【AI活用で業務効率化＆時短】もう“残業前提”は終わりにしよう。今日から始める3ステップ

AIを活用し、業務の“当たり前”を見直すことで、効率化と時短は同時に実現できる

「今日こそ定時に帰るつもりだったのに…」
そんなつぶやきが、毎日のように心をよぎっていませんか？

会議、稟議、メール、上司の承認待ち。ひとつひとつの作業は小さいのに、積み重なるとあっという間に時間が奪われていく――。

この記事では、そうした日常を抜け出すために、「AIを活用して業務効率化と時短を同時に叶える3ステップ」をご紹介します。
しかも、明日からでも実践できる、現実的な方法ばかりです。

Step1：紙・メールの稟議フローはAIに任せる。ムダな手間が消えるだけで、一日が変わる

朝、急ぎの案件を上司に承認してもらうために資料を印刷し、社内を探し回る。
昼には別の承認待ちで手が止まり、夕方には「あの申請、誰が止めてるの？」と問い合わせ――。
あなたの“残業”は、紙とメールによる稟議・承認のせいかもしれません。

AIを活用した稟議決裁ツールを使えば、こうした手間は一気にゼロにできます。

・申請から承認まで、すべてオンラインで完結
・申請者・承認者に自動リマインド
・承認履歴もデジタルで一元管理

結果、申請にかかる時間が1/5以下になるケースも珍しくありません。

たとえば、ある企業では、月60件の稟議にかかっていた処理時間が、AI導入により年間180時間以上の削減に。
つまり1人分の工数を創出したのと同じ効果です。

Step2：「それ、本当に今やるべき？」を見える化する。AIが“選ぶ力”をサポートしてくれる

忙しい人ほど、「急ぎの雑務」に追われて肝心な業務に手がつかないものです。
でも、何が重要かを判断する時間さえ取れない…という本末転倒な状態に陥っていませんか？

ここで役立つのが、AIによるタスク管理支援ツールです。
AIは、あなたのタスクを分類・分析し、「重要・緊急の順」に並べ替えてくれます。

・定型業務かどうかを自動判別し、簡単に自動化設定できる
・タスクの進捗を可視化し、ボトルネックを早期に発見
・チーム全体の優先順位を共有しやすくなる

「今日のToDoに悩まなくなった」
「“後回し”が減って、ストレスがなくなった」
――導入企業からは、そんな声が続出しています。

AIは“やること”を減らしてくれるだけでなく、“やるべきこと”を選ぶ力を与えてくれるのです。

Step3：業務の「なぜこれをやってるの？」に気づいたら、効率化のチャンス

業務改善の最大の敵は、「慣習」です。
誰もが「前からやっていたから」と無意識のうちにムダな工程を繰り返していることがあります。

だからこそ大切なのが、業務プロセスの可視化と継続的改善です。
AIツールは、業務のフローをデータとして分析し、「時間のかかっている作業」や「繰り返し発生する問題」を自動で洗い出します。

改善ステップはこうです。

・業務ログの取得と可視化（AIツールで自動）
・ムダなフローや重複作業の特定
・業務フローの再設計 → 実施 → 効果測定 → 定着

このサイクルを回すことで、組織全体が“改善体質”になります。
そして改善は、やがて文化になります。

よくある質問（FAQ）

Q：AIを導入するには、専門知識が必要ですか？
A：いいえ。最近のクラウド型AIツールは、直感的なUIで、マニュアル不要で使える設計になっています。

Q：中小企業や個人事業主でも効果はありますか？
A：あります。むしろ人的リソースが限られている企業ほど、AIによる業務自動化の恩恵は大きいです。

Q：セキュリティ面が心配ですが、大丈夫ですか？
A：ほとんどのAIツールは、通信の暗号化やアクセス権限の設定が可能で、セキュリティ対策も万全です。

Q：導入にはどれくらいの期間がかかりますか？
A：ツールによって異なりますが、クラウド型であれば最短3営業日で運用を開始できます。



執筆・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん（https://www.tifana.ai/products/approval）