複雑な承認ルートも定着！稟議システム見直しの成功事例とペーパーレス化の真価

システム更新の壁は「複雑化した組織構造」と「画一的な仕様」

多くの企業がペーパーレス化に踏み切る際、最大の壁となるのが「現状の業務フローとシステム仕様の乖離」です。
今回取材した企業の事例でも、当初のきっかけは「以前使っていたシステムのライセンス期限切れ」という一般的なものでした。

しかし、いざ次の選択肢を探し始めると、組織特有の深い課題に直面することになります。

合併・グループ化による「ルールの不統一」

インタビューの中で特に印象的だったのは、「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていた」という実情です。

企業規模が拡大したり組織改編があったりすると、承認ルートはごちゃごちゃして整理がつかない状態になりがちです。
この状態で一般的なパッケージ型システムを導入しようとすると、「どの会社も同じ形に統一するのが難しい」という現実に突き当たります。
現場担当者としては、「システムに合わせて業務を変えてくれ」とは言いにくいもの。

結果として、多くのDX担当者が自社にちょうどいいシステムが見つからないと頭を抱えることになります。

失敗しないシステム選定 ― 「安さ」より「カスタマイズの柔軟性」

では、複雑なフローを持つ企業はどのような基準でシステムを選ぶべきでしょうか。
結論から言えば、機能の多さや表面的な安さではなく、「自社の事情にどこまで寄り添ってくれるか」というパートナーシップの姿勢です。

【比較】パッケージ型 vs 柔軟なカスタマイズ型

以下は、インタビューの実体験に基づき、一般的なシステムと今回の選定システムを比較したものです。

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比較項目：導入のアプローチ
一般的なパッケージ型：業務をシステム標準機能に合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：現状の複雑な業務フローに合わせてシステムを調整

比較項目：複雑なフロー対応
一般的なパッケージ型：対応不可、または高額な追加改修費が発生
柔軟なカスタマイズ型：企業ごとの独自ルールや文化に柔軟に対応

比較項目：ベンダーの姿勢
一般的なパッケージ型：「仕様ですので」と断られることが多い
柔軟なカスタマイズ型：「価格に対して柔軟にカスタマイズ相談」が可能

比較項目：運用後の変更
一般的なパッケージ型：変更依頼から実装まで時間がかかる
柔軟なカスタマイズ型：相談しながら現場に合わせて「育てていく」ことが可能
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決め手は「当社の事情への寄り添い」

今回の事例で採用されたのは、ティファナ・ドットコムが提供する「稟議決裁さくらさん」でした。

選定の決定打となったのは、「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じた」点です。
5〜8社を比較した中で、単に「機能があるか」だけでなく、「こちらの複雑な事情を理解し、伴走してくれるか」という視点が、最終的な成功を左右しました。

導入後の変化 ― 「苦労した調整」が「直感的な操作」を生む

システム導入は「入れて終わり」ではありません。
むしろ、導入時の「生みの苦しみ」をどう乗り越えるかが、その後の定着率を決めます。

導入時のリアルな苦労と、その先にある効果

インタビューでは、「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」と、正直な振り返りが語られています。
しかし、このフェーズで安易に妥協せず、ベンダーと膝を突き合わせて仕様を詰め切ったことが、結果として大きな成果を生みました。

・自社の業務に完全にフィット：自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができた
・スムーズな運用：今ではスムーズに運用できている

マニュアル不要の「ユーザーフレンドリー」なUI

現場の「使いやすさ」に関しては、以下のような具体的な成果が挙がっています。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」

多機能すぎるシステムは、かえって現場の混乱を招きます。
今回のように、UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる状態を作り出せたのは、導入時に「現場の事情」を徹底的にシステムへ落とし込んだ成果と言えるでしょう。

よくある質問

導入検討者が気になるポイントを、今回の事例に基づいて回答します。

Q1：独自の複雑な承認ルートがありますが、システム化できますか？

A：はい、可能です。
　　ただし、一般的なパッケージ製品（SaaSの固定プランなど）では対応しきれないケースが多いため、本記事の事例のように「カスタマイズ前提」で相談に乗ってくれるベンダーを選ぶことが重要です。

Q2：導入時の担当者の負担は大きいですか？

A：正直なところ、既存の複雑な業務をシステムに落とし込むための「要件定義」や「調整」には労力がかかります。
　　事例でも「本当に苦労した」とありますが、この工程を丁寧に踏むことで、導入後の問い合わせ対応やトラブルが激減し、結果として運用が非常に楽になります。

まとめ

稟議システムの入れ替えは、単なるペーパーレス化ではありません。
それは、合併やグループ連携によって複雑化した組織の血管（承認フロー）を、現代に合わせて整え直す手術のようなものです。

「今のシステムが自社の特殊なルールに合っていない」、「現場が使いこなせず、結局アナログな調整が発生している」とお悩みの方は、今回紹介した事例のように、自社の文化に合わせてシステムを育ててくれるパートナー企業を探してみてはいかがでしょうか。

柔軟なカスタマイズと現場に寄り添うサポートが特徴の「稟議決裁さくらさん」なら、貴社の複雑な課題も解決できるかもしれません。
まずは現状の「困りごと」が解決できるか詳細を確認するところから始めてみてください。

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