複数施設間での「電話確認のリレー」や手書き台帳の限界など、現場担当者を疲弊させる非効率な業務実態を解説します。
AIがどれほど便利かを語る前に、なぜ今、現場が限界を迎えているのかを直視する必要があります。多くの施設、特にホテルや複合商業施設で起きているのは、単なる「忙しさ」ではありません。情報の分断による「確認作業の無限ループ」です。
ヴィラフォンテーヌ羽田空港様のインタビューでは、導入前の苦労が以下のように語られています。
「以前は、電話での問い合わせを受けた際に、各施設に確認して折り返す、というフローを取っており、対応に時間がかかることが課題でした。」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港 担当者様）
お客様からの1本の電話に対し、受付スタッフがバックヤードへ走り、清掃部門へ電話し、防災センターへ確認する……。この「アナログな伝言ゲーム」を行っている間に、お客様の不安と待ち時間は増大します。また、株式会社ビスタホテルマネジメント様のように、拠点ごとに「手書き」で管理している場合、情報の検索性は皆無に等しく、担当者が不在であれば回答すらできないという「属人化」のリスクも抱えています。
画像認識や自動応答機能を備えた「AIさくらさん」等のシステムと、従来のアナログ管理の違いを解説します。
AI落とし物管理システム（例：AIさくらさん等）の最大の強みは、「登録の手間」と「探す手間」の双方をテクノロジーで排除できる点です。従来の「手書き・Excel管理」と「最新のAIシステム」では、業務フローに以下のような劇的な違いが生まれます。
従来: 手入力や手書きで行うため、表記ゆれや記述ミスが多発し、後から探すのが困難でした。
AI導入後: スマートフォン等で写真を撮るだけで、AIが特徴を解析して自動でタグ付け・登録します。入力の手間がなくなるだけでなく、正確なデータ化が可能になります。
従来: 台帳をページごとにめくって目視確認するため、見落としリスクが高く、時間がかかりました。
AI導入後: キーワードや特徴を入力するだけで、0.1秒で即時に特定できます。お客様をお待たせする時間がほぼゼロになります。
従来: 別の建物や部署にある落とし物は、電話やメールで問い合わせる必要があり、たらい回しが発生していました。
AI導入後: クラウド上で全拠点の情報がリアルタイムに共有されます。端末一つで、すべての施設の保管状況を確認可能です。
従来: 「あの担当者しか保管場所を知らない」といった属人化が起き、担当者不在時は回答できませんでした。
AI導入後: データが一元管理されているため、新人スタッフでもベテランと同じように即座に対応可能です。
特に「AIさくらさん」のような先進的なソリューションでは、株式会社ビスタホテルマネジメント様の事例にあるように、「これまで手書きだった管理をすべてPC上で完結」させることが可能になり、物理的な距離や時間の制約から解放されます。
感情論ではなく、「7割減」「即時検索」といった具体的な数値と現場の声で導入メリットを証明します。
システム導入は「楽になる」という感覚的なメリットだけではありません。経営インパクトに直結する「時間」と「コスト」の削減効果が実証されています。
住友不動産商業マネジメント様（有明ガーデン等運営）では、AIによる自動案内を導入したことで、劇的な成果が出ています。
「問い合わせ対応の時間も削減され、落とし物の未届品は入り口で案内できるようになったことで、問い合わせ件数が約7割減少しました」（住友不動産商業マネジメント 担当者様）
これは、スタッフが本来注力すべき「接客」や「施設運営」に使える時間が大幅に増えたことを意味します。
落とし物をされたお客様は、焦燥感でいっぱいです。その際、「確認して折り返します」と言われるのと、「今すぐ端末で確認します」と言われるのでは、顧客体験（CX）に天と地ほどの差が生まれます。
「落とし物に関する問い合わせは焦っているお客様が多いため、すぐに確認できることで安心感を与えられるようになりました」（ヴィラフォンテーヌ羽田空港 担当者様）
このように、AIは単なる業務効率化ツールではなく、「お客様の不安を即座に解消するホスピタリティ向上ツール」として機能します。
A: 有人対応とのハイブリッド運用が可能です。すべての対応をAIに任せる必要はありません。AIで解決できない複雑な案件や、デジタル操作が苦手な方には、従来通りスタッフが電話等で対応します。AIが「よくある質問」を捌くことで、スタッフは「丁寧な有人対応が必要なケース」に集中できるようになります。
A: はい、クラウド型システムの最大のメリットです。ヴィラフォンテーヌ羽田空港様の事例のように、ホテル、温浴施設、商業施設など、異なる業態や場所が離れている施設でも、データベースを一元化することで、端末一つで横断的な検索が可能になります。
A: 直感的なUIのシステムを選べば、短期間で定着します。ビスタホテルマネジメント様の事例では、導入から3ヶ月でスタッフが操作に慣れ、効率よく活用できています。「スマホで写真を撮るだけ」など操作がシンプルなシステムを選ぶことが重要です。
落とし物管理システムの導入は、単なる「デジタル化」ではありません。「スタッフを電話番から解放し、お客様に向き合う時間を作る」ための投資です。
・問い合わせ件数7割削減（住友不動産商業マネジメント様 実績）
・拠点間の電話確認・折り返し不要
・写真による自動登録で属人化解消
人手不足が加速する今、AIと人が共存する管理体制への移行は「待ったなし」の課題です。まずは、自社の課題に合わせたシミュレーションや、実際の画面デモを確認することから始めてみてはいかがでしょうか。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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