稟議システムのワークフローを刷新して業務効率化！複数社合併の複雑なフローを解決した選定の秘訣

【導入前の課題】なぜ、既存の稟議システムでは限界だったのか？

システムのリプレイスを検討する際、多くの企業が「ライセンス期限」などの外的要因に直面します。
しかし、真の課題はその中身にありました。

今回の事例では、5〜8社ものシステムを比較検討しましたが、最大の壁となったのは「複数社合併によるワークフローの複雑化」です。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

例えば、A社では課長承認の後に部長が必要だが、B社では金額によって役員が飛び越えて承認する…といった現場のしきたりが混在している状態です。
一般的なクラウドシステムでは、システム側の仕様に業務を合わせるように言われがちですが、それでは現場が混乱し、業務効率化どころか停滞を招いてしまいます。

ワークフロー選定の決め手は、スペックよりも伴走力

比較検討の末、選ばれたのは価格以上に、自社の事情にどこまで深く入り込んでくれるかという柔軟性でした。

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【比較項目：ワークフロー構築】
一般的なパッケージ型：システムの型に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社の既存フローをベースに構築

【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：制限が多く、追加費用が高額化
柔軟なカスタマイズ型：複雑な事情に寄り添い、柔軟に対応

【比較項目：操作性（UI）】
一般的なパッケージ型：高機能だが操作が難解なことも
柔軟なカスタマイズ型：直感的で、迷わず操作できる
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「ここなら当社の事情に寄り添ってくれる」という直感が、導入後の成功を左右します。
単なるツール提供ではなく、企業の文化や歴史を理解しようとするパートナー選びこそが、DX成功の第一歩です。

導入の苦労を乗り越えて得られた、現場の劇的な業務効率化

もちろん、導入がすべて無風だったわけではありません。
独自のワークフローに合わせて仕様を整える過程では、開発側と現場側で何度も細かな調整を繰り返す、導入時の苦労がありました。

しかし、その徹底したカスタマイズが、稼働後の圧倒的な定着率につながりました。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（インタビューより）

特に若手ビジネスパーソンにとって、UI（見た目の使いやすさ）は重要です。
スマートフォンのように教えられなくても触ればわかるインターフェースであれば、教育コストはゼロになり、本来集中すべき業務に時間を割けるようになります。
これが、真の意味でのワークフローによる業務効率化です。

よくある質問

Q1：自社独自の特殊な承認ルートがありますが、システム化できますか？

A：可能です。
　　ただし、汎用的なパッケージでは対応できない場合があるため、柔軟なカスタマイズを前提としたパートナー選定が不可欠です。

Q2：稟議システムの導入で、どの程度の業務効率化が見込めますか？

A：紙やExcelの管理に比べ、承認待ち時間の可視化や自動通知により、意思決定のスピードが30%〜50%向上するケースが多く見られます。

【まとめ】現場に最適なワークフローを育てる

ワークフローシステムは、一度入れて終わりではありません。
企業の成長や変化に合わせて、ワークフローも進化させる必要があります。

「今のシステムでは自社のルールに対応できない」、「現場の入力が遅くて業務効率化が進まない」とお悩みの方は、一度自社の運用に徹底的に寄り添うソリューションを検討してみてはいかがでしょうか？

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