イベント会場の忘れ物管理をAIで自動化｜「イベント名検索」で照会時間を8割削減する方法

忘れ物管理システムとは、AI画像認識により遺失物の特徴を自動登録し、事前設定した「イベントID」と紐づけることで、検索・返却業務を劇的に効率化するDXソリューションです。

なぜイベント会場の忘れ物対応は「崩壊」するのか

イベント会場での忘れ物対応には、特有の構造的な課題があります。単に「人が多いから」という理由だけでなく、以下の要因が複雑に絡み合い、対応を困難にしています。

「電話が鳴り止まない」現場の悲鳴

イベント終了後の事務局には、翌日から「〇〇を落としましたか？」という電話が殺到します。しかし、現場では情報の「迷子」が起きています。

現場運営マネージャーの声「正直、地獄でした。土日のフェス明けの月曜日は、朝から電話対応だけで半日が終わります。お客様は『赤いタオル』と仰いますが、バックヤードには同じような赤いタオルが200枚以上ある。それを一つひとつ目視で確認し、折り返し電話をする作業は、スタッフの精神を削っていました」
このように、アナログ管理では「特徴の聞き取り」と「目視確認」の往復作業により、スタッフが疲弊し、離職率の増加にもつながっていました。

解決策：「写真に撮るだけ」で終わるAI管理システム

こうした課題に対し、最も有効な解決策が「AI搭載型の忘れ物管理システム」の導入です。しかし、「なぜ写真を撮るだけで管理できるのか？」という疑問を持つ方も多いでしょう。ここでは具体的な運用フローを解説します。

技術的ロジック：AIはどうやって「イベント名」を判別するのか

「写真を撮るだけで勝手にイベント名が入る」わけではありません。システムは以下のロジックで、人間の手間を最小化しながら正確なデータを構築します。

イベント設定（管理者）: 管理画面で当日の「イベント名（例：〇〇フェス2024）」を設定し、スタッフ用アカウントを発行します。

ログイン（現場スタッフ）: スタッフはアプリ起動時に、担当する「イベント名」を選択してログインします。

撮影＆自動登録: あとは発見した忘れ物をスマホで撮影するだけ。この時、AIが「色・形・特徴」を解析すると同時に、ログイン時に選択した「イベント名」が自動的にタグ付けされます。

現場スタッフの操作は「3ステップ」のみ

清掃スタッフやアルバイトが行う作業は極めてシンプルです。

Step 1: アプリを開き、対象のイベントを選択する。

Step 2: 忘れ物を撮影する（AIが画像解析）。

Step 3: 保管場所（棚番号など）を入力して保存。

このフローにより、従来の「手書き台帳への記入（1件あたり約3〜5分）」が、「撮影完了まで約10秒」に短縮されます。文字入力が不要なため、入力ミスや表記ゆれも発生しません。

【導入効果】問い合わせ対応時間を120時間→15時間に削減

本システムがイベント会場で支持される最大の理由は、「イベント名」で検索ができる点にあり、それによる定量的な効果は絶大です。

「いつ」ではなく「何のイベントか」で即答する

問い合わせ対応で最も時間がかかるのは、持ち主が「落とした正確な日付」を覚えていないケースです。システム導入後は、検索窓に「イベント名」を入力するだけで、そのイベントに関連する忘れ物だけがフィルタリングされます。「〇〇フェスでの忘れ物」と検索すれば、即座に該当アイテムの有無を回答できます。

導入事例：大規模アリーナ会場での成果

実際に本システムを導入した、ある大規模アリーナ会場（収容人数1万人規模）の実証データをご紹介します。

導入前:
月間問い合わせ件数：約400件
1件あたりの平均対応時間：18分（台帳捜索、現場確認、折り返し含む）
月間総対応時間：約120時間


導入後:
1件あたりの平均対応時間：2分（検索画面での即時回答）
月間総対応時間：約15時間


結果として、約87%の業務時間削減に成功しました。浮いた時間は、次回のイベント準備や、より手厚い接客サービスへと再投資されています。

導入担当者のコメント「最初はベテランスタッフから『スマホ操作なんて覚えられない』と反発もありました。しかし、実際に使ってみると文字入力が不要なので、手書きよりも圧倒的に楽だと好評です。今では、問い合わせに対して『少々お待ちください』と保留することなく、その場で『届いております』と即答できるため、お客様からの『ありがとう』の言葉が格段に増えました」

よくある質問（FAQ）

Q1. 複数の主催者が入れ替わる会場で、データ混在のリスクはありませんか？

A1. ありません。アカウントごとに「閲覧・編集できるイベント」の権限（アクセスコントロール）を厳密に設定可能です。「主催者AはイベントAのデータのみ閲覧可能」といった設定ができるため、情報漏洩のリスクを防ぎながら、主催者と会場側でデータを共有できます。

Q2. 導入には専用の機器が必要ですか？

A2. いいえ、高価な専用ハンディターミナル等は不要です。スタッフがお持ちの一般的なスマートフォンや、会場で余っているタブレットがあれば、アプリやブラウザ経由ですぐに利用を開始できます。

まとめ：忘れ物管理は「コスト」から「資産」へ

イベント会場における忘れ物対応は、これまで「利益を生まないコスト業務」と見なされがちでした。しかし、AI管理システムで正確なログを残し、問い合わせに即答できる体制を作ることは、「またこの会場に来たい」と思わせる強力な顧客体験（CX）に変わります。
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