失敗したくない！ワークフローシステムの導入のコツ

注目のシステムを使う前に

そもそもワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化するためのシステムのことを指します。例えば、社内の書類の承認プロセスや契約の審査などの業務において、必要な手順や承認者、期限などを設定し、そのプロセスを自動化することができます。

ワークフローシステムの導入により、業務プロセスの効率化やスピードアップが図れ、さらには、業務のミスや漏れを防止することができます。また、ワークフローシステムはクラウド上で提供される場合も多く、オフィスにいながらにして業務を進めることができるため、リモートワークが増加する現在においても、注目されているシステムの一つです。

しかし、導入した後に上手くいかず業務効率が上がるどころかストレスの原因になっている、という声も見受けられます。
せっかく導入するなら失敗したくないですよね。
失敗した原因を分析しましょう！

例えばこんな失敗

失敗例としては、以下のようなものが挙げられます。

①ワークフローシステムの必要性を明確にしていなかった

ワークフローシステムを導入する際には、なぜ導入する必要があるのか、どのような課題を解決したいのかを明確にしておくことが重要です。しかし、必要性を明確にせずに導入した場合、ワークフローシステムが本当に必要なものかどうか疑問が残り、導入後に生産性が上がらなかったり、業務のストレスが増えたりすることがあります。

②ワークフローシステムの導入前に現状分析を怠った

ワークフローシステムの導入にあたっては、現状の業務プロセスを把握することが大切です。しかし、現状分析を怠って導入した場合、既存の業務プロセスに合わない仕組みが導入されたり、必要のない機能が備わっていたりすることがあります。

③ユーザーの意見を十分に反映しなかった

ワークフローシステムを導入する際には、ユーザーの意見を十分に聞き入れることが大切です。しかし、ユーザーの声を無視して、システム導入のみに重点を置いた場合、ユーザーが使いにくいシステムが導入されたり、必要のない機能が備わっていたりすることがあります。

失敗を分析してみると

これらの失敗例から分析すると、ワークフローシステムを導入する際には、以下のポイントに注意することが重要です。

①必要性を明確にする

導入の目的を明確にすることで、どのような課題を解決したいのかが明確になります。そのため、ワークフローシステムの導入前に、現状の業務プロセスを見直し、改善点を洗い出し、その改善点を解決するためにワークフローシステムを導入する必要があるかを検討することが大切です。

②現状分析を行う

ワークフローシステムを導入する前に、現状の業務プロセスを詳しく把握し、業務に必要な機能やデータの流れを明確にすることが重要です。そのためには、ユーザーからの意見を取り入れ、業務プロセスの改善点を洗い出すことが必要です。

③ユーザーの意見を反映する

ユーザーの意見を反映させることで、システムの使いやすさや生産性の向上が期待できます。そのため、ユーザーがシステムをどのように使うか、どのような機能が必要かを十分に聞き取り、それを反映させることが必要です。

④トライアル導入を行う

ワークフローシステムを導入する前に、トライアル導入を行うことで、システムの動作確認や改善点の洗い出しができます。トライアル導入を行い、システムが問題なく稼働するか、ユーザーからのフィードバックはどうか、改善点はあるかなどを確認し、それを反映させた上で本導入を行うことが大切です。

導入を成功させよう

ワークフローシステムの導入には、ユーザーの意見を反映した、必要性が明確な、現状分析を行った、トライアル導入を行ったというポイントが必要となります。ポイントを全て行うのがゴールではなく、今回ご紹介した失敗例を踏まえ、より効率的な業務を実現するために、ワークフローシステムを導入することをお勧めします。