稟議決裁のペーパーレス化とは、企業が従来の紙ベースで行っていた稟議書類の作成・承認・管理を、電子的に行うことを指します。
従来、稟議書類は紙媒体で作成され、承認者のサインをもらった後、管理するという流れでした。
しかし、ペーパーレス化により、稟議書類を電子的に作成・承認・管理することで、作業の効率化や環境負荷の軽減が期待されるようになったのです。
テレワークの需要も増えてきており、一層「ペーパーレス化」が進んできています。
この記事ではワークフローシステムを導入するにあたってのメリットをご紹介していきます。
デジタルにすることで、PCやスマホなど媒体があれば、場所や時間を選ばず稟議を回すことができます。
わざわざ稟議の判子を押すためだけに出社する…なんてことがなくなるのです。
従来のやり方や見た目から大幅変更になるのが不安…という方でも大丈夫！
慣れている紙の書類と同じ画面にすることが可能なので、抵抗なくデジタルに移行できます。
また入力箇所も分かりやすく表示されるので、紙で作成するより時間をかけずに稟議を作ることができます。
デジタルで管理する稟議は、ヒューマンエラーによる稟議書の紛失のリスクが大幅に減少します。
データを削除する前に確認でワンクッション挟むためすぐに削除されず、バックアップも取ることができるので、安心して稟議を回すことができます。
紙の稟議の場合、添付資料などで分厚い書類を保管しておくのはかなりの労力がかかる上に場所も取られてしまいます。
以前作成した稟議を探すのも一苦労。考えただけでも億劫になってしまいますよね。
デジタルで管理する場合、サーバー上に稟議書があるため検索するとすぐに表示させることができます。
探し出すことにも保管することにも、適しておりストレスなく稟議書を管理することができます。
紙の稟議は作成するだけでたくさんの時間を要します。
作成するだけでなく承認者から確認も時間がかかるため、何度も進捗確認を行う必要があります。
進捗状況を確認しに足を運んだのに、承認者が出張でいなかった…という経験はありませんか？
デジタルの場合は、稟議を提出すると、進捗が表示されるのでどこで止まっているのかが一目瞭然です。
必要に応じてチャットやビデオ通話を行うことも可能なため、わざわざ承認者の席に訪れなくても自席にいながら簡単に稟議を行うことができます
このように、稟議決裁は紙ではなくデジタルで行うことがおすすめです。
記載したメリットを全て叶えてくれる稟議決裁システムは、「稟議決裁さくらさん」。
「稟議決裁さくらさん」では、会社ごとに紙と同じ見た目の画面にカスタマイズできるので、デジタルに慣れていない人でも安心。
今まで稟議決裁に掛けていた時間を大幅に削減します。
他にもいろんな種類の稟議決裁システムがあるので、稟議決裁システムの導入を検討している方は、ぜひ様々チェックしてみてください。
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