【飲食M&Aの稟議統合】複雑な承認フローをカスタマイズで一本化した成功事例

M&A・グループ化で限界を迎えた継ぎ接ぎの承認フロー

飲食業界はブランドごとの分社化やM&Aが活発ですが、組織図が書き換わるたびに、バックオフィスの承認フローは継ぎ接ぎの状態になります。
今回の事例企業も、まさにその壁に直面していました。

具体的には、以下のような現場が悲鳴を上げるケースが常態化していたのです。

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【ケース1】
承認ルートの迷宮ある店舗で冷蔵庫が故障した際、その店舗が「A社」系列か「B社」系列かによって、申請書を出す相手（エリアマネージャーか、事業部長か）も、使用するフォーマットも異なっている。

【ケース2】
多階層による承認の遅れ「店舗 → エリアマネージャー → 事業部 → 親会社」と、承認階層が積み重なり、現場が必要な備品を買う許可が降りるまでに何日もかかってしまう状態。
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システム刷新のきっかけは旧システムのライセンス期限切れでしたが、担当者は当時の苦悩をこう語ります。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

担当者は5〜8社もの製品を比較検討しましたが、多くのパッケージ製品は「AならBへ」といった単純なフローしか組めず、この企業特有の文化や経緯を含んだ複雑な承認ルートを落とし込むことは困難でした。

なぜ「稟議決裁さくらさん」だったのか？比較で選ばれた理由

パッケージ型とカスタマイズ型の比較

飲食企業が稟議システムを選ぶ際、重視すべきポイントを整理しました。
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【比較項目：複雑なルート対応】
一般的なパッケージ型：「仕様外です」と断られるか、業務側をシステムに合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：「このブランドの時だけ部長決裁を入れる」等の独自ルールを構築可能

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：オプション追加のたびに費用が跳ね上がる
柔軟なカスタマイズ型：基本価格内で柔軟にカスタマイズ対応してくれるケースが多い

【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：機能を提供して終わりのドライな対応
柔軟なカスタマイズ型：「どうすれば実現できるか」を共に考えるパートナー

【比較項目：導入難易度】
一般的なパッケージ型：設定はマニュアルを見てユーザー自身で行う
柔軟なカスタマイズ型：苦労を共有しながら、仕様定義をベンダーがリードしてくれる
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数ある競合製品の中から「稟議決裁さくらさん」が選ばれた最大の理由は、ベンダーであるティファナ・ドットコムの姿勢でした。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）

飲食企業の現場は生き物です。
「急な組織変更で承認者が変わった」、「新ブランド立ち上げでフローが増えた」といったイレギュラー対応は日常茶飯事です。
そんな時、「それは仕様外です」と切り捨てず、「では、こう設定しましょう」と共に取り組んでくれるパートナーシップが、スペック以上に評価されたのです。

導入時の苦しみを超えて実現した現場が迷わないUI

複雑なフローをシステムに落とし込む作業は、決して平坦ではありませんでした。
担当者は「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」と振り返ります。

しかし、導入段階でベンダーと共に細かく仕様を詰め切り、複雑な分岐判定はシステム側（裏側）で処理し、ユーザー画面はシンプルにするという設計を徹底しました。
その結果、現場への定着スピードは劇的に向上しました。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

【現場での変化】
以前： マニュアルと組織図を睨みながら、自分はどの申請書を使うべきか悩んでいた
現在： 画面上のボタンを押すだけで、システムが自動的に適切な承認ルートへ回してくれる

ITリテラシーにばらつきがある飲食現場において、「マニュアルを読み込まなくても使える」、「直感的に操作できる」ことは、店長の負担を減らし、本来の接客業務に集中させるための最強のメリットです。

よくある質問

Q1：独自の複雑な承認ルール（条件分岐）がありますが、パッケージ製品でも対応できますか？

A：一般的なSaaS型パッケージでは、金額による分岐程度は対応できても、M&A後の旧社内ルールが絡むような複雑な分岐には対応しきれないケースが多いです。
　　本事例のように、ベースはパッケージでありながら、業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズ可能なシステムを選ぶことが成功の鍵です。

Q2：導入にはどのくらいの手間がかかりますか？

A：正直にお伝えすると、独自のフローを組む場合、最初の要件定義や調整には一定の労力がかかります。
　　しかし、導入時にベンダーと一緒に苦労して仕様を固めることで、その後の現場運用や教育コスト（問い合わせ対応など）は劇的に下がります。
　　導入サポートが手厚いベンダーを選ぶことを推奨します。

まとめ

M&Aやグループ化が進む飲食企業において、稟議システムの刷新は単なるツールの入れ替えではありません。
重要なのは、複雑に入り組んだ組織図や企業文化を理解し、現場が使いやすい形に落とし込んでくれるパートナー（ベンダー）選びです。

「自社の承認フローが複雑すぎて、合うシステムが見つからない」
「現場スタッフが使いこなせるか不安だ」

そうお悩みのご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。
貴社の複雑な事情を整理し、最適な解決策を共に考えます。

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