遺失物管理システムで施設スタッフの悩みを解決！

落とし物・忘れ物の管理にお困りではないですか？

施設内で見つけた落とし物は、遺失物法という法律に沿って管理する必要があります。
遺失者や拾得者の情報を記録したり、警察へ届け出たり、期限内に返却したりしなければなりません。また、遺失者からの問い合わせにも対応する必要があります。

しかし、これらの業務は手間がかかります。登録や検索は紙やエクセルで行っている場合が多く、入力ミスや情報漏洩のリスクがあります。
問い合わせ時には物件の特徴や画像を確認しながら探さなければなりませんが、時間がかかったり見つからなかったりすることもあります。
警察への届出は書類作成やデータ提出が必要で、締め切りも厳守しなければなりません。
処分する場合も売却や廃棄の手続きが必要です。

これらの業務は、スタッフにとって負担となっています。
時間やコストがかかるだけでなく、顧客満足度や施設の信頼も損なう可能性があります。
そこで、遺失物管理システムを導入することで、これらの悩みを解決することができます。

遺失物管理に考えられる手間

遺失者からの問い合わせは、施設の従業員にとっても重要な業務です。迅速かつ丁寧に対応することで、顧客満足度や施設の信頼を高めることができます。
しかし、問い合わせ管理には手間がかかります。以下に、問い合わせ管理に考えられる手間をいくつか挙げます。

物件の検索

問い合わせ時には、物件の特徴や画像を確認しながら探さなければなりません。
しかし、紙やエクセルで管理している場合は、検索が困難で時間がかかります。また、物件の分類や特徴の入力にブレがあると、検索ヒット率が低くなります。

物件の確認

物件を見つけたとしても、遺失者との照合が必要です。
しかし、紙やエクセルで管理している場合は、物件の画像や詳細な情報が不足していることが多く、確認が困難です。また、物件の状態や保管場所も把握しなければなりません。

物件の引渡し

物件を返却する際には、遺失者や拾得者の情報を記録したり、受領書を作成したりしなければなりません。
しかし、紙やエクセルで管理している場合は、入力ミスや情報漏洩のリスクがあります。また、引渡し方法や期限も把握しなければなりません。

これらの手間は、遺失物管理システムを導入することで軽減することができます。

遺失物管理システムで業務効率化

遺失物管理システムとは、クラウドサービスやアプリケーションで遺失物の一括管理ができるシステムのことです。
遺失物管理システムを導入することで、以下のような業務効率化が図れます。

登録

遺失物の分類や特徴をリストから選択するだけで簡単に登録できます。
画像も添付できますし、AIによる画像認識で関連度の高い単語を表示してくれます。入力ミスや情報漏洩のリスクも低減します。

検索

フリーワードで遺失物を検索できます。画像付きで結果を表示しますし、登録時に入力した特徴も合わせて表示します。
検索時間の短縮はもちろん、登録された落とし物が見つからないというケースも減ります。

届出

警察へ提出する遺失物をシステムで検索できます。
提出書や届出データ・電磁的記録媒体提出票もシステムで作成できます。締め切りも通知してくれます。

引渡し

遺失者や拾得者の情報をシステムで記録できます。受領書もシステムで作成できます。
引渡し方法や期限もシステムで把握できるため、引き渡しに関するトラブルの軽減が期待できます。

警察への届出までしっかりサポート

遺失物管理システムでは、登録や検索機能だけでなく、警察への届出業務もしっかりサポートしてくれます。
警察への届出は、遺失物法に基づいて行わなければならない重要な業務ですが、手作業で行うと時間や手間がかかります。
しかし、遺失物管理システムを使えば、以下のように簡単に届出ができます。

届出対象の遺失物をシステムで検索

遺失物管理システムでは、警察に届け出る必要がある遺失物を自動的に抽出してくれます。
品目や価値、発見日などの条件に基づいて、届出対象の遺失物を一覧で表示します。
また、届出期限も通知してくれるため、締め切りを忘れる心配もありません。

提出書やデータをシステムで作成

遺失物管理システムでは、提出書やデータを自動的に作成してくれます。
提出書は、遺失物法に準拠したフォーマットで作成されます。これらの書類やデータは、システムから印刷やダウンロードができます。

届出完了後の管理もシステムで行える

遺失物管理システムでは、届出完了後の管理も行えます。届出した遺失物は、システム上で届出済みと表示されます。
また、返却や処分などの処理もシステムで記録できます。これにより、遺失物の管理状況を常に把握することができます。

以上のように、遺失物管理システムでは、警察への届出業務を効率的かつ正確に行うことができます。これにより、管理人さんは法令遵守の責任を果たすことができるだけでなく、時間やコストも節約することができます。

遺失物管理の効率化のために

施設に届けられる落し物や忘れ物の管理は、スタッフにとって大変な業務です。
登録や検索、警察への届出など、煩雑な作業が多く、時間やコストもかかります。
また、遺失者からの問い合わせにも迅速かつ丁寧に対応しなければなりません。そこでおすすめしたいのが、遺失物管理システムです。

遺失物管理システムとは、クラウドサービスやアプリケーションで遺失物の一括管理ができるシステムのことです。スタッフの業務効率化や法令遵守をサポートするだけでなく、遺失者の満足度や施設の信頼度を高めることができます。

遺失物管理システムは、鉄道会社や商業施設、ホテルなど、さまざまな業界で活用されています。
遺失物管理システムを導入することで、もっと楽に、確実に、効率的に業務を行えるようになるでしょう。