遺失物管理の警察届出を自動化｜作業時間90%減を実現する「落し物管理さくらさん」

遺失物管理システムとは、拾得物の画像登録・検索・保管から、警察署への提出書類作成までをデジタルで一元化し、アナログ管理比で業務工数を最大90%削減するクラウドソリューションです。

警察署提出書類をワンクリック作成！法定期限管理のリスクをゼロに

多くの現場担当者を最も苦しめているのが、遺失物法に基づいた警察署への届出業務です。従来のアナログ管理では、拾得物の特徴を一つひとつ手書きで台帳に記入し、さらに警察提出用の様式に転記する必要がありました。

株式会社ティファナ・ドットコムが提供する「落し物管理さくらさん」は、このプロセスを根本から変革します。システムに登録されたデータを選択するだけで、各都道府県警の様式に合わせた提出書類（様式第2501号など）をPDFで自動生成可能です。これにより、書類作成にかかる時間を従来比で約90%削減（※導入企業実績に基づく試算）できます。

また、法律で定められた「3ヶ月（または2週間）」の保管期限管理もシステムが自動化します。期限が迫った物件をアラート通知するため、「うっかり廃棄してしまった」「期限切れの物を保管し続けて倉庫がパンクした」といった法的リスクや管理コストの無駄を確実に排除します。

現場負荷を最小化する「AI画像認識」と検索フロー

比較・導入メリット:

項目	従来のアナログ・Excel管理	遺失物管理システム（さくらさん）
登録作業	手入力・手書き（詳細な特徴記述が必要）	スマホ撮影のみ（AIが色・特徴を自動タグ付け）
検索対応	台帳をめくって目視確認（時間がかかる）	キーワード・画像検索（数秒で該当候補を表示）
情報共有	拠点ごとの電話確認が必要（タイムラグ大）	クラウド一元管理（全拠点でリアルタイム共有）
警察届出	1件ずつ転記作成	一括自動出力

「運転士や清掃スタッフが細かく入力するのは現実的ではない」という懸念は、最新のAI技術が解決します。
現場スタッフが行うのは、専用端末（スマートフォンやタブレット）で拾得物を撮影するだけです。AIが画像を解析し、「傘」「赤色」「チェック柄」といった特徴タグを自動で付与します。

これにより、問い合わせ対応時も「赤い傘」と検索するだけで、全拠点のデータから該当画像を一覧表示できます。お客様をお待たせすることなく、画像を見ながら「持ち手の形状」などを確認できるため、返還率の向上とクレーム削減に直結します。

SE・情シスも納得の「堅牢なセキュリティ基盤」

遺失物データには「誰が」「いつ」落としたかという個人情報が含まれるケースが多く、システム導入においてセキュリティは最重要課題です。「落し物管理さくらさん」は、以下の基準で設計されており、大手鉄道会社や大規模商業施設での導入実績があります。

認証・規格
運営元の株式会社ティファナ・ドットコムは、プライバシーマーク（Pマーク）およびISO27001（ISMS）を取得済み。

権限管理
「管理者」「拠点担当者」「閲覧のみ」など、ユーザーごとに詳細なアクセス権限を設定可能。


操作ログ
「誰がいつデータを閲覧・修正したか」をログとして記録。内部不正による遺失物の横領リスクを抑止します。

クラウド基盤
冗長化された堅牢なクラウドサーバーでデータを管理し、災害時のデータ消失リスクにも備えています。

よくある質問（FAQ）

Q1: 導入までの期間はどのくらいですか？

A: 最短で申込から約1〜2週間での利用開始が可能です。クラウドサービス（SaaS）のため、サーバー構築などの大規模な準備は不要です。

Q2: 独自の運用ルール（警察署への提出頻度など）には対応できますか？

A: はい、柔軟なカスタマイズが可能です。警察署ごとの提出フォーマットの違いや、施設独自の保管ルールに合わせた設定については、導入時にサポートチームが調整します。

Q3: 既存の忘れ物データ（Excelなど）は移行できますか？

A: CSVインポート機能を利用して、既存データをシステムに取り込むことが可能です。移行サポートについてもご相談ください。

まとめ

遺失物管理システムは、単なる「デジタル台帳」ではなく、警察届出の自動化やAIによる業務効率化を実現し、現場の時間を創出する経営ツールです。
法的リスクを回避し、お客様への迅速な対応を実現するために、「落し物管理さくらさん」の導入を検討してみませんか？

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