【小売業界向け】合併・多店舗化で複雑化した稟議システムをどう選ぶ？現場が迷わない解決策

小売業界特有の組織の複雑化で、稟議システムが統一できない苦悩

小売業界の現場で起きがちな、承認ルートの迷宮化

小売業界は他業界に比べて、組織構造の変化が激しいのが特徴です。
例えば、A社を買収してグループ化した際、A社には独自の店長決裁枠があり、親会社とはルールが異なるケースは珍しくありません。
また、エリアマネージャーが複数店舗を兼務していたり、季節ごとの催事で臨時部署ができたりと、組織図は常に流動的です。

今回のインタビューにご協力いただいた企業の担当者様も、まさにこの課題に直面していました。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。（中略）当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

どの会社も同じ形に統一するのが難しい。
これが、一般的なSaaS型（パッケージ型）のワークフローシステム導入が失敗する最大の要因です。
「システムの標準仕様に合わせて業務フローを変えてください」と言われても、歴史ある商習慣やブランドごとの文化はそう簡単に変えられません。

解決策は価格対効果と柔軟性、既存パッケージに業務を合わせない

5〜8社比較してたどり着いた寄り添う力

担当者様は5〜8社のシステムを比較検討されました。
多くのベンダーが機能の豊富さをアピールする中で、最終的な決め手となったのは、こちらの事情（複雑さ）を理解し、形にしてくれるかという点でした。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）

【比較】一般的なパッケージ型と柔軟なカスタマイズ型

小売業界の複雑な課題に対して、なぜ今回の選定が成功したのかを整理します。

--------------------------------
【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：画一的ルートが前提で複雑な兼務や条件分岐に対応しきれない
柔軟なカスタマイズ型：独自のフローに合わせて仕様を調整、 合併による特殊な承認ルートもシステム側で吸収

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：カスタマイズ不可、または少しの変更で高額な追加費用が発生する
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟にカスタマイズ対応が可能、予算内で必要な機能を実装できるコストパフォーマンス

【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：仕様として突き放されることが多い
柔軟なカスタマイズ型：伴走型の支援で、細かい調整も一緒に行うパートナーシップ
--------------------------------

導入時は、当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要だったといいますが、その苦労を経て仕様を丁寧に整えた結果、今ではスムーズな運用が実現できています。

店舗現場が直感的に使えるUIが、教育コストをゼロにする

マニュアルを読む時間がない店舗スタッフのために

小売業界のもう一つの課題は、エンドユーザーである店舗スタッフのITリテラシーや労働環境です。
接客や品出しで分刻みのスケジュールをこなす店長やスタッフにとって、稟議申請のために分厚いマニュアルを読む時間は1秒もありません。
システムが難解だと、現場はすぐに「使いにくい」と判断し、電話やメールでの申請という野良業務に戻ってしまいます。

教育不要で、導入初日から使いこなせる

今回の事例で特筆すべきは、実装後の現場の立ち上がりの早さです。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っています。」（インタビューより）

簡単な共有だけで直感的に使いこなせる。
これは、人の入れ替わりが激しい小売業界において、新人店長へのシステム教育コストを削減できるという大きな経営メリットに直結します。

よくある質問

Q1：M&Aで今後も会社が増える予定ですが、システムは対応できますか？

A. はい、対応可能です。
　　インタビュー企業様のように「企業ごとに細かなルールや文化がある」場合でも、都度相談しながらシステムを拡張・調整できるのが、柔軟な開発体制を持つベンダーの強みです。

Q2：パソコンがない店舗でも利用できますか？

A：ユーザーフレンドリーなUI設計により、タブレットやスマートフォンからでも迷わず操作可能です。
　　バックヤードのPCが限られている店舗環境にも適しています。

まとめ

小売業界における稟議システム選定で重要なのは、機能の多さではありません。
複雑に入り組んだ自社の組織図や承認ルールを、システム側がどれだけ柔軟に飲み込んでくれるかです。

「うちは合併続きでフローが特殊だから…」と諦める前に、ぜひ一度ご相談ください。
貴社の現場事情に寄り添い、店長も本部もストレスなく使える最適な稟議フローを一緒に作り上げます。

「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>