イベントや催しが頻繁に行われる施設では、落とし物の登録作業を担当するイベントスタッフがその都度変わることも珍しくありません。
このような現場では、手書きの用紙に特徴を記入する従来の方法では、「青っぽい財布」「大きめの鍵」といった主観的な表現が記録に残りやすく、人によって書き方にもばらつきが出てしまいがちです。
こうした曖昧な情報しか残っていないと、落とし主からの問い合わせがあった際に照合が難しく、せっかく拾得されていても返却できないまま保管期限を迎えてしまう…というケースも少なくありません。
さらに、記入漏れや読みにくい文字が原因で、誤認やトラブルにつながることもあります。
「見つかっているのに返せない」という状況は、現場にとっても大きなストレスとなり、対応自体を敬遠してしまう要因にもなりかねません。
拾得物の対応を紙の用紙やExcelに頼っていると、どうしても「現場の誰か」が丁寧に入力してくれることを前提とした属人的な運用になりがちです。
特にイベント開催中などの忙しい時間帯には、落とし物の登録作業がつい後回しにされてしまうことも少なくありません。
手書きの記録は、書き間違いや読みづらさ、記入漏れが起こりやすく、情報の一貫性を保つのが難しくなります。
さらに、記入された内容を後から別の担当者がExcelに打ち直す運用では、二重入力の手間がかかるうえ、転記ミスのリスクも避けられません。そのぶん現場の負担も大きくなってしまいます。
施設として拾得物をしっかり管理する責任がある一方で、「どの落とし物が返却済みで、どれがまだ保管中か」といった状況を正確に把握できないケースも珍しくありません。
このような状態では、問い合わせ対応に時間がかかったり、警察への提出書類の作成にも手間取ってしまったりと、業務全体に影響が及ぶ可能性もあります。
落とし物の管理は、ただの雑務のひとつと思われがちですが、実はそうではありません。
「遺失物法」に基づき、施設の占有者や運営者には、落とし物を適切に管理し、持ち主に返すという法的な責任があります。
たとえば、施設が落とし物を保管する場合、基本的には3か月間の保管が義務付けられており、その後に所有権の移転や処分が可能になります。
でも、その3か月間はしっかりと記録を残し、返還に努める必要があります。さらに、保管期間中でも必要に応じて警察署への帳票提出が求められることもあり、法律面での対応も欠かせません。
実際、2024年には東京都内で届け出られた落とし物が約440万件に上り、前年よりも約8％増加しました。
中でも現金の拾得額は約45億円と過去最多を記録。持ち主が分からず、拾得者も受け取りを辞退した約6.6億円は、東京都の歳入として計上されました。これは前年度の約5.9億円を上回っています。
（参考：警視庁令和6年度遺失物取扱状況より）
こうした数字からも、落とし物の件数や金額が増え続けていること、そしてその対応が公共財政にまで影響を与えていることがわかります。
ところが、紙やExcelでの管理にとどまっている施設では、こうした制度的な対応にうまく追いつけていないという課題も浮き彫りになっています。
だからこそ、拾得物管理は単なる効率化の話にとどまらず、「施設としての責任をどう果たすか」が問われるテーマになってきているのです。
拾得物の登録作業で、何よりも大きな課題になるのが「誰がやっても、迷わず、正しく登録できるか」という点です。
現場での属人化を防ぐためには、経験の少ないスタッフでも戸惑わずに使える仕組みが欠かせません。
「AIさくらさん」の落とし物管理システムは、スマートフォンやタブレットで落とし物の写真を撮るだけで、その特徴を自動で補完し、必要な情報を整理してくれる設計になっています。
カテゴリの選択やタグ入力もすべて自動で登録できる機能がついているので、ITに詳しくないスタッフや外国人スタッフでも、直感的に操作できるのが大きなポイントです。
入力情報が定型化されているため、後から落とし物を探すときの検索もスムーズ。
たとえば「青い長財布」と「青っぽい長いサイフ」といったバラバラの表現も、AIが整えて扱ってくれるので、検索漏れや対応ミスが起きにくくなります。結果として、問い合わせ対応や返却の判断もブレなく進められます。
さらに、UI（操作画面）が統一されているので、「誰が」「どんな状況で」操作しても同じ流れで登録できるという安心感も。
これは、現場での運用を長く続けていくうえで、大きな支えになります。
紙の記録や口頭での情報共有では、どうしても主観やばらつきが生じやすく、「現物を見てみないと判断がつかない」といった状況に陥ることがあります。
しかし、AIを活用した登録システムでは、写真と定型入力を組み合わせることで、「誰が登録しても一定の水準で情報が揃う」状態をつくることができます。
その結果、問い合わせへの対応や返却時の判断も、ずっとスムーズかつ正確になります。
この仕組みによって、防災センターや施設担当者が照合や確認、説明にかけていた時間が大きく短縮されるようになりました。
実際に導入した施設からは、「問い合わせ対応の件数が半分になった」「返却率が上がった」といった声も寄せられています。
また、警察に提出するための帳票も、ボタンひとつで出力できるので、これまでのように紙やExcelへの二重入力、資料の手作業作成に追われることもなくなります。
落とし物を「ただ預かる」だけではなく、「ちゃんと返せる」「きちんと説明できる」こと。
それが、施設側の信頼や評価に直結する時代になってきているのです。
どれだけ優れたシステムを導入しても、それが「一部の人しか使いこなせない」状態では、現場での負担は結局変わりません。
慣れている人に業務が集中してしまえば、属人化の問題はむしろ深まってしまうこともあります。
拾得物管理の課題は、単に「いい道具を使えばOK」ではなく、その仕組みがどれだけ現場に根づくかが、成功を分けるポイントです。
そのためには、誰が拾っても、誰が登録しても、同じ手順で迷わず対応できるフローを整えることが何より大切です。
たとえば「AIさくらさん」のような、誰でも簡単に対応できるものが用意されていれば、ITに不慣れなスタッフでも安心して対応できます。結果として、誰かに頼らず、現場全体で使える仕組みがつくられていきます。
さらに、登録から問い合わせ対応、帳票出力や返却記録まで一元的に管理できれば、「登録はこの人」「返却対応はあの人」と業務を分ける必要もなくなります。流れがひとつにまとまることで、チーム全体の動きもスムーズになります。
こうした仕組みがしっかり根づけば、記録や管理の質も安定し、クレームや手戻りも減っていきます。
落とし物を「ちゃんと扱えている」と実感できる体制が、施設の信頼や評価にもつながっていく。
それが、本当に“使える拾得物管理”のあるべき姿です。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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