私はイベント会場の管理センターで10年以上勤務していますが、落とし物対応は年々過酷になっています。特に数万人規模のイベント翌日は、まさに戦場です。
電話対応の限界とスタッフの離職従来のアナログ管理では、お客様からの「白いiPhone届いてませんか？」という問い合わせに対し、倉庫の山の中から探し出す必要がありました。「特徴は？」「ストラップは？」と聞き出し、保留にして走り回る。見つからなければ「折り返し連絡します」と伝え、また次の電話を取る。この繰り返しです。
「明日はないと仕事にならない！」「なんで即答できないんだ！」
焦るお客様からの言葉は鋭く、心無いクレームを受けて退職してしまう若手スタッフもいました。物理的にも精神的にも、人海戦術での対応は限界を迎えていたのです。
「なんとかしなければ現場が崩壊する」。そう考えて導入したのが、株式会社ティファナ・ドットコムが提供する「落し物管理さくらさん」でした。導入後、私たちの業務フローは劇的に改善されました。
以前は手書きで「スマホ、白、画面割れあり」と台帳に記入していましたが、今はスマホで写真を撮るだけです。AIが画像を解析し、自動的に特徴をタグ付けしてシステムに登録してくれます。入力ミスもなくなり、登録作業の時間は大幅に短縮されました。
お客様から電話があった際、その場ですぐに検索をかけられます。「1月20日、スマホ、白」と入力すれば、該当する画像がズラリと表示されます。「画面の右上に傷があるものですか？」と画像を元に逆に質問できるため、わざわざ倉庫へ現物確認に行く必要がなくなりました。これまで1件あたり5分以上かかっていた対応が、たったの1分で完結するようになったのです。
私たちの勤務時間は19時までですが、お客様の不安は時間を選びません。このシステムはChatGPTを搭載しており、時間外にかかってきた問い合わせに対しても、AIがWeb上やチャットボットで自動対応してくれます。「翌朝出勤したら、留守電がパンクしている」という絶望的な朝を迎えることがなくなりました。
単なるデータベースではなく、最新のAI技術が搭載されている点が、現場の負担軽減に直結しています。
ChatGPTを搭載しているため、機械的な検索だけでなく、お客様の曖昧な入力に対しても柔軟に対応可能です。
イベントには多くの外国人のお客様も来場されます。スタッフが外国語を話せなくても、AIが間に入って通訳・翻訳を行うため、言葉の壁によるトラブルも解消されました。
施設ごとの独自の保管ルールや、警察への届け出様式に合わせたカスタマイズも柔軟に対応してくれます。単なるパッケージソフトの押し付けではなく、現場の運用に寄り添った改善提案をしてくれる点も、選んでよかったと感じるポイントです。
電話対応の時間が80%削減されたことで、私たちには「余裕」が生まれました。
主催者からの信頼獲得「落とし物の対応が早い」という評判は、イベント主催者にとっても大きなメリットです。スムーズな運営体制が評価され、次回の会場利用契約につながるケースも増えています。
「ありがとう」と言われる職場へかつてはクレーム処理係のようだったスタッフが、今では余裕を持ってお客様の不安に寄り添えるようになりました。「すぐに見つけてくれてありがとう」という感謝の言葉をいただけることが増え、職場の雰囲気も明るくなりました。
A: いいえ、基本的にはPCやスマートフォンがあれば利用可能です。大掛かりな設備投資は必要ありません。
A: はい、「落し物管理さくらさん」はカスタマイズ性が高く、各施設の運用フローや保管期間のルールに合わせた設定が可能です。
A: 写真を撮るという直感的な操作が中心ですので、幅広い年代のスタッフがスムーズに利用開始できています。
AIによる自動化というと、冷たい対応になるのではないかと心配される方もいるかもしれません。しかし、現実は逆でした。AIに単純作業や検索を任せることで、私たち人間は「お客様への丁寧な説明」や「不安への共感」といった、本来すべきサービスに集中できるようになったのです。
落とし物対応で疲弊している施設管理者様は、ぜひ一度AIの導入を検討してみてください。電話が鳴り止んだ静かなオフィスで、前向きな業務に取り組める日が必ず来ます。
次のアクションあなたの施設でどれくらい業務削減できるか試してみませんか？
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
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