受付システムを導入すれば、受付に専任のスタッフを置くコストが不要になります。また、受付業務の工数を削減し、業務の効率化につなげることができます。
受付システムを導入すれば、お客様に自ら予約や順番待ちをしてもらうことができます。これにより、待ち時間に受付の近くで待っている必要がないので、好きな場所で待つことができ、行列や無駄な待ち時間を解消できます。また、呼び出し番号ディスプレイやスマホアプリなどを利用して、お客様にスムーズにご案内できます。
受付システムを導入すれば、お客様の予約や来館履歴などのデータを収集・分析することができます。これにより、お客様の嗜好やニーズを把握し、マーケティングやサービスの改善に活用できます。
受付システムを導入すると多くのメリットがあります。しかし、受付システムには様々な種類や機能があり、どのような受付システムが自分の会社に合っているかは、業態や規模、予算などによって異なります。
受付システムは、タブレット型、専用端末型、AI搭載型の3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴とメリットを解説します。
低コストで標準的な機能があればよい場合におすすめです。タブレットに専用アプリをインストールし、来訪者に操作してもらうだけで、受付や呼び出しができます。導入事例としては、飲食店や美容院などの小規模店舗が多く利用しています。
高品質でセキュリティやデザインにこだわりたい場合におすすめです。専用のハードウェアとソフトウェアを組み合わせて、来訪者の顔写真や名刺情報などを取得し、受付や呼び出しを行います。導入事例としては、大手企業や官公庁などの大規模オフィスが多く利用しています。
人工知能（AI）を活用して、来訪者と会話したり、顔認証したりすることができます。受付や呼び出しはもちろん、来訪者の感情や要望を分析したり、オフィスの案内やFAQの回答をしたりすることができます。導入事例としては、IT企業や金融機関などの先進的なオフィスが多く利用しています。
受付システムの価格は、タイプや機能によって大きく異なります。タブレット型は月額数千円から利用できるものが多く、専用端末型は数十万円から数百万円かかるものが多くあります。AI搭載型はまだ新しい技術なので、価格は公開されていないものが多いです。
受付システムの機能は、来訪者の登録や呼び出し以外にも、予約管理や顧客管理などがあります。自分の店で必要な機能は何かを明確にし、それに応じた受付システムを選ぶことが大切です。
受付システムはお客様の第一印象を左右するものです。自分の店の雰囲気に合ったデザインの受付システムを選ぶことが重要です 。タブレット型はカラーやサイズなどを自由に選べるものが多く、専用端末型は高級感やセキュリティ感を演出できるものが多くあります 。AI搭載型は人間に近い外見や動きを持つものが多く、来訪者とのコミュニケーションを楽しませることができます。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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