最新の忘れ物管理システムは、遺失物法に対応した「警察提出用書類」を自動生成し、保管期限管理を自動化する実務特化型DXツールです。法令遵守を徹底しつつ、月間数十時間に及ぶ事務作業をゼロにします。
「探して返す」だけなら、そこまでの負担ではありません。現場のマネージャーが本当に頭を抱えているのは、以下の「法と実務の板挟み」です。
拾得物は原則として速やかに（施設占有者の場合、通常は7日以内等の規定あり）警察へ届け出る義務があります。しかし、週末に数百件の忘れ物が発生する施設では、週明けに大量の「拾得物件預り書」や「届出書」を手書き、またはExcelへ転記作成しなければなりません。この「転記作業」だけで、毎週半日がつぶれている現場も少なくありません。
財布やスマホなどの貴重品と、傘や衣類などの一般物では、法律や施設の規定によって保管期間が異なります。これをアナログ台帳で管理すると、「廃棄してはいけないものを廃棄してしまった（横領・器物損壊リスク）」や「警察へ渡すべき期日を過ぎてしまった」というコンプライアンス違反のリスクが常につきまといます。
最新のシステムは、こうした「裏側の事務処理」を劇的に変革します。
システムに登録された拾得物データは、そのまま**「警察提出用のフォーマット（提出書類）」として出力可能**です。多くのシステムが各都道府県警の様式、またはCSVデータ出力に対応しており、これまで数時間かかっていた「清書作業」が、クリックひとつの数秒で完結します。これが「業務時間削減」の最大の根拠です。
「警察への提出期限」や「廃棄可能日」が近づくと、システムが自動的にアラートを出します。担当者はリストに従って処理するだけでよく、法的な判断ミスや、保管スペースを圧迫し続ける「幽霊在庫」を排除できます。
「70%削減」といった数字が独り歩きしがちですが、そのロジックは以下の「業務プロセスの消滅」にあります。
AIチャットボットで一次対応は減りますが、最終確認は人が行うためゼロにはなりません。
画像認識AIにより、特徴（色・形状）の言語化や目視確認の時間が短縮されます。
ここが削減効果の本丸です。
手書きやExcel転記を行っていた時間が、システム出力により「ほぼゼロ」になります。
つまり、届出数が多い大規模施設ほど、この「書類作成コスト」の削減インパクトが大きく、投資対効果が高くなる構造です。
「使いやすさ」だけでなく、以下の実務機能を必ず確認してください。
自施設の管轄する警察署の様式に合わせて帳票が出力できるか。
誰が、いつ、どの忘れ物を「返却」または「廃棄」処理したか。内部不正（ネコババ等）を防ぐための操作ログ機能は必須です。
免許証やクレジットカード画像を扱うため、閲覧権限の制限や、画像への自動マスキング機能があるかが重要です。
忘れ物管理システムの導入は、単なる「検索ツール」の導入ではありません。それは、属人的でミスが許されない「法令対応業務」を、システムという「仕組み」に置き換え、施設運営のリスクを最小化する経営判断です。
スタッフを単純作業から解放し、お客様へのサービス向上という本来の業務に注力させるために。まずは「警察連携機能」の有無を中心に、システムの比較検討を始めることをお勧めします。
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