AIで変わる稟議と決裁：初心者でもわかる業務効率化の秘訣

稟議・決裁は「AI活用」で“止まらない業務”へと進化する

従来の稟議業務は、属人的・非効率であり、業務スピードを大きく阻害してきました。AIを導入することで、業務の停滞を解消し、承認・決裁のスピードと透明性を飛躍的に向上させることが可能になります。

稟議とは？なぜ「止まる」のか？

稟議とは、企画や提案を実行に移すために、上司や関係部署の承認を得るためのプロセスです。「この施策を実行しても良いか？」という意思表示と、そのための情報共有が目的です。

ところが多くの企業では、このプロセスが次のような課題を抱えています。

・書類が紙ベースで管理されている
・承認者が不在になると進行がストップ
・どの段階で止まっているか、申請者が把握できない

結果として、「誰も悪くないのに止まってしまう」状態に。これを解消するには、プロセス自体を可視化・自動化する必要があります。

稟議と決裁の違いとは？「報告」と「判断」を分けて考える

稟議と決裁は同じ文脈で語られがちですが、役割は異なります。

・稟議＝意思表示・提案の説明
・決裁＝最終的な承認・実行許可

稟議では、なぜそれをしたいのか、どう実行するのかを関係者に説明し、情報共有と意見収集を行います。
一方、決裁では、その提案を実行するか否かの最終判断が下されます。

この違いを明確に認識することで、稟議書の構成や承認者の選定がよりスムーズになります。

稟議書の正しい書き方と、押さえるべき4つのポイント

「稟議書、通りませんでした…」
そんな失敗を防ぐには、構成と説得力が非常に重要です。以下の4点を意識して作成しましょう。

1.目的と背景を明確に

・何のための提案か？
・なぜ今やる必要があるのか？
→ ここを曖昧にすると「急ぎじゃない」と判断されて後回しにされがちです。

2.提案内容は具体的に

・実施内容、スケジュール、予算、体制
・数字や図表を使って視覚的に伝える
→ 情報を整理することで、相手に「判断材料がそろっている」と思わせることができます。

3.リスクと対策を事前に提示

・想定される課題とその解決策を記載
→ リスクを隠すのではなく、対策を提示することで「信頼感」を獲得できます。

4.承認フローと関係者の役割を明記

・誰がどの段階で承認するのか
・最終決裁者は誰か
→ 押印・確認漏れを防ぐため、プロセスを明文化しておきましょう。

AIで稟議決裁の悩みをゼロに

今、注目を集めているのがAI搭載型の稟議決裁システムです。その中でも「AIさくらさん」は、企業規模を問わず多くの導入実績を持つ人気サービス。

【AIさくらさん】でできること

・稟議の進行状況をリアルタイムで可視化
・承認者不在でも「代理承認」機能で止まらない
・AIによる申請内容の自動チェック・補完
・スマホ・タブレットからの申請にも対応
・承認ルートのテンプレート化で作業効率UP

実際に導入した企業では、「処理時間が72時間から6時間に短縮」「稟議書の不備による差し戻しが80％減少」といった効果も報告されています。

よくある質問（FAQ）

Q1：稟議と決裁の違いを簡単に教えてください
A：稟議は提案・報告を行うプロセス、決裁はその提案に対して最終判断を下すプロセスです。

Q2：AIを使うメリットは？
A：申請者・承認者ともに手間が減り、承認の遅延や漏れがなくなります。また進捗が可視化されるため、どこで止まっているかが一目で分かります。

Q3：中小企業でも導入できますか？
A：はい。クラウド型のサービスであれば、初期費用を抑えながらスタートできます。3〜5名程度の小規模チームでも効果を発揮しています。


執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん