大手企業の稟議システム刷新｜合併・グループ統合の複雑なフローを解決した柔軟な選択

大手企業の稟議課題―稟議フローの統一が難しい現実

ライセンス切れを機に直面した組織の壁

システム選定において、機能比較表を作っても決定打がないという経験はないでしょうか？

今回の事例となった企業様も、以前使っていたシステムのライセンス期限が迫る中、5〜8社ものシステムを比較検討しました。
しかし、そこで組織の歴史という大きな壁に直面します。

合併とグループ構造が生む複雑なフロー

大手企業の稟議で特によくあるのが、合併やホールディングス化によるルールの複雑化です。
例えば、以下のようなケースにより、標準的なパッケージソフトでは対応しきれない事態が起こります。

・旧社ルールの残存：「旧A社出身の社員は部長決裁でOKだが、旧B社出身者は本部長決裁が必要」といった、システムロジックに落とし込みにくい不文律がある
・兼務役員の承認ルート：1人の役員が親会社と子会社の役職を兼務しており、案件によってどちらの立場で承認するかが変わり、ID管理や経路設定が複雑化する
・例外処理の多さ：緊急時の特例ルートや、特定のプロジェクト専用フローが乱立している

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかった」（導入企業インタビューより）

高機能だが融通が利きづらいパッケージ型の稟議システムでは、こうした自社特有の事情を吸収しきれなかったのです。

大手企業が選んだ、価格に対する柔軟性と細かい調整

選定の決め手は寄り添う姿勢

数ある候補の中から最終的に選ばれたのは、ティファナ・ドットコムの「稟議決裁さくらさん」でした。
決め手となったのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象と、当社の事情に寄り添ってくれるというパートナーとしての姿勢です。

導入時の苦労こそが成功の鍵

システム導入は、入れて終わりではありません。
特に大手企業の稟議システム刷新では、現行の業務フローをどこまでシステムに合わせ、どこまでをシステム側で吸収するかという、すり合わせが最重要です。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（導入企業インタビューより）

しかし、この多くの調整から逃げずに、ベンダーと細かく仕様を整えたからこそ、現場の実態に即した使えるシステムが完成しました。

【比較】大手企業におけるパッケージ型とカスタマイズ型の稟議システム

柔軟な対応が具体的にどう違うのか、比較としてまとめました。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕　仕様外の対応は不可、または運用回避
柔軟なカスタマイズ型：◯　合併・グループ間の独自ルールにシステム側が適応

【比較項目：コスト】
一般的なパッケージ型：◯　安価だが、カスタマイズする場合は高額になりやすい
柔軟なカスタマイズ型：△　高額ではあるが、価格に対しても柔軟に相談が可能

【比較項目：導入プロセス】
一般的なパッケージ型：◯　マニュアル通りの支援が中心
柔軟なカスタマイズ型：◎　共に苦労するほど密な調整で、現場に最適化
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大手企業の現場でもマニュアル不要の使いやすさ

簡単な共有だけで動き出す現場

苦労して仕様を整えた結果、導入後の立ち上がりは驚くほどスムーズでした。
新しいシステムを入れると、通常は「使い方が分からない」という問い合わせが殺到し、マニュアル作成や説明会に追われます。
しかし本事例では、そうした混乱は起きませんでした。

　「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（導入企業インタビューより）

ユーザーフレンドリーなUIがもたらす価値

徹底的に自社のフローに合わせて画面を作り込んだ結果、ユーザーにとってはいつもの業務の流れがそのまま画面上に再現されています。
UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できるという評価の通り、ITリテラシーにばらつきがある大手企業の現場において、直感的に操作できる点は大きな強みとなりました。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに異なる申請ルートも統合できますか？

A：はい、可能です。
　　本事例のように、合併やグループ特有のルールが混在し、どの会社も同じ形に統一するのが難しい状況でも、独自のフローに合わせて仕様を丁寧に整えることで統合可能です。

Q2：独自ルールを適用すると、導入後の現場教育が大変になりませんか？

A：逆に教育コストは下がります。
　　パッケージに合わせて業務を変えるのではなく、業務の実態に即してシステムを作り込むため、本事例では簡単な共有だけで直感的に使いこなせる環境を実現しています。

【まとめ】自社の文化に合うシステムは作れる

大手企業の稟議システム刷新は、無理に世の中の標準パッケージに合わせる必要はありません。
自社の複雑さを理解し、そこに合わせてくれるパートナーを選べば、コストを抑えながら現場が迷わないシステムを構築することは可能です。

「うちは特殊だから…」と諦める前に、まずはその複雑な現状をご相談ください。
貴社の文化に寄り添った解決策を共に考えます。

「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>