複雑な駅業務を救うワークフロー構築術｜駅係員の負担を減らす独自カスタムの極意

合併・多拠点展開が招く、稟議の複雑化と旧システムの限界

ライセンス期限の終了や組織統合を機に、多くの企業が直面するのが、既存システムの柔軟性不足という壁です。

特に、鉄道事業のように複数のグループ会社が存在し、合併を繰り返してきた組織では、稟議フローが驚くほど煩雑になります。
例えば、A社の駅では承認者が3人なのに、合併したB社の駅では5人の承認と特定の部署への共有が必須といったルールの混在が日常茶飯事です。

これまでの汎用的なシステムでは、こうした自社独自の形を維持したままデジタル化することが難しく、結局は紙の書類に戻ってしまうという本末転倒な事態を招いていました。

選定の決定打は、価格対カスタマイズ性のバランス

今回のプロジェクトでは、5〜8社ものサービスを徹底比較しました。
そこで見えてきた、理想のパートナー選びの基準を以下にまとめます。

ワークフロー選定の比較

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【比較項目：柔軟性】
一般的なパッケージ型：システムに業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：独自の複雑なフローにシステムを合わせる

【比較項目：コスト】
一般的なパッケージ型：カスタマイズは高額オプション
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟な調整が可能

【比較項目：UI/UX】
一般的なパッケージ型：機能過多で操作が複雑
柔軟なカスタマイズ型：駅係員が直感的に使えるシンプルさ

【比較項目：サポート】
一般的なパッケージ型：定型的な回答のみ
柔軟なカスタマイズ型：細かい調整にも伴走してくれる安心感
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「ここなら当社の事情に寄り添ってくれる」という確信が持てるかどうかが、導入成功の分岐点となります。

導入時の苦労と、駅係員が実感したマニュアル不要の操作性

新しいワークフローの導入は、決して楽な道のりではありません。
今回の事例でも、独自のフローを再現するために、導入時にはベンダー側と何度も膝を突き合わせ、細かな仕様調整を繰り返す導入時の苦労がありました。

しかし、その苦労があったからこそ、現場の駅係員からは驚くほどポジティブな反応が得られています。

・直感的な操作：UIが他社よりユーザーフレンドリーであるため、頻繁に申請を行う担当者は、簡単な共有だけで迷わず使いこなせる
・現場に馴染むスピード：複雑なマニュアルを読み込む必要がなく、立ち上がりが非常にスムーズ
・心理的安全性：実装までの過程を共にした経験から、「何かあればまた相談できる」という信頼関係が、運用の安定につながっている

よくある質問

Q1：駅業務特有の複雑なルールをそのままデジタル化できますか？

A：可能です。
　　ただし、標準機能だけでは対応しきれないため、本事例のように柔軟なカスタマイズに対応できるベンダー選定が必須となります。

Q2：導入後、現場の駅係員が混乱しないためのポイントは？

A：UI（操作画面）の分かりやすさが最重要です。
　　説明書を読み込まずとも、ボタンの配置や色の変化で「次に何をすべきか」が直感的にわかる設計を重視しましょう。

まとめ

複雑な稟議フローは、組織の成長や変化の証でもあります。
それを無理に壊すのではなく、今の形を活かしながらデジタル化することが真のDX（デジタルトランスフォーメーション）です。

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