企業の成長戦略としてM&Aやグループ化が進む一方で、現場のシステム担当者には重い課題がのしかかります。
それは、「文化もルールも違う組織の承認フローを、一つのシステムに統合しなければならない」という難題です。
今回の事例企業も、まさにその壁に直面していました。
きっかけは、長年利用していた既存システムのライセンス期限が迫っていたことでした。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
よくある業務フローの標準化という掛け声だけでは解決できない、組織ごとのしがらみや独自の承認ルール。
これらが複雑に絡み合い、一般的なパッケージ製品が提唱する標準プロセスに業務を合わせることが物理的に不可能な状態でした。
「どの会社も同じ形に統一するのが難しい」——、この現場のドロドロとした実情こそが、システム選定を難航させる最大の要因だったのです。
担当者は5〜8社ものベンダーを比較検討しました。
多くのベンダーが「運用を変えてパッケージに合わせてください」と提案する中で、同社が最終的に選んだのは、「稟議決裁さくらさん」でした。
決め手となったのは、大手パッケージ製品にはない柔軟なカスタマイズ性と、複雑な事情を汲み取る寄り添う姿勢でした。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：既存の仕様へ業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：合併・グループごとの独自ルールに柔軟に対応
【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：オプション追加で高額・納期長期化
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟にカスタマイズが可能
【比較項目：サポート姿勢】
一般的なパッケージ型：マニュアル対応・チケット制が主流
柔軟なカスタマイズ型：「当社の事情に寄り添ってくれる」伴走型
【比較項目：UI（操作性）】
一般的なパッケージ型：機能過多で画面が複雑になりがち
柔軟なカスタマイズ型：Web制作ノウハウを活かしたユーザーフレンドリーな設計
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「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
単に機能が優れているだけではなく、企業ごとの特殊事情を理解し、それをシステムに落とし込むための対話ができるパートナーであるかどうかが、選定の決定打となりました。
システム導入プロジェクトにおいて、「導入してすぐに魔法のように解決した」という話は稀です。
特にカスタマイズを前提とした開発では、要件定義や調整に多大なエネルギーを要します。
今回の担当者も、その苦労を隠さずに語っています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
この生みの苦しみを経たからこそ、完成したシステムは現場に完全にフィットしました。
特に効果を発揮しているのが、ユーザーインターフェース（UI）の使いやすさです。
複雑な裏側のロジックとは裏腹に、ユーザーが触れる画面は徹底してシンプルに設計されました。
その結果、新しいシステム導入時に必ず発生する、操作説明会やマニュアル作成の工数が劇的に削減されています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
簡単な共有だけで使いこなせるという事実は、システム管理者にとって最大のメリットと言えるでしょう。
A：はい、可能です。
パッケージ製品の標準機能では対応しきれない複雑な承認ルートや兼務設定も、本事例のように柔軟なカスタマイズを行うことで、貴社の規定に完全に沿った形でシステム化できます。
A：ユーザーが直感的に操作できるUI設計を行うことで、マニュアルを読み込まなくても操作が可能になります。
本事例でも簡単な共有だけでスムーズに運用が定着しており、教育コストを大幅に抑えることができます。
合併やグループ経営によって複雑化した稟議フローは、無理に既存のパッケージ製品に合わせようとすると、現場に混乱と負担を強いることになります。
本事例が示した成功の鍵は、導入時の調整に苦労してでも、自社のフローに合わせてカスタマイズするという選択でした。
その結果、運用フェーズでは説明不要で使えるという高い利便性を手に入れました。
「自社の承認ルールが特殊すぎて合うシステムがない」
「現場に負担をかけないリプレイスを行いたい」
そうお考えの担当者様は、貴社の事情に徹底的に寄り添う開発パートナーへの相談を検討してみてはいかがでしょうか。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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