合併・組織再編の複雑な稟議を解消！5社比較で見えた標準機能の限界と寄り添うカスタマイズの正解

M&A・グループ化で、標準機能が通用しない現実

企業の成長戦略としてM&Aやグループ化が進む一方で、現場のシステム担当者には文化もルールも違う組織の承認フローを、一つのシステムに統合しなければならないという難題がのしかかります。

例えば、以下のようなケースに心当たりはないでしょうか？

・申請フォーマットの乱立：A社は詳細なExcel添付が必須だが、B社はメール本文で済ませていたため、統合後の入力項目が決まらない
・兼務役員の承認スキップ問題：グループ会社役員を兼務している上長に対し、システム仕様上、同じ案件で2回承認通知が飛んでしまう

今回の事例企業も、長年利用していたシステムのライセンス期限をきっかけに、まさにこの壁に直面していました。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

どの会社も同じ形に統一するのが難しい…この現場の実情こそが、システム選定を難航させる最大の要因でした。
一般的なパッケージ製品が提唱する、運用を変えて標準仕様に合わせるということが、物理的に不可能な状態だったのです。

比較でわかった、柔軟性とコストの分岐点

【比較】パッケージ型とカスタマイズ型のシステム

多くのベンダーが機能の豊富さをアピールする中で、同社が最終的に選んだのは「稟議決裁さくらさん」でした。
なぜ大手パッケージではなく、このシステムを選んだのか？
比較検討時のリアルな評価ポイントは以下の通りです。

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：「仕様に合わせて業務フローを変えてください」と言われがち
柔軟なカスタマイズ型：合併・グループごとの独自ルールや、例外的な承認ルートにも追従可能

【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：オプション追加で見積もりが跳ね上がり、納期も長期化する
柔軟なカスタマイズ型：基本機能＋必要な部分だけのカスタマイズが可能で、コスト対効果が高い

【比較項目：サポート姿勢】
一般的なパッケージ型：マニュアル対応・チケット制が主流で、相談のハードルが高い
柔軟なカスタマイズ型：「当社の事情に寄り添ってくれる」伴走型サポートで、対話が可能

【比較項目：UI（操作性）】
一般的なパッケージ型：多機能すぎて画面項目が多く、現場が混乱する
柔軟なカスタマイズ型：ノウハウを活かし、必要な項目だけを表示する直感的な設計
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　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）

単に機能スペックが優れているかだけでなく、企業ごとの特殊事情（例えば、「特定の案件だけは会長決裁が必要」といった不文律など）を理解し、それをシステムに落とし込むための対話ができるパートナーであるかが、選定の決定打となりました。

導入の苦労を乗り越え実現した、マニュアル不要の運用

「導入してスイッチを入れたら、魔法のように全て解決した」という話は、システム導入においてはあり得ません。
特にカスタマイズを前提とした開発では、要件定義や調整に多大なエネルギーを要します。
担当者はその苦労を隠さずに語っています。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）

この苦労を経て完成したシステムは、複雑な裏側のロジックとは裏腹に、ユーザーが触れる画面（UI）は徹底してシンプルに設計されました。

例えば、「申請者が選んだ部署や項目に応じて、入力不要な欄が自動的に消える」といった工夫です。
これにより、システム移行時に必ず発生する操作説明会や、分厚いマニュアル作成の工数が劇的に削減されています。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）

簡単な共有だけで使いこなせるという事実は、問い合わせ対応に追われるシステム管理者にとって、最大の導入効果と言えるでしょう。

よくある質問

Q1：複雑な組織図や兼務設定にも対応した稟議システムは構築できますか？

A：はい、可能です。
　　例えば「親会社と子会社で役職名が異なる」、「一人の承認者が複数の役割を持っている」といったケースでも、パッケージ製品の標準機能では対応しきれない部分を柔軟なカスタマイズで吸収し、貴社の規定に完全に沿った形でシステム化できます。

Q2：システム刷新にあたり、現場への教育やマニュアル作成が大変ではないですか？

A：ユーザーインターフェース（UI）を業務に合わせて最適化することで、教育コストを大幅に抑えられます。
　　本事例では直感的な操作性を実現したことで、分厚いマニュアルを読み込ませる必要がなく、簡単な共有だけでスムーズに運用が定着しています。

まとめ

合併やグループ経営によって複雑化した稟議フローは、無理に既存のパッケージ製品に合わせようとすると、現場に混乱と負担を強いることになります。
本事例が示した成功の鍵は、導入時の調整に苦労してでも、自社のフローに合わせてカスタマイズするという選択でした。

「自社の承認ルールが特殊すぎて合うシステムがない」、「現場に負担をかけないリプレイスを行いたい」とお考えの担当者様は、貴社の事情に徹底的に寄り添う開発パートナーへの相談を検討してみてはいかがでしょうか。

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