AIでワークフロー最適化｜稟議・承認業務が劇的に変わる！今すぐ始める業務効率アップ術

AIを活用すれば、稟議・承認はもっと早く、もっと正確になる

ワークフローの最適化にAIを取り入れることで、稟議処理の時間を50%以上短縮し、ミスも劇的に減らすことが可能です。
ポイントは、AIを“補助役”ではなく、“判断するエンジン”として組み込むこと。
たとえば、AIが稟議内容をチェックし、自動で承認ルートを選定。進捗状況を関係者に即時通知することで、「誰かの確認待ちで業務が止まる」問題を根本から解消できます。

なぜ今、AIによるワークフロー最適化が必要なのか？

業務のスピードと正確性が同時に求められる現代、非効率なワークフローは企業にとって“機会損失”そのものです。
AIによる最適化は、単なる作業時間の短縮にとどまりません。

AI導入によって期待できるメリットは、主に次の4点です。

・人為的ミスの削減と処理精度の向上
AIが申請内容をルールベースでチェックすることで、記入漏れや誤表記を自動修正。これにより、人的エラーが未然に防がれます。

・承認スピードの向上
承認ルートをAIが自動選定し、担当者不在時は代理フローに切り替えるなど、柔軟な処理が可能です。

・業務の属人化を防ぐこと
進捗がダッシュボードで見える化され、チームで情報を共有しやすくなります。

・働き方改革への貢献
確認作業の自動化や通知機能の活用で残業を抑制し、社員のストレスも軽減されます。

ワークフロー最適化の3ステップ｜AIを取り入れる前にやるべきこと

Step1：タスクの整理と優先順位づけ

最初にやるべきは、現在の業務の「棚卸し」です。
ToDoリストやカレンダーを使って業務の全体像を可視化し、重要度や緊急性を基準に並べ替えます。
この段階で、「AIが自動化できそうな業務」と「人が判断すべき業務」を切り分けておくと、導入後の効果が大きくなります。

Step2：AIツールの活用

次に、課題に応じたAIツールを選びます。
稟議業務であれば、「AIさくらさん for 稟議」のようなSaaS型AIが有効です。

このようなツールには、
・申請内容の自動チェック
・誤記や記入漏れの検知
・承認ルートの自動設定
・進捗のリアルタイム通知
・承認者不在時の代理ルール適用

といった機能があり、ほぼノンストップで稟議が進む環境が作れます。

Step3：定期的なプロセス改善

AIを導入しても、放置していては意味がありません。
重要なのは、KPIに基づく定期的な見直しです。

・稟議処理時間の平均値
・エラー件数や差戻し率
・フロー停止の頻度と要因

こうした数値を毎月確認し、ツールの設定や業務フローをチューニング。
改善サイクルを回し続けることで、常に最新の業務環境を維持できます。

稟議進行をAIでどう改善できるのか？

AIによる稟議フローの最適化では、次のような変化が実現します。

たとえば、「承認者が不在で稟議が止まる」ケースには、代理承認の自動設定と通知機能で対応。
「記入漏れが多い」場合には、入力チェック＋自然言語処理で、ユーザーが迷わずに入力できるフォーム設計が可能です。

進捗が見えづらい課題には、ステータス表示とアラート通知をAIが担うことで、関係者全員がフローの“今”を把握できるようになります。

よくある質問（FAQ）

Q. AIを導入すればすぐに効果は出ますか？
A. はい。小規模でもPoC（試験導入）を行うことで、初月から業務効率が上がった事例もあります。

Q. どんな業務から始めるのがおすすめですか？
A. ルールが明確な「稟議」「経費精算」「契約書チェック」などがスタートしやすく、効果も出やすいです。

Q. セキュリティ面が心配です…
A. AIさくらさんシリーズは、官公庁・大手企業でも採用されており、情報管理やアクセス制御が徹底されています。

執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん