紙の稟議書はもう古い？ペーパーレス化によるメリットについて解説！

稟議のペーパーレス化とは？その意義とメリット

稟議決裁のペーパーレス化とは、企業が従来の紙ベースで行っていた稟議書類の作成・承認・管理を、デジタル化して電子的に処理するプロセスのことを指します。

従来、稟議書類は紙で作成され、承認者のサインを得た後、保管されるという流れが一般的でした。しかし、ペーパーレス化により、稟議書類はデジタルデータとして作成・承認・管理されるようになり、これによって業務の効率化や環境負荷の軽減が期待されるようになりました。

特に、テレワークが普及する中で、ペーパーレス化の重要性はさらに高まっています。この記事では、ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについて詳しく紹介します。

申請・承認がいつでもどこでも可能に

デジタル化による最大の利点の一つは、PCやスマートフォンなどのデバイスがあれば、時間や場所にとらわれずに稟議の申請や承認が可能になることです。これにより、「ハンコを押すためだけに出社する」という非効率な作業が不要になります。

親しみやすいインターフェースでスムーズな移行

「紙からの大幅な変更に抵抗がある」という心配も不要です。多くのデジタル稟議システムは、紙の書類と同じ見た目を再現できるため、従来のやり方に慣れている方でも、抵抗なくデジタルに移行することができます。入力箇所も分かりやすく表示され、紙での作業よりも短時間で稟議を作成できる点も大きなメリットです。

紛失リスクの大幅な軽減

デジタル管理による稟議書類は、ヒューマンエラーによる紛失リスクが大幅に減少します。データ削除の前には確認プロセスがあり、さらにバックアップも簡単に取れるため、安心して稟議業務を進めることができます。

稟議書の保管・管理が簡単に

紙の稟議書類は、保管場所を取るだけでなく、過去の書類を探すのも一苦労です。しかし、デジタル管理なら、サーバー上に保存された稟議書類を検索すれば、すぐに表示されます。これにより、保管や検索が簡単で、ストレスフリーな管理が可能となります。

稟議処理にかかる時間を大幅に削減

紙ベースの稟議書は、作成や承認プロセスに多くの時間を要し、進捗状況の確認に苦労することも少なくありません。しかし、デジタル稟議システムでは、進捗状況がリアルタイムで表示されるため、どこで止まっているのかが一目で分かります。チャットやビデオ通話でのやり取りも可能なので、承認者の席に足を運ばなくても、効率的に稟議業務を進めることができます。

おすすめの稟議決裁システム「稟議決裁さくらさん」

このように、稟議決裁はデジタルで行うことが推奨されます。特に、「稟議決裁さくらさん」は、会社ごとにカスタマイズ可能で、紙の見た目を再現できるインターフェースが特徴です。これにより、デジタルに不慣れな方でも安心して利用できます。稟議業務にかかる時間を大幅に削減し、業務の効率化を実現します。

他にも、多種多様な稟議決裁システムが存在します。稟議決裁システムの導入を検討している方は、ぜひさまざまな選択肢を比較検討してみてください。