「日程調整の返信がこない！」そんなビジネスあるあるを一瞬で解決

営業部門のメイン業務の一つ、お打ち合わせのセッティング

新卒で大手広告会社に入社し、営業部門の社員として働く私は、最近大きな悩みがありました。それは打ち合わせの日程や会議室予約などのセッティングが上手く進められない、ということです。

営業だからこそ、クライアントとのやりとりが殆どなのですが、
様々なタイプのお客様対応に追われ、本来進めたい資料作成にも着手できていなかったのです...。

クライアントからの返信が遅すぎる！

その原因となっている理由は明らかです。

それはクライアントと連絡する中で、人によってはレス（返信）がかなり遅いというところにあります。
そのせいで、事前に決めるべき打ち合わせの日程や会議室の仮押さえ、その他プロジェクトで進めるべきタスクを進めることができないのです！

特に打ち合わせについては、本来なら事前に決められている日程に合わせて、お互いに都合が良い日時を見つけることが最終的な目標ですよね。

クライアントからの日程調整メールの返信がない場合、事前に予定を立てられず、ギリギリになって急遽打ち合わせの準備をするということも少なくありません。

調整する側の気持ちもわかってもらいたいものですが、そうもいかず、悩んでいました。

返信が遅い人への対処法はある？

そんな悩みを抱える私に「日程調整のレスが遅いクライアントに対してそんな悩む必要はないよ、対処法があるから」と、営業担当の先輩社員が声を掛けてくれました。

先輩社員が教えてくれた対処法は以下です。

・スケジュールの空き時間を事前に確認して、アポイントを設定する
・スケジュールの空き時間を確認後、自動的に返信をする
・リマインドを送ってアポイント調整を促す

確かに、事前にやるべきことが明確になりました。
でも全部自分でやるとなるとやっぱり大変だな...しかも自動化ってどうすれば良いの？

そう思って私はいつの間にか渋い顔をしていたのか、
「何かやり方迷ってるでしょ（笑）実はめっちゃ便利なツールがあるんだよ。」と教えてくれたのがAIさくらさんの日程調整ツールでした。

アポイントが自動で簡単に決まる

そう言われて使い始めたAIさくらさんの日程調整ツールなんですが、正直期待はしていませんでした。
どうせ自分でも色々設定・返信して、となるとまた同じように時間がかかるんだろうと思いながら、利用をスタートしました。

ですが、利用し始めるとびっくり、AIが全て自動で予定を調整してくれたんです！
日程調整の返信がこないクライアントのことなんて気にする間も無く、空いた日程を確認して自動登録・クライアントへの返信まで行ってくれるなんて、夢のようなツールです。

日程調整でクライアントに振り回されるのはもう終わり

このツールに出会ったおかげで、仕事の進め方が180°変わりました。

今まで時間が取れなかった提案資料作成に集中でき、その資料を使って、ついこの間に行ったプレゼンは大成功でした！
このツールがなければ余裕を持って仕事を進められなかったと思います。

これは同じ悩みを持つ他の社員にも活用して欲しいのでどんどん勧めていこうと思います。