画像認識AIによる自動登録と警察提出書類のワンクリック作成により、法的義務を遵守しつつ管理コストを劇的に下げるDX手法です。
多くの施設では、いまだにExcelや手書き台帳で管理していますが、月間拾得数が数百件を超える規模になると、この運用は限界を迎えます。
現場担当者が最も恐れているのは、「保管期限切れの誤廃棄」と「警察への届出遅延」です。遺失物法に基づき、拾得物は速やかに警察へ届け出る必要がありますが、アナログ管理では「どの荷物が、いつ届出期限を迎えるか」の追跡が困難です。また、警察提出用の「拾得物件預り書」などの書類作成は、品目ごとに手入力が必要で、転記ミスも多発します。これらは単なる業務負担ではなく、施設の社会的信用に関わるコンプライアンスリスクそのものです。
システム導入の最大のメリットは、この法的手続きの自動化にあります。
最新のシステムでは、登録された拾得物データを元に、各都道府県警察のフォーマットに合わせた提出書類をワンクリックでPDF生成できます。これにより、月末に経理や総務担当者が数日かけて行っていた書類作成業務が、わずか数分で完了します。
従来はスタッフが「青い傘」と入力すると、検索時に「紺色の傘」がヒットしない問題がありました。AI搭載型システムでは、撮影画像から「ネイビー」「折りたたみ」「プラスチック持ち手」といった特徴タグを自動生成。検索精度を高め、属人性を排除します。
課題： 電話問い合わせ対応に追われ、防災センターの業務が圧迫されていた。
導入効果： 24時間対応のAIチャットボットを導入し、利用者がスマホから自己解決できる仕組みを構築。
結果： 有人対応が必要な電話件数が60%減少。さらに、チャットボット経由での照合成功により、持ち主への返還率が20%向上しました。
課題： 警察署への届出書類作成に、毎月2名のスタッフが3日間拘束されていた。
導入効果： 警察提出用書類の自動生成機能を活用。
結果： 書類作成にかかる工数が月間約40時間から3時間に短縮（90%削減）。空いたリソースを来場者へのサービス向上に再配分することに成功しました。
導入コストは初期費用と月額利用料がかかりますが、試算すべきは「削減できる人件費」です。例えば、問い合わせ対応と書類作成で月間120時間かかっている場合、システム導入でこれを20時間に圧縮できれば、時給換算で毎月数十万円のコスト削減となり、半年〜1年で投資回収が可能です。
拾得物（免許証やスマホ画面）の撮影時、AIが自動で個人情報をマスキングする機能を搭載したシステムを選ぶことが必須です。これにより、画像データ流出時のリスクを最小限に抑えられます。
A1: 現在の日本の法制度上、多くの地域では紙での提出が必要ですが、システム側で「警察提出用フォーマット」に変換して印刷する機能が標準装備されています。これにより転記作業は不要になります。
A2: クラウド型であれば、アカウント発行から最短1週間で利用開始可能です。ただし、現場スタッフへの操作レクチャー期間を含め、1ヶ月程度の準備期間を設けるのが一般的です。
落とし物管理システムは、単なる「忘れ物探しツール」ではなく、施設運営のリスク管理とバックオフィス業務を抜本的に改革する基盤システムです。
「警察提出書類の作成」や「問い合わせ対応」に限界を感じているご担当者様は、まずは主要システムの機能比較から始めてみてください。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
