システムのリプレイス（入れ替え）において、多くのDX担当者が直面するのが「理想の業務フロー」と「現場の現実」とのギャップです。
特に、Ｍ&Aや組織再編を経験している企業の場合、その悩みは深刻です。
単一の企業であれば、業務フローをパッケージソフトの標準機能に合わせて「型にはめる」ことも可能です。
しかし、成り立ちや文化の異なるグループ会社が複数存在する場合、そう簡単にはいきません。
実際に、ある企業ではシステムのリプレイスにあたり、以下のような「現場のリアルな痛み」を抱えていました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」
市場には高機能なSaaS型ワークフローシステムが溢れていますが、5〜8社比較しても最適解が見つからない。
これは機能が不足しているからではなく、複雑に入り組んだ組織間の承認ルートを柔軟に吸収できる受け皿（カスタマイズ性）が不足していることに起因します。
「どの会社も同じ形に統一するのが難しい」という現実を直視し、無理にパッケージに合わせるのではなく、システム側を現実に合わせられるかが、プロジェクトの成否を分ける分水嶺となります。
では、複雑な要件を持つ企業は、どのような基準でシステムを選ぶべきなのでしょうか。
機能表の◯×だけでは見えてこない重要な要素が、ベンダーの「柔軟性」と「伴走姿勢」です。
今回の事例で採用された柔軟なカスタマイズ型システムと、一般的なSaaS型システムの違いを整理しました。
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【比較項目：フロー構築】
一般的な稟議システム（SaaS）：既存の「型」に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型システム：企業の独自ルールに合わせて柔軟に調整可能
【比較項目：カスタマイズ】
一般的な稟議システム（SaaS）：制限が多い、または非常に高額になる
柔軟なカスタマイズ型システム：価格に対して柔軟に対応し、相談に乗る
【比較項目：ベンダー姿勢】
一般的な稟議システム（SaaS）：マニュアル対応やチケット制のサポート
柔軟なカスタマイズ型システム：事情に寄り添い、共に仕様を作り上げる伴走型
【比較項目：複雑な組織対応】
一般的な稟議システム（SaaS）：単一組織向けがベースのものが多い
柔軟なカスタマイズ型システム：合併・グループ間の複雑で特殊な承認に対応
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この企業が最終的に「稟議決裁さくらさん」を選定した理由は、単なる機能スペックではありませんでした。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」
複雑な課題を解決するには、ツールを提供するだけでなく、当社の事情を理解し、泥臭い調整に付き合ってくれるパートナーであるかどうかが、何よりも重要です。
柔軟なシステムを選んだからといって、導入が自動的に成功するわけではありません。
むしろ、独自のフローを作り込む過程には、産みの苦しみが伴います。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」
この担当者の言葉通り、現場にフィットさせるための要件定義や調整は一筋縄ではいきません。
しかし、この苦労してでも、自社の業務に沿った形に仕様を整えるプロセスを経たからこそ、得られた大きな成果があります。
現場に即した仕様に作り込んだ結果、導入後の混乱は最小限に抑えられました。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」
汎用的なシステムでは、使わないボタンや意味のわからない入力欄が表示されがちですが、カスタマイズによってそれらを排除し、必要なものだけを配置できます。
「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」
苦労して自社専用にチューニングしたシステムは、結果としてマニュアルを読み込む時間を削減し、問い合わせ対応などの運用コストを下げることにつながります。
これが、現場担当者が感じる使いやすさの正体です。
A：一般的なパッケージ製品（SaaS）では、複雑な分岐や特殊な承認ルートに対応しきれない、あるいは高額なオプション費用が発生する場合があります。
本事例のように、カスタマイズ前提で相談に乗ってくれるベンダーを選ぶことが、長期的な運用安定への近道です。
A：可能です。
組織は生き物であり、ルールは変化します。
導入して終わりではなく、組織改編やAI活用のニーズに合わせてシステムを「育てていく」視点が重要です。
本事例の担当者も「今後も安心して相談できる存在」としてベンダーとの継続的な関係を重視しています。
複雑な組織構造を持つ企業のシステム刷新は、単なるツールの置き換えではありません。
5社、8社と比較しても解決策が見つからない時は、機能の多さではなく、現場のドロドロした複雑なフローから逃げずに、共に汗をかいて調整してくれるパートナー（ベンダー）を探すべきです。
ティファナ・ドットコムでは、貴社の固有ルールに合わせた柔軟なシステム構築と、その後のAI活用までを一貫して支援しています。
「ウチの会社は特殊だから...」と諦める前に、まずはその課題をご相談ください。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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