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【DXで失敗したくない人必見!】「忘れ物検索システム」、導入してみたはいいけど…。

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【DXで失敗したくない人必見!】「忘れ物検索システム」、導入してみたはいいけど…。

【DXで失敗したくない人必見!】「忘れ物検索システム」、導入してみたはいいけど…。

業務効率化、DX推進が叫ばれている現代で、システムに使われることなくシステムを使いこなすためにはどうすればいいのでしょうか。

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目次

DX失敗?難解なシステムに振り回されないで!

DX推進課という最近できた課に配属され、半年が経とうとしています。

庁内には様々なシステムが導入されていますが、それぞれ用途も使い方もバラバラ。

業務効率化のために導入したシステムに逆に振り回され、混乱することもしばしばあります。

そんな中、またもや新しいシステムが導入されることになったのです。

それが落とし物や忘れ物をWEBから検索できるというシステム。

市役所には多くの遺失物が届くので、その管理もデジタル化していこう!という動きが上層部であったようです。

まずはお試しで使ってみましたが、これが使いづらい!

というか、めんどくさい!

システムを運用していくにあたって、まずは庁内で保管している全ての忘れ物をデータベースに登録する必要があるというのです。

忘れ物の種類や特徴、拾得した場所と日付、さらには保管期間まで自分たちで登録してほしいとのこと。

いちいち入力することが多くて、思っているような操作ができません。

登録に時間がかかることで人手も時間も割かれ、なかなか運用に乗せることができませんでした。

やはり、DXは一筋縄ではいかないのでしょうか…。

そんなときに出会ったのは、ティファナの「忘れ物検索システム」でした。

使う機能は少なくていい

ティファナのシステムを使ってみてまず驚いたのが、管理者ができることが非常に少ないということ。これは決して「機能が少ない」という意味ではありません。

「全部やってくれるからやらなくていい」んです。

例えば、時間のかかっていた落とし物の登録。

ティファナのシステムでは、落とし物の写真を撮るだけでカテゴリを自動で解析して、登録を進めてくれます。

拾得日から保管期間を逆算して自動で入力してくれるので、いちいちカレンダーを確認する手間も省けました。

私たちが使うボタンは「撮影」と「登録」これだけです。

導入するだけで終わりじゃない

ある時、ティファナさんからこんな連絡が届きました。

「朝の9時~11時にかけて忘れ物が多くなる傾向がありますね」

「この時間帯は待合スペースや受付のカウンターなど、注意して見た方がいいかもしれません」

これには私も担当者もびっくり。

そもそも忘れ物が多い時間帯なんて考えたことありませんでした。

それからも、忘れ物が多い場所やどんなものが多く届けられているのかなど、いろいろ詳しく分析して、一緒に対策を考えてくれました。

おかげで、届けられる落とし物の総量も少なくなってきた気がします。

落とし物のデータ管理はもちろん、データの分析までお任せできるとは驚きです。

DXで失敗しない秘訣

DXに失敗しない秘訣は、「現場のスタッフが無理せず使い続けられるか」にかかっていると考えています。

どんなに便利な機能があっても、使いこなせなければ意味がありませんし、長続きもしないでしょう。

システムに慣れていない現場でDXを成功させたいと思っている方は、ぜひ「シンプルで使いやすいシステム」を探してみるのはいかがでしょうか。

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