中小企業が成長する過程で必ずぶつかる壁、それが業務フローの複雑化です。
創業当初のシンプルな承認ルートとは異なり、組織が大きくなると以下のようなケースが発生し、一般的なSaaS型の稟議システムでは対応しきれない場面が増えてきます。
・兼務役員の存在：1人の承認者が複数の部署や子会社を兼務しており、承認ルートが複雑に分岐する
・M&A後のルール混在：吸収合併した会社の旧ルールと本社のルールが混在し、統一するのに時間がかかる
・例外処理の多さ：「この案件だけは社長決裁が必要」、「金額によって承認者がスキップされる」など、システム化しにくい暗黙知がある
今回のインタビューにご協力いただいた企業様も、まさにこの複雑さに直面していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
多くのシステム会社と比較検討（5〜8社）を行ったものの、画一的なパッケージシステムでは、合併によって生じた会社ごとの微妙なルールの違いを吸収しきれなかったという背景があります。
数ある選択肢の中から、最終的に「稟議決裁さくらさん」を選定した決め手は、コストに対する柔軟性と、複雑な事情を汲み取る寄り添う姿勢でした。
中小企業のシステム選定において重要なのは、機能の多さではなく自社の現状に合わせてくれるかという点です。
以下の表で、選定の視点を比較整理しました。
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【比較項目：コスト】
一般的なパッケージ型：安価 （月額固定）
フルスクラッチ開発 ：高額 （数千万〜）
柔軟なカスタマイズ型：柔軟 （予算に合わせて調整可能）
【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕ （システム仕様に業務を合わせる必要あり）
フルスクラッチ開発 ：◎ （自由自在）
柔軟なカスタマイズ型：◎ （現状の複雑なフローを再現可能）
【比較項目：導入プロセス】
一般的なパッケージ型：マニュアル提供のみが多い
フルスクラッチ開発 ：要件定義に長い期間を要する
柔軟なカスタマイズ型：伴走型で細かな調整も共有
【比較項目：向いている企業】
一般的なパッケージ型：ルールをゼロから刷新できる企業
フルスクラッチ開発 ：予算潤沢な大企業
柔軟なカスタマイズ型：独自ルールを残したい中小企業
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この企業様の場合、単にツールを入れるだけでなく、ベンダーと共に細かい調整を行うプロセス自体が成功の要因となりました。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）
導入時の苦労は避けられませんが、そこから逃げずにベンダーと協力して仕様を整えることが、結果として自社に完全にフィットするシステムを手に入れる唯一の方法と言えます。
システム導入で最も恐れるべき失敗は、機能は高機能だが、現場が使いこなせずに放置されることです。
特にIT専任者が少ない中小企業では、教育コストをかけずに使える直感的な操作性（UI）が求められます。
今回の事例では、現場担当者が迷わずに操作できるユーザーフレンドリーな画面設計が評価されています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
1．見た目のわかりやすさ：専門用語を使わず、社内で普段使っている言葉を画面に表示する
2．既存フォーマットの踏襲：紙やExcel時代のフォーマットに近い入力画面にカスタマイズし、アレルギー反応を減らす
3．スモールスタート：最初から全機能を解放せず、必要な機能から徐々に浸透させる
また、担当者様は今後の展望として、AI活用やさらなる改善にも期待を寄せています。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています。」（インタビューより）
検索エンジンでよく問われる疑問について回答します。
A：はい、可能です。
ただし、安価な完全パッケージ型では対応できないケースが多いため、本事例のようにベースとなるシステムがありつつ、柔軟なカスタマイズが可能なベンダーを選ぶことが解決策となります。
まずは現状のフロー図（手書きでも可）を見せて相談することをお勧めします。
A：可能です。中小企業は成長に伴い社内ルールが頻繁に変わります。
導入して終わりではなく、半年後、1年後のルール変更にも対応できるよう、運用サポートが手厚いパートナーを選ぶことが重要です。
中小企業の稟議システム選びにおいて大切なのは、多機能さや知名度ではなく、今の自社の複雑なルールを許容し、整理してくれるパートナーの存在です。
「5〜8社比較しても合うものがない」、「合併やグループ対応でフローがぐちゃぐちゃになっている」とお悩みの方は、パッケージの枠に囚われず、柔軟なカスタマイズができるベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。
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