DXを進めていくために、どのようなことをすれば良いのか。具体的な手順を以下に紹介します。
DX推進の第一歩は現状の課題を洗い出すことです。社内の業務プロセスにおいて遅延や手作業の多さ、データの非統一性などがある場合、それらの課題を明確にして、DXによる解決策を考えます。この段階で、関係者の意見を積極的に取り入れることが大切です。
DXに取り組むためには、具体的な目標を設定し、達成するための方針を策定することが必要です。たとえば、生産性の向上、コスト削減、サービスの質の向上などが目的となる場合があります。目標を達成するために必要なプロセスや手順、人員配置などを明確にし、組織全体が一丸となって目標達成に向けて取り組むことが重要です。。
DXを推進するための組織体制を整備することが必要です。具体的には、プロジェクトリーダーやメンバー、スポンサー、ベンダーなどの役割や責任を明確にし、誰が何を担当するのかを定めます。また、関連部署やチームとの連携や情報共有を図るためのコミュニケーションチャネルを設定し、円滑なプロジェクト推進を行います。
目標達成のために必要なツールを選定します。DXに取り組む場合、業務プロセスの自動化やデータ分析、コミュニケーションツールなど、様々なツールがあります。ツール選定の際には、目的や業務プロセスに適したツールを選び、社員のスキルや業務環境に配慮した導入を行います。
ツールを選定したら、現在の業務フローを把握し、デジタル化する必要があります。業務フローを可視化し、改善点を洗い出し、自動化できる部分は自動化するなど、DXを活用して業務プロセスを効率化します。
DXを推進する上で最後になるのが、目的の達成度合いを測定することです。目的に対する効果が出ているか、KPIに対する達成度はどうかなどを定期的に測定し、改善点を洗い出し、さらなる改善につなげます。DXの効果測定は、長期的に持続可能なDX推進にとって重要な要素となります。
主に以下のような、手動で行っている業務や接客に関する業務において、デジタル化することが可能です。
・紙ベースの手作業業務
・手動入力やデータ集計が必要な業務
・複数のシステムをまたがって行われる業務
・ファイル共有やコミュニケーションが必要な業務
・顧客対応や営業活動に関連する業務
請求書は、紙ベースで作成・発送されることが多く、手間やヒューマンエラーが発生しやすい業務です。DX化によって、自動請求書発行システムを導入することで、請求書の作成や発送を自動化できます。
帳票は、多種多様な書式が存在するため、手動で作成・印刷すると時間や手間がかかります。DX化によって、帳票作成システムを導入することで、自動化や書式統一が可能となります。
在庫管理や出荷手配は、膨大なデータ量を扱い、緻密な管理が必要となる業務です。DX化によって、在庫管理システムや出荷自動化システムを導入することで、正確かつ迅速な管理・手配が可能となります。
購買申請や経費精算は、手動での書類作成や集計が必要となるため、時間や手間がかかる業務です。DX化によって、電子申請・経費精算システムを導入することで、自動化や効率化が可能となります。
顧客情報の管理や問い合わせ対応は、多岐にわたるため、手作業での管理や対応に限界があります。DX化によって、顧客情報管理システムや自動応答システムを導入することで、正確で迅速な対応が可能となります。
営業活動において、スケジュール管理や報告書作成は欠かせない業務です。手動での管理や作成には限界があり、DX化によって、スケジュール管理システムや報告書自動作成システムを導入することで、業務効率化が図れます。
DX推進ができるツールは主に以下があります。
業務プロセスを自動化し、人間の手作業を減らすことができます。業務の生産性向上につながります。
膨大なデータを自動的に分析し、意思決定に必要な情報を提供することができます。ビジネス戦略の策定に役立ちます。
データをクラウド上に保存することで、場所を問わず安全かつ容易にデータを共有することができます。
人工知能を活用し、自動応答や問い合わせ対応を行うことができます。顧客満足度の向上を図ることができます。
DX推進を行うためには、まず社内課題を把握し、目標を明確化し、組織体制を整え、ツールを選定し、業務をデジタル化し、最後に効果を測定する必要があります。このプロセスにおいて、ビジネスプロセス自動化やデータ分析、クラウドストレージ、AIチャットボットなどのツールが有効に活用できます。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
