自治体・警察署の電話DX｜月180時間の余力と「管理工数ゼロ」を両立する新常識

AI電話対応（ボイスボット）とは、従来の「〇番を押してください」というIVR（自動音声応答）とは異なり、AIが自然な言葉を理解して完結させる仕組みです。管理者が複雑なシナリオを更新する手間なく、24時間365日の自動応答を実現します。

管理者の「運用負荷」を激減させるAIさくらさんの独自構造

多くのDX担当者を悩ませるのが、導入後のメンテナンスです。安価なボイスボットやIVRでは、制度変更のたびに複雑なフロー図を編集し、音声を録り直す必要がありました。

• 「知識の一元管理」で二重更新をゼロにAIさくらさんは、庁舎内のデジタルサイネージ（窓口AI）やWebチャットボットと「一つの知能」を共有しています。たとえば「免許更新の受付時間」が変わった際、管理画面でFAQを1箇所修正するだけで、電話も窓口もWebもすべての回答が同時に最新状態へアップデートされます。
• 専門知識不要の「ノーコード運用」DX担当者が土日にシステムメンテナンスを行う必要はありません。直感的な操作で、現場の担当部署が直接FAQを調整できるため、情報伝達のタイムラグやミスを防ぐことができます。

【実証事例】自治体・警察署における「180時間の余力」創出

警察業務の中でも受電が集中する「運転免許の更新」や「車庫証明」の問い合わせにAI電話を導入したケースでは、劇的な成果が出ています。

実証データ：ある自治体では、AI電話導入により窓口・電話対応に伴う事務工数を「月間約180時間」削減。職員が本来の捜査や市民保護に専念できる環境を構築しました。

【管理者が「何もしなくていい」自動予約フロー】

1. AIが受電・意図判別： 市民の「予約したい」「持ち物を知りたい」という声をAIが即座に認識。
2. 基幹システムと自動連携： AIが予約台帳を自動参照し、空き枠を提示。
3. 予約確定・通知： 予約完了後の案内もAIが自動で行い、必要に応じてSMSを送信。
4. 管理側のメリット： 職員は電話を一度も取らず、台帳への入力作業も発生しません。 翌朝、自動更新されたリストを確認するだけで業務が完了します。

DX担当者のための「管理者コスト」徹底比較

導入によって「担当者個人の忙しさ」がどう変わるか、従来の対応とAI電話対応を比較しました。

1. データ更新作業の負担

• 従来の有人/IVR対応： 制度変更のたびに、音声の録り直しや複雑なフロー図の編集が必要。
• AI電話対応（さくらさん）： 1箇所のFAQを修正するだけで、電話・窓口・Webすべての回答に即座に反映。

2. 月間の事務削減時間

• 従来の有人/IVR対応： 0時間。むしろ操作説明などの新たな問い合わせが発生することも。
• AI電話対応（さくらさん）： 月間約180時間の削減（※自治体モデル）。職員一人分に近い余力を創出。

3. 苦情対応（繋がらない・待たされる等）

• 従来の有人/IVR対応： 回線が埋まると苦情が発生し、その対応をDX担当者が受ける悪循環。
• AI電話対応（さくらさん）： AIが同時並行で即答するため、待機による苦情が激減。

4. システム管理の専門性

• 従来の有人/IVR対応： 設定変更のたびに専門ベンダーへの都度依頼と費用が発生。
• AI電話対応（さくらさん）： ノーコード設計のため、現場の担当部署が自分たちで操作可能。

よくある質問（FAQ）

Q1：Webチャットボットと電話AIの両方を導入するのは、管理が大変では？A1： AIさくらさんなら、管理画面が一つに統合されているため、管理コストは増えません。むしろ、窓口・Web・電話の情報を一括で管理できるため、組織全体のナレッジマネジメントが容易になります。

Q2：高齢者が電話AIを使いこなせるか不安です。A2： 自然な対話形式での応答が可能です。「プッシュ番号が分からない」という方でも、普段通り話すだけで内容を認識。万が一の際は有人へ転送するハイブリッド運用も可能で、DX担当者の元へ「使いにくい」というクレームが届くのを未然に防ぎます。

まとめ

DXの本質は、市民の利便性を高めるだけでなく、「担当者であるあなた自身の時間を守る」ことにあります。月間180時間の事務工数を削減し、管理の手間をゼロにする。そんな「攻めの電話DX」をAIさくらさんと共に始めませんか？