DXの波に乗り遅れることなく、業務の効率化とイノベーションを実現する鍵は何でしょうか？
答えは意外とシンプルです。我々の体験から言えるのは、使い勝手の良いシステムの選択が、成功への大きな一歩となることです。
特に、忘れ物検索システムの導入は、この点で顕著な成果を示しています。
半年前、DX推進課に配属された私たちは、さまざまなシステムの導入に奮闘しました。
しかし、多くのシステムは複雑で、業務効率化どころか、追加の負担と混乱を生んでいました。
庁内には様々なシステムが導入されていますが、それぞれ用途も使い方もバラバラ。
業務効率化のために導入したシステムに逆に振り回され、混乱することもしばしばあります。
そんな中、またもや新しいシステムが導入されることになったのです。
それが落とし物や忘れ物を登録してWEBから検索できるというシステム。
市役所には多くの遺失物が届くので、その管理もデジタル化していこう！という動きが上層部であったようです。
まずはお試しで使ってみましたが、これが使いづらい！というか、めんどくさい！
システムを運用していくにあたって、まずは庁内で保管している全ての忘れ物をデータベースに登録する必要があるというのです。
忘れ物の種類や特徴、拾得した場所と日付、さらには保管期間まで自分たちで登録してほしいとのこと。
いちいち入力することが多くて、思っているような操作ができません。
登録に時間がかかることで人手も時間も割かれ、なかなか運用に乗せることができませんでした。
やはり、DXは一筋縄ではいかないのでしょうか…。
そんなときに出会ったのは、ティファナの「忘れ物検索システム」でした。
ティファナのシステムを使ってみてまず驚いたのが、管理者がやれることが非常に少ないということでした。これは決して「機能が少ない」という意味ではありません。
「全部やってくれるからやらなくていい」んです。
例えば、時間のかかっていた落とし物の登録。
ティファナのシステムでは、落とし物の写真を撮るだけでカテゴリを自動で解析して、登録を進めてくれます。
拾得日から保管期間を逆算して自動で入力してくれるので、いちいちカレンダーを確認する手間も省けました。
私たちが使うボタンは「撮影」と「登録」これだけです。
しかも、厄介だった警察署への引き渡しも、登録したデータを元に自動で成形してくれます。
いちいち転記する手間が省けて大変助かっています。
ある時、ティファナさんからこんな連絡が届きました。
「朝の9時～11時にかけて忘れ物が多くなる傾向がありますね」
「この時間帯は待合スペースや受付のカウンターなど、注意して見た方がいいかもしれません」
これには私も担当者もびっくり。
そもそも忘れ物が多い時間帯なんて考えたことありませんでした。
システムからのアナリティクス機能は、忘れ物の傾向と対策を見出すのにも役立ちました。
たとえば、特定の時間帯に忘れ物が多くなる傾向が明らかになり、私たちはその時間帯に特に注意を払うようになりました。
これにより、落とし物の数自体も減少し、市民サービスの質が向上したのです。
DXに失敗しない秘訣は、「現場のスタッフが無理せず使い続けられるか」にかかっていると考えています。
つまり、DX推進の成功とは、導入数や機能の拡張性ではなく、実務に密接に関連したシンプルさと使いやすさにあるのです。
どんなに便利な機能があっても、使いこなせなければ意味がありませんし、長続きもしないでしょう。
システムに慣れていない現場でDXを成功させたいと思っている方は、ぜひ「シンプルで使いやすいシステム」を探してみるのはいかがでしょうか。
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