管理部の業務はAIでここまで効率化できる！〜稟議・情報共有・プロセス改善のすべて〜

管理部を悩ませる“無意識の非効率”とは？

管理部門の仕事は、会社全体の業務を裏側から支える極めて重要なポジションです。
にもかかわらず、その多くが属人的で手間がかかる業務に追われているのが現状です。

たとえば、稟議ひとつ通すにも、「誰が承認するのか分からない」「回付ルートが毎回異なる」「承認者が出張中で止まる」といった問題が頻発します。
また、社内文書の作成や情報共有も、メールやExcelファイルが乱立し、「最新版がどれか分からない」「関係者全員に伝わっていない」などのトラブルも後を絶ちません。

さらに、定型作業の繰り返しによって、本来集中すべき業務改善や分析などの“付加価値の高い仕事”に時間を使えないという声もよく聞かれます。
これらの“見えにくいムダ”は、放っておくと時間と人材コストを大きく圧迫してしまいます。

AIは管理部の「止まる」仕事を減らすことができる

では、AIを活用することで、管理部門のこうした業務はどう変わるのでしょうか？
キーワードは、「自動化」と「可視化」です。

たとえば稟議業務にAIを取り入れた場合、申請書の内容チェックや不備の自動判定が可能になります。さらに、稟議内容に応じて最適な承認ルートをAIが提案したり、承認者への通知・リマインドも自動で行われるため、“誰が止めているのか分からない”といった属人的なボトルネックが激減します。

また、情報共有の面でも、AIとクラウド型のナレッジ共有ツールを組み合わせることで、必要な情報を必要な人に、必要なタイミングで届けることができるようになります。更新履歴の追跡や、誰が何を見たかのログ管理もできるため、「言った／言わない」や「見逃し／漏れ」のリスクを最小化できます。

このように、AIは管理部門の「止まりがちな仕事」を“流れる仕組み”へと変える力を持っているのです。

導入のステップと、つまずかないためのポイント

AIによる業務効率化は、ただツールを導入すれば完了するものではありません。
大切なのは、「現場業務を正しく把握し、何をどう改善するのか」という設計です。

まず最初に行うべきは、現在の業務フローを可視化することです。
どんなタスクがあり、誰が、いつ、何に時間をかけているのかを洗い出すことで、「改善すべき優先度の高い業務」が見えてきます。

そのうえで、以下のようなステップで導入を進めるのが効果的です。

1.ボトルネック業務を特定し、AI・RPAに置き換え可能な領域を選定
2.パイロットプロジェクト（テスト導入）を実施し、現場からのフィードバックを得る
3.導入効果を可視化し、成功パターンを社内展開する
4.継続的な運用・改善サイクル（PDCA）を確立する

また、導入時には社内の合意形成と“使いやすさ”の設計が欠かせません。
現場のスタッフに「AIが仕事を奪うのではないか」という不安がある場合は、「AIは面倒な作業を代行して、あなたが本当にやりたい仕事に集中できるようにするためのパートナーです」と伝えることも大切です。

成果が見えた、企業のAI導入事例

AI導入により実際に業務効率が向上した企業の事例もご紹介します。

ある製造業の企業では、稟議書類の承認に平均7日かかっていたのが、AI導入後は2日に短縮されました。これは、稟議の自動分類と承認ルートの自動割り当てによって、ボトルネックが解消されたことが大きな要因です。

また、IT系の中小企業では、社内報告資料の作成をAIと連携した自動テンプレートツールで省力化し、月に15時間以上の削減を実現しました。これにより、経理担当者が新たな分析業務や提案に時間を割けるようになったという成果も出ています。

専門家との対話が、効率化を本物にする

AIの力を最大限活用するには、業務プロセスの見直しとテクノロジーの融合を支援してくれる外部の専門家との連携が鍵となります。

私たちティファナ・ドットコムでは、単なるツールの導入だけでなく、企業ごとの業務課題に寄り添いながら、AI活用の最適な設計と実装支援を行っています。

「とりあえずツールを入れてみたけど、使いこなせていない」とならないためにも、課題の整理からご相談いただくことが、成功への近道になります。

管理部の未来は「止まらない仕組み化」にある

AIの活用は、もはや一部の先進企業だけの話ではありません。
特に管理部門は、業務が「仕組み化」しやすく、AI導入の効果が出やすい領域です。

定型作業をAIに任せて時間と心の余裕を取り戻し、組織全体にとって価値ある“次の一手”を打てるようになる──そんな未来を目指して、今こそ「管理部AI化」の一歩を踏み出してみませんか？

よくある質問（FAQ）

Q. AIって結局、何ができるんですか？
→ 主に「判断が必要な業務の支援」「ルーティン作業の自動化」「情報の整理と検索性向上」が得意です。管理部門では稟議、資料作成、情報共有などに効果を発揮します。

Q. 小さな会社や部署でも導入できますか？
→ はい。むしろ少人数の組織ほど、AIで時間を生み出すインパクトが大きくなります。最初は一部業務から小さく始めることで、無理なく導入できます。

Q. 使いこなせるか心配です…
→ UIが簡単なツールが増えており、導入時にはトレーニングやサポートも提供されます。私たちも伴走支援していますのでご安心ください。

Q. すでにあるシステムと連携できますか？
→ 多くのAIツールは既存のワークフローシステムやグループウェアと連携可能です。事前のヒアリングで最適な構成をご提案します。


執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん