【業務効率化の鍵】AIチャットボットでFAQテンプレートを作ろう！

更新日：

2023-10-20

公開日：

2023-03-27

社内問い合わせは企業の業務において欠かせないものですが、同じ質問に対して何度も回答することは、時間やリソースを浪費してしまいます。そこで、AIチャットボットを利用したFAQのテンプレートの作成方法について解説します。

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社内問い合わせAIチャットボットとは

社内問い合わせAIチャットボットとは、企業内での問い合わせに対応するために導入される人工知能技術です。従来の問い合わせ対応では、担当者が個別に回答をする必要がありましたが、AIチャットボットを導入することで自動応答が可能となり、回答時間の短縮や人件費の削減、問い合わせ数の増加への対応などのメリットがあります。
また、導入に際しては、企業内のデータを活用して、チャットボットの学習に必要なデータセットを整備することが必要です。

FAQを使用したAIチャットボットの導入メリットとは

FAQシステムとは、よくある質問（FAQ）を集約して、自動応答で回答するシステムのことです。AIチャットボットを利用したFAQシステムは、人手不足の対策や24時間対応が必要な場合に特に有効です。また、以下のようなメリットがあります。

1.コスト削減

FAQに対する回答を人員が担当する場合、時間と人件費がかかります。一方、AIチャットボットによる自動応答であれば、コストを抑えて運用できます。

2.迅速な対応

顧客からの問い合わせに対して、AIチャットボットはすぐに返答できます。これにより、問い合わせに対する返答時間を短縮することができます。

3.効率的な情報提供

AIチャットボットは、顧客が求める情報を瞬時に提供できます。また、顧客の問題解決に役立つ情報を適切に提供することで、顧客満足度を向上させることができます。

4.利用者数の把握

AIチャットボットによるFAQシステムは、利用者数やよくある質問の頻度などの情報を収集することができます。これらの情報を活用することで、より適切なFAQを提供することができます。

以上のように、AIチャットボットを活用したFAQシステムには、コスト削減や迅速な対応など多くのメリットがあります。顧客サポートにおいて効果的な対応を行いたい場合には、AIチャットボットによるFAQシステムの導入がおすすめです。

FAQのテンプレート作成手順

社内問い合わせAIチャットボットによる自動応答には、FAQのテンプレートが必要です。ここでは、FAQテンプレートを作成するための手順について解説します。

マニュアルや過去の問い合わせログの収集

まず、企業内のマニュアルや過去の問い合わせログから、よく問い合わせされる内容を抽出します。問い合わせログには、問い合わせ内容や回答内容が記載されているため、それを分析することでFAQテンプレートに必要な情報を抽出することができます。

FAQのカテゴリ分け

次に、抽出された問い合わせ内容を分類し、FAQのカテゴリ分けを行います。カテゴリ分けでは、問い合わせ内容や業務の種類に合わせて、適切な分類方法を選択します。

テンプレートの作成

最後に、抽出した問い合わせ内容を基に、FAQテンプレートを作成します。テンプレートには、よく問い合わせされる内容と回答を記載します。回答は、わかりやすい言葉で説明することが重要です。また、図や画像などを用いることで、より分かりやすい回答を提供することができます。
FAQテンプレートは、適宜更新することで精度向上を図ることができます。FAQテンプレートの精度向上には、実際の問い合わせとのマッチング精度の改善が必要です。
直近は生成AIを活用して、マニュアルデータをアップロードするだけでFAQを自動生成する機能も活用されています。
FAQ自動生成の機能詳細についてはこちらの記事をご確認ください。

テンプレートの改善

FAQテンプレートは、適宜更新することで精度向上を図ることができます。

テンプレートの精度向上方法

FAQテンプレートの精度向上には、以下の手法があります。
・よくある質問の更新
企業内のシステムや業務の変更に応じて、よくある質問を更新し、最新の情報を提供することが重要です。
・FAQの検索ワードの精度向上
FAQの検索ワードをより正確に設定することで、ユーザーが必要な情報をより迅速に取得できるようになります。
・テンプレートの視覚的な改善
テンプレートの見やすさや分かりやすさを向上させることで、ユーザーが迷わずに必要な情報を取得できるようになります。

実際の問い合わせとのマッチング精度の改善

FAQテンプレートの精度向上には、実際の問い合わせとのマッチング精度の改善が必要です。マッチング精度の改善には、以下の手法があります。

・問い合わせログの解析
過去の問い合わせログを解析し、実際の問い合わせ内容に応じてFAQテンプレートを改善します。また、新たに問い合わせがあった場合には、その内容を分析し、FAQテンプレートに反映させることが必要です。
・ユーザーの声に耳を傾ける
FAQテンプレートに不備がある場合には、ユーザーからのフィードバックを収集し、改善点を反映させることが重要です。また、よく問い合わせされる内容をモニタリングすることで、FAQテンプレートの改善点を洗い出すことができます。
FAQテンプレートの改善は、社内問い合わせAIチャットボットを運用する上で欠かせない作業です。精度向上に取り組むことで、ユーザー満足度の向上や、問い合わせ対応時間の短縮に繋がります。

テンプレートを利用して業務をスムーズに！

FAQテンプレートを作成したら、それを利用する方法がいくつかあります。
まず、AIチャットボットを使用して、自動回答機能を提供することができます。また、FAQページを作成し、社員が必要な情報を検索できるようにすることができます。
さらに、社内トレーニングにおいて、FAQテンプレートを使用してトレーニングコースの内容を補完することもできます。
これらの方法により、社内の問い合わせに対する回答時間を短縮し、業務効率化を図ることができます。
テンプレートの作成手順や改善方法、利用方法を把握し、スムーズな業務遂行に取り組んでみましょう。