社内ナレッジの管理・活用は、「人手」から「AIによる自動整理・共有」へとシフトしています。ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、マニュアルや過去のQ&AをもとにFAQや回答データを自動生成し、24時間応答可能な社内チャットボットを構築可能です。ただし、導入にはセキュリティや誤情報などの課題もあるため、「正しい目的・正しい設計」が成功のカギとなります。
・ChatGPTによるナレッジ自動生成の方法と手順
・社内FAQ・集合知の構築で問い合わせ対応を効率化する方法
・導入前に知るべき「禁止事例」と「5つのリスク」
・ヘルプデスク・人事・製造業・自治体など業種別の活用例
・成果につながる導入ステップとチェックリスト
ChatGPTのナレッジ自動生成とは、社内に散在する情報（例：手順書・Q&A・問い合わせ履歴）を学習させ、自動で回答文やFAQを生成する仕組みです。
1. 社内文書・Q&A・過去の問い合わせログなどを収集
2. 情報をカテゴリごとに整理（人事・総務・システム等）
3. ChatGPTに学習させ、自動で文章・FAQを生成
4. 出力された内容をチェックし、社内チャットボットへ反映
社内の「よくある質問」をAIが自動抽出し、社員が必要な情報にすぐアクセスできるようにすることで、人力対応の工数を劇的に削減できます。
・休暇申請／経費精算などの定型質問に自動回答
・過去の質問履歴から新たなFAQを提案
・担当者が不在でもチャットで24時間応答
・社内問い合わせ対応時間を平均60％以上削減
・ナレッジ共有スピードが2倍に
・チャット形式で“探す”ではなく“聞ける”環境を実現
1. 誤情報リスク：ChatGPTは間違うこともある
2. 情報漏洩：入力内容がクラウドで学習される恐れ
3. ルール未整備：ガイドラインなしで誤使用が多発
4. 活用目的が曖昧：誰が何のために使うかが不明確
5. 社員教育不足：AIを“使いこなせる”状態を作る必要
ChatGPTを禁止・制限している企業や自治体では、以下の理由が多く挙げられています。
・情報漏洩のリスク（例：金融業界・医療機関）
・誤情報による業務混乱（例：教育現場）
・責任の所在が不明確なまま導入
→ 対策として「社内専用環境での運用」や「ナレッジベースとの連携」「入力フィルタリング」などが重要です。
・マニュアル・作業手順の自動化、チャット形式で社内共有
・技術者からの問い合わせ対応を24時間無人化
→ 導入後、ナレッジ活用頻度が2.3倍に増加
・ゴミ出し、手続き案内、施設案内を24時間チャット対応
・高齢者や外国人にも“わかりやすく伝える”ことができる
→ 問い合わせ件数は増加、電話対応は40%以上削減
・勤怠／休暇申請、福利厚生、社内制度の質問に自動応答
・社内ポータルと連携し、必要資料へ案内も自動化
→ 月間対応時間が70時間削減、社員満足度も上昇
1. 目的の明確化（問い合わせ削減、ナレッジ共有など）
2. AI学習用データの整備（FAQ、マニュアルなど）
3. セキュリティ体制とガイドラインの策定
4.小規模PoCで運用テスト
5. 社内教育＋改善サイクルの構築
A. 安全に活用するためには、社内専用環境や入力制限、ガイドラインの整備が必要です。クラウド利用には情報漏洩対策を行いましょう。
A. ベースとなるデータの質が非常に重要です。FAQや正確なマニュアルを基にすれば、高精度な回答が期待できます。
A. ノーコードで設定可能なAIチャットボットも増えています。現場主導でも十分に導入・運用が可能です。
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIソリューション部（ナレッジ共有・AIチャットボット導入支援の実績多数）
監修：AIさくらさん開発チーム（25年以上のAI導入・Web最適化実績）
提供ツール：社内問い合わせさくらさん（https://www.tifana.ai/products/aichatbot）
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