中小企業が成長する過程で必ずぶつかる壁、それが業務フローの複雑化です。
創業当初のシンプルな「担当者→社長」という承認ルートとは異なり、組織が大きくなると市販のSaaS型稟議システムでは対応しきれない、以下のような例外が多発します。
・兼務役員の承認ルート：A取締役は営業部とマーケティング部を兼務しており、案件によって決裁権限が変わる
・M&A後のルール混在：吸収した子会社の旧ルール（紙運用）と、本社のデジタル運用が混在し、統一するのに時間がかかる
・金額による条件分岐：10万円未満は課長承認だが、PC購入などの備品に関しては金額に関わらずCTOの承認が必要
今回のインタビューにご協力いただいた企業様も、まさにこの自社特有の事情とシステムの限界に直面していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
多くのシステム会社と比較検討（5〜8社）を行ったものの、画一的なパッケージシステムでは、合併によって生じた会社ごとの微妙なルールの違いを吸収しきれませんでした。
数ある選択肢の中から、最終的にこの企業様が選定したのは、パッケージの使いやすさと開発の自由度を併せ持つ、柔軟なカスタマイズ型のシステムでした。
中小企業のシステム選定において重要なのは、機能の多さではなく自社の現状に合わせてくれるか（＝ベンダーの柔軟性）です。
以下で、選定の視点を比較整理しました。
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【比較項目：コスト】
①一般的なパッケージ型：安価（月額固定）
②フルスクラッチ開発 ：高額（数千万〜）
③柔軟なカスタマイズ型：柔軟（予算内で調整可能）
【比較項目：複雑なフロー】
①一般的なパッケージ型：業務をシステムに合わせる必要あり
②フルスクラッチ開発 ：自由自在
③柔軟なカスタマイズ型：現状の複雑なフローを再現可能
【比較項目：導入プロセス】
①一般的なパッケージ型：マニュアル提供のみが多い
②フルスクラッチ開発 ：要件定義に長い期間を要する
③柔軟なカスタマイズ型：伴走型で細かな調整も共有
【比較項目：向いている企業】
①一般的なパッケージ型：ルールをゼロから刷新できる企業
②フルスクラッチ開発 ：予算潤沢な大企業
③柔軟なカスタマイズ型：独自ルールを残したい中小企業
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この企業様の場合、単にツールを入れるだけでなく、ベンダーの姿勢が決め手となりました。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）
システム導入において、綺麗な成功談ばかりではありません。
特にカスタマイズ型の場合、導入初期には業務の棚卸しや仕様のすり合わせという産みの苦しみがあります。
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【フェーズ：導入・構築時】
状況・課題（Before）：独自のフローに合わせるため、双方で多くの調整が発生し苦労した
導入後の成果（After）：自社業務に完全に沿った仕様になり、運用がスムーズに回っている
【フェーズ：現場展開】
状況・課題（Before）：他社システムは機能過多で、現場が使いこなせるか不安だった
導入後の成果（After）：直感的なUIにより、簡単な共有だけでベテラン社員もすぐに使いこなせている
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インタビューでも、そのリアリティが語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）
導入時の苦労から逃げずにベンダーと協力して仕様を整えることこそが、結果として自社に完全にフィットするシステムを手に入れる唯一の方法と言えます。
苦労して構築した結果、現場への浸透は驚くほどスムーズでした。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
IT専任者が少ない中小企業にとって、教育コストがかからない（＝UIがわかりやすい）ことは、機能以上に重要な価値となります。
中小企業の担当者様からよく問われる疑問について回答します。
A：はい、可能です。
ただし、安価な完全パッケージ型（SaaS）では対応できないケースが多いため、本事例のようにベースとなるシステムがありつつ、柔軟なカスタマイズが可能なベンダーを選ぶことが解決策となります。
まずは現状のフロー図（手書きでも可）を見せて相談することをお勧めします。
A：可能です。中小企業は成長に伴い社内ルールが頻繁に変わります。
本事例の担当者様も「今後も必要に応じて相談しながら育てていきたい」と語っているように、導入して終わりではなく、企業の成長に合わせて伴走してくれるパートナーを選ぶことが重要です。
中小企業の稟議システム選びにおいて大切なのは、多機能さや知名度ではなく、今の自社の複雑なルールを許容し、整理してくれるパートナーの存在です。
「自社に合うシステムやサービスが見つからない」、「合併やグループ対応でフローがぐちゃぐちゃになっている」とお悩みの方は、パッケージの枠に囚われず、柔軟なカスタマイズができるベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。
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