忘れ物検索システムとは、拾得物の写真をデータベース化し、お客様自身にスマホで検索させる仕組みです。導入の鍵は「電話対応が減る」というメリットを現場に体感させ、撮影の手間という心理的ハードルを超えることにあります。
都内近郊に位置し、年間を通じてコンサートやスポーツイベントが開催される「Aドーム」。システム導入前、運営責任者のK氏は毎週末、以下のような状況に追い込まれていました。
「正直、日曜の夜が来るのが怖かったです。人気アイドルの公演後は、同じツアーグッズのタオルやペンライトが500件以上届きます。翌朝からは『私のタオル届いてますか？』という電話が鳴り止まない。でも、全部同じ柄なので電話では判別できないんです。『なんでわからないんだ！』とお客様に怒鳴られ、スタッフが次々と辞めていく。あの時は本当に絶望していました」（Aドーム運営責任者 K氏）
この「電話での特定不能」という課題を解決するために、K氏が踏み切ったのが「画像検索システム」の導入でした。
従来はスタッフがバックヤードを走り回っていましたが、システム導入後は「Webサイトの検索ページを見てください」と案内するだけで済みます。お客様は自分の記憶を頼りに、写真一覧から「これだ」と特定します。
導入前: イベント翌日は電話対応だけで3名が半日拘束。
導入後: 電話件数が85%減少。これにより、月間で約40時間分の残業代削減に成功しました。
システム導入時、必ずと言っていいほど発生するのが現場スタッフ（特に高齢の警備員や清掃員、アルバイト）からの抵抗です。Aドームではどのように乗り越えたのでしょうか。
もっとも多いのがこの意見です。スマホでの撮影・登録作業を「新たな仕事が増えた」と捉えられてしまうのです。
K氏は、スタッフを集めて実測実験を行いました。
手書き: 特徴の記入、台帳へのナンバリング、保管場所の記載＝平均2分
システム: アプリで撮影、カテゴリ選択＝平均30秒「実はシステムの方が早い」という事実を目の前で証明し、納得感を得ました。
年配のスタッフからは、タッチパネル操作への不安が挙がりました。
個人のスマホを使わせるのではなく、画面が大きく押しやすい「専用タブレット」を配置。さらに、機能制限をかけ「カメラを起動して保存するだけ」の超シンプルな画面設定にカスタマイズしました。「これなら誰でもできる」という環境を作ることが、定着の最短ルートです。
A: リスク管理として、Web公開する写真には自動で一部ぼかしを入れる機能や、受け渡し時に「身分証」と「なくした場所の詳細」を確認するフローを徹底することで、なりすましを防止しています。
A: Aドームの事例では、削減できた残業代と、コールセンター業務の外部委託費用の圧縮により、導入から約4ヶ月で初期費用・ランニングコストを回収し、黒字化しています。
A: そのまま撮影して登録します。むしろ「泥がついている」などの特徴が写真に残ることで、持ち主本人が特定しやすくなるメリットがあります。
忘れ物管理システムの導入は、単なる業務効率化ではありません。疲弊するスタッフを守り、イベントの感動を「最悪の思い出（紛失トラブル）」で終わらせないための、施設運営者の責任です。
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