「すみません、担当者を呼びますね」はもう不要。札幌市事例に学ぶ、総務の負担をゼロにする「AIアバター受付」導入論

1. 課題背景：オフィスの生産性を下げる「取次ぎ」という見えないコスト

多くの企業が導入している「内線電話」や「呼び出しボタン」には、重大な欠陥があります。
それは、来客のたびに「誰かの業務を強制的に中断させる」ことです。

総務や座席が入り口に近い若手社員が、自分の仕事の手を止め、受話器を取り、担当者を探して内線を回す。
この一連の動作で失われる集中力と時間は、組織全体で見れば膨大な損失です。

また、採用難の現在、受付専任スタッフを雇用・維持するのは困難です。「人は雇えないが、タブレットを置くだけでは味気ない」。このジレンマを解消するために選ばれているのが、アバター受付です。

2. 事例分析：札幌市・大通駅の成功が証明する「企業の顔」としての資質

「AIに会社の顔を任せて失礼がないか？」という懸念に対し、最も強力な回答となるのが札幌市大通駅の事例です。

・絶対に止まってはいけないインフラでの実績
札幌市は、不特定多数の観光客や高齢者が利用する案内所を無人化し、AIアバター（さくらさん）に切り替えました。公共機関で採用された事実は、そのまま企業受付における「信頼性」の証明になります。誤動作や不適切な回答が許されない環境で稼働し続けているシステムは、大切なお客様を迎えるオフィスでも安心して利用できます。

・「誰が来たか」をデータで管理する
札幌市の担当者は「導入前は把握できていなかった利用状況が、すべてデータで見えるようになった」と評価しています。これを企業に置き換えると、「来訪記録（ログ）の自動化」を意味します。いつ、誰が、誰に会いに来たかがデジタルデータとして残るため、PマークやISMSなどのセキュリティ監査対応が劇的に楽になります。

3. 比較検証：タブレット受付の「冷たさ」と有人受付の「コスト」を超える

受付システム選びで迷う3つの選択肢について、機能と印象の違いを整理します。

・有人受付（派遣・社員）
最高のおもてなしが可能ですが、月額数十万円以上のコストがかかります。
また、休憩中や急な欠勤時の対応リスクも抱えます。

・一般的なタブレット受付（タッチパネルのみ）
低コストですが、「来訪者が操作に迷う」「無機質で冷たい印象を与える」というデメリットがあります。
操作がわからないお客様を放置することになりかねません。

・アバター受付（さくらさん）
画面上のキャラクターが「いらっしゃいませ」と声をかけ、音声での対話が可能です。
有人受付のような「温かみ」と、システムの「正確さ・低コスト」を両立しています。
さらに、AIで対応しきれない場合のみ、遠隔で人間が対応するハイブリッド運用も可能です。

4. 実践ガイド：アポあり・飛び込み・配送業者をどう捌くか

アバター受付「さくらさん」は、来訪者の属性に合わせて対応を自動で振り分けます。

アポイントがあるお客様 事前に発行されたQRコードをかざすだけで、担当者のPCやスマホに「〇〇様が到着されました」と直接通知が飛びます。総務への取次ぎは発生しません。アバターが「お待ちしておりました、〇〇様」と名前を呼んで挨拶するため、VIPにも好印象を与えます。

配送業者・飛び込み営業 アポイントのない来訪者には、事前に設定したルールで対応します。
「配送の方は宅配ボックスへ」「セールスの方はお名刺入れへ」と自動アナウンスすることで、社員が無駄な対応に時間を割くことを防ぎます。

海外からの来客 多言語対応しているため、英語や中国語でのお客様にもスムーズに対応可能です。
総務スタッフが翻訳機を持って慌てて走る必要はありません。

5. よくある質問（FAQ）

Q1. 導入設定は難しくないですか？
A.札幌市の担当者も「基本的なシステムは構築済みなので負担が少なかった」と述べている通り、パッケージ化されています。内線番号表や会議室データを用意するだけで、短期間での導入が可能です。

Q2. 高齢の来客でも操作できますか？
A.はい。タッチパネル操作だけでなく、音声での対話操作も可能です。「お話ください」とアバターが促すため、直感的に利用いただけます。

記事のまとめ

受付の無人化は、単なるコストカットではありません。それは、社員を「取次ぎ」という雑務から解放し、来訪者には「待たせない」という快適さを提供する、攻めのDXです。札幌市という公共の場で認められた品質なら、貴社のブランドイメージを損なうことなく、スマートな受付を実現できます。ご興味のある方は是非一度ご相談ください。