマイズ」の可能性を検討してみてはいかがでしょうか？
柔軟なシステム導入は、単なる効率化を超え、組織全体の生産性向上と業務負荷軽減を実現する強力な手段となります。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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