受付の人件費を年間1,000万円削減？「アバター受付」で実現する総務の業務改革

AI型か、有人型か？アバター受付の「比較」と「費用相場」

一口に「アバター受付」と言っても、大きく2つのタイプがあります。自社の課題に合わせて適切なタイプを選ぶことが、コスト削減の第一歩です。

1. AI完結型（自動応答）

特徴: 来客が話しかけた内容をAIが認識し、担当者の呼び出しや会議室への案内を自動で行います。
費用相場: 月額数万円〜
向いている企業: 来客数が多く、取次業務を完全に自動化したい企業。

2. 有人遠隔型（リモート操作）

特徴: モニター越しに、別室にいるスタッフがアバターを操作して対話します。複数拠点を1人でカバーできます。
費用相場: 月額10万円〜（システム利用料＋オペレーター費など）
向いている企業: 来客へのおもてなしを重視したい企業、セキュリティチェックなど複雑な対応が必要な企業。

3. ハイブリッド型

特徴: 定型質問はAIが返し、複雑な用件のみ有人へ切り替えます。
メリット: 効率と品質のバランスが最も良く、多くの企業で採用されています。

アバター受付が総務の課題を解決する3つの理由

1. 「取次業務」からの解放（AI自動対応）

「〇〇部の佐藤さんをお願いします」といった定型的な取り次ぎは、AIアバターが自動で行います。担当者のスマホやPCに直接通知が飛ぶため、総務スタッフが間に入って内線を取り次ぐ必要がなくなり、コア業務に集中できます。

2. 受付スタッフの「拠点集約」（遠隔操作）

これまで各拠点（本社、支店、工場など）に1名ずつ配置していた受付スタッフを、1箇所に集約できます。 モニター越しに1名のスタッフが複数拠点の来客対応を行うことで、待機時間の無駄をなくし、人件費を最小限に抑えられます。

3. 「おもてなし」の品質維持

無機質な電話機やタブレットのタッチパネルとは異なり、画面上のアバターがお辞儀をしたり笑顔を見せたりすることで、無人化しても「冷たい印象」を与えません。これにより、企業ブランドを損なうことなくコスト削減が可能になります。

【実証データと考察】大手企業の人件費削減事例

実際にアバター受付を導入し、成果を上げている企業の事例と、その成功要因を分析します。

【大和ハウス工業】モデルハウス受付の人件費を3割削減

全国の住宅展示場（モデルハウス）において、アバターによる遠隔接客を導入しました。 これまでは各棟に営業担当が常駐する必要がありましたが、アバター導入により、離れた場所から1名のスタッフが複数のお客様を同時に案内することが可能に。結果として、1日あたりの運営人件費を約3割削減することに成功しています。

【コクヨ】年間約1,000万円のコスト削減効果

オフィス用品大手のコクヨでは、自社オフィスの受付業務に遠隔操作型のアバターシステムを導入しました。 有人受付を廃止し、バックヤードからの遠隔対応に切り替えたことで、受付対応の質を落とすことなく、年間で約1,000万円規模の人件費削減効果を試算しています。

なぜコクヨは成功したのか？
単に「受付をクビにした」わけではありません。成功の鍵は**「待機時間の有効活用」**にあります。 従来の受付嬢は、来客がない時間もカウンターに座っていなければなりませんでした。しかし、遠隔操作型に切り替えたことで、スタッフはバックヤードで総務事務などの別業務を兼務できるようになりました。「受付業務の兼任化」こそが、1,000万円削減のカラクリであり、総務担当者が目指すべきDXの姿です。

【商業施設事例】「案内」をAIに任せ、スタッフは「警備・巡回」へ

オフィスの受付だけでなく、商業施設のインフォメーションカウンターでも変革が起きています。

京都ポルタが実現した「問い合わせ業務」の効率化

JR京都駅直結の商業施設「京都ポルタ」では、インフォメーションに殺到する「トイレはどこ？」「バス乗り場は？」といった定型質問をAIアバター（さくらさん）に任せることで、有人対応の負担を劇的に減らしました。

「人を減らす」だけでなく「配置を変える」

特筆すべきは、カウンターに張り付いていたスタッフを館内の巡回や警備に回した点です。 同じ人件費のまま、施設全体の安全性とサービス品質を向上させることに成功しています。また、夜間などのスタッフ不在時もAIアバターが稼働し続けることで、24時間対応の「無人案内所」としても機能しています。

ただ導入するだけでは失敗する？アバター受付の「落とし穴」

「置いておけば誰かが使うだろう」という考えは危険です。導入に失敗する企業の多くは、以下の2点を見落としています。

1. 高齢者・初見客への配慮不足

画面操作に不慣れな来客が、結局大声で社員を呼んでしまうケースがあります。センサーで人が近づいた瞬間にアバターから「こんにちは、ご用件をお伺いします」と声をかける設定にするなど、能動的なアクションが必要です。

2. 現場スタッフの心理的抵抗

「自分たちの仕事が奪われる」と現場が反発し、活用が進まない事例があります。「受付業務をなくして、より付加価値の高い企画業務に専念してもらうため」という導入目的を、経営層から明確に伝えることが成功の鍵です。

導入までの標準フロー（目安：1ヶ月〜）

1. ヒアリング・現状分析（1週間）

現在の来客数、対応内容、削減したいコストを洗い出します。

2. システム選定・カスタマイズ（2週間）

AI型か有人型かを決定し、アバターのキャラクターや対話シナリオを設定します。

3. 機器設置・テスト運用（1週間）

マイクやカメラの感度、通信環境をテストします。

4. 本稼働

社員への周知を行い、運用を開始します。

まとめ・資料請求

「受付」をコストセンターから変えるために

アバター受付は、単なるコストカットツールではありません。総務スタッフを単純作業から解放し、より付加価値の高い業務へシフトさせるための投資です。

「自社のオフィス規模だといくら削減できる？」 「実際のアバターの挙動を見てみたい」

そのようにお考えの総務・ファシリティ担当者様向けに、導入コストのシミュレーション資料と、実際の操作デモをご用意しました。 下記より無料でダウンロードし、次世代の受付体制をご検討ください。