受付システムとは、来客応対や担当者への通知などの受付業務を自動化・無人化するシステムです。
タブレットや専用端末をオフィスの入口に設置することで、受付スタッフや取次担当者の手間を省き、業務効率化やコスト削減につながります
参考記事：無人受付システムの基礎知識！定義・機能・仕組みを解説
受付システムを導入することで、人件費の削減や業務効率化など、様々な課題を解決することができます。
受付担当者を減らし、余計な人件費をかけないことができます。また、受付システムにタブレットなどを使用することで、カラーリングや背景画像を自由に設定することが可能となり、企業にあわせた最新システムでイメージアップを図ることもできます。
参考記事：【徹底解説】無人受付システムのメリット5選！導入で得られる効果とは？
受付システムを導入する際には、業務をしっかりと洗い出して自社に必要な機能を明確にすることが重要です。
また、導入後のステップや注意点は以下を把握しておくことが大切です。
受付システムを導入する前に、まずは自社の業務プロセスを徹底的に洗い出し、どのような機能が必要なのかを明確にすることが必要です。各部門やチームのニーズを把握し、受付システムがどのような機能を提供すべきかを明確にしましょう。
受付システムを正しく運用するためには、必要な機器を準備することが必要です。
受付端末やディスプレイ、プリンターなど、業務に適した機器を選定し、適切に設置してください。
受付システムを利用するユーザーの多様なニーズに対応するために、適切な言語設定や画面デザインを行うことが重要です。
利用者が使いやすいインターフェースを提供するために、ユーザビリティを考慮した設計を行いましょう。
受付システムを適切に機能させるためには、必要な情報を適切に登録する必要があります。
受付に関連する情報や予約情報などをシステムに正確に登録し、データの一貫性と正確性を確保してください。
受付システムを設置する場所を慎重に選定することも重要です。
利用者のアクセスしやすさや業務フローの効率性を考慮し、受付システムが最も適した場所に設置してください。
導入後、受付システムの基本操作を確認しましょう。
システムの利用方法や機能の操作手順を従業員にトレーニングすることで、円滑な運用を実現できます。必要に応じてトレーニングセッションやマニュアルの提供も検討してください。
参考記事：【完全ガイド】無人受付システムの選び方！導入前にチェックすべきポイント
受付システムの導入事例については、以下のようなものがあります 。
1．医療機関での受付業務自動化
2．企業内での来客対応業務自動化
3．商業施設での来店者管理自動化
参考記事：無人受付システム導入で未来を変える！導入事例から見る最新トレンド
受付システムは、来客応対や担当者への通知などの受付業務を自動化・無人化するシステムです。タブレットや専用端末をオフィスの入口に設置することで、受付スタッフや取次担当者の手間を省き、業務効率化やコスト削減につながります。導入時には、業務をしっかりと洗い出して自社に必要な機能を明確にし、導入後のステップや注意点も把握しておくことが大切です。
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