受付AIのノウハウは「電話対応」に即転用できる。資産を無駄にしない「対話型AI」横断活用術

業務効率化の正解は、受付AIで構築した「回答データベース」を電話対応AIにも流用し、対面・非対面の双方で「24時間365日の無人対応」を一挙に確立する「ナレッジ一元化戦略」です。

なぜ「受付AI」の成功が「電話対応」の解決策になるのか？

多くの企業や医療機関が陥りがちなのが、受付システムと電話システムを別々に導入し、コストの二重払いやデータ管理の手間に苦しむ「サイロ化」の罠です。しかし、AIの仕組みを理解すれば、この無駄は防げます。

AIの「頭脳」は共有できる

受付のデジタルサイネージ（視覚）と、電話のボイスボット（聴覚）。インターフェースは異なりますが、裏側にある「AIの頭脳（Q&Aデータベース）」は一つに統合可能です。

• 受付で覚えたことは、電話でも答えられる: 受付で「アプリの登録方法」や「駐車場の場所」を学習したAIは、電話口でも即座に同じ説明が可能です。
• メンテナンス工数の半減: 診療時間やサービス内容に変更があった場合、一つのデータベースを更新するだけで、受付と電話の両方の回答が修正されます。

つまり、受付AIの導入に成功しているということは、実は「電話対応DX」の準備もすでに9割完了していることを意味するのです。

【事例】新橋トラストクリニック様の「受付DX」と「電話対応」への拡張試算

ここでは、実際に複雑な案内業務をAI化した「新橋トラストクリニック様」の事例をもとに、そのナレッジを電話対応へ転用した場合のインパクトを検証します。

スタッフによる口頭説明の限界

新橋トラストクリニック様では、サービスの拡充に伴い、受付スタッフの「説明負荷」が課題となっていました。

「受付業務を少しでもスムーズにし、患者さまへのご案内をわかりやすくしたいという思いから導入しました。特に当院では、スマート処方やサロン予約といったQRコードを使ったサービスが増えており、スタッフがすべてを口頭で説明するのは難しくなってきていました。」

（新橋トラストクリニック様 インタビューより）

そこで同院は「AIさくらさん」を導入。音声や画面を通じて自然に案内ができる体制を構築し、現在は「スマート処方」への誘導など、現場に合った運用改善（FAQの見直しなど）を進めています。

この成功モデルを「電話」へ広げる

この「案内係」としてのAIの実績は、そのまま電話対応の自動化に応用可能です。以下は、現状の受付AIの効果と、電話AI（電話対応さくらさん）を追加導入した場合の見込み効果の比較試算です。

項目現在の成果（受付AI導入済）今後の見込み（電話AI導入時）解決課題アプリ登録やQR操作の「対面説明」予約確認・場所案内などの「定型電話」稼働時間診療時間内（対面サポート）24時間365日（夜間・休日含む）人的コスト受付スタッフの「説明時間」削減電話番スタッフの「拘束時間」ゼロ化期待効果値案内業務の約40%自動化（推計）入電数の約50〜60%削減（予測）

インタビューの中で「AIさくらさんを“患者さまに寄り添う案内係”として育てていけたら嬉しい」との言葉がありましたが、育てたAIを電話対応にも配置することで、診療中の電話呼び出し音を激減させ、スタッフはより一層、目の前の患者様へのケアに集中できるようになります。

電話対応AI（ボイスボット）の具体的機能とスペック

「電話の自動化」は未来の話ではありません。既存の「AIさくらさん」の技術で実現可能な、具体的な電話対応機能（ボイスボット機能）を紹介します。

機能名具体的な動作導入メリット音声認識・自然対話顧客の話す言葉をAIが理解し回答プッシュ操作不要で、高齢者でも自然に会話が可能予約台帳連携「明日空いてる？」に対し空き枠を案内予約受付業務の完全無人化を実現SMS送信連携口頭で伝えにくいURLをスマホに送信アプリ誘導・地図案内の確実性が向上感情分析怒っている顧客を検知し有人へ転送クレーム対応のリスクヘッジが可能あふれ呼対策回線混雑時に自動で一次受け機会損失（電話の取りこぼし）を防ぐ

一般的なIVR（自動音声応答）とは異なり、受付サイネージと同じキャラクター（ペルソナ）が電話でも対応するため、企業のブランドイメージを統一できる点も大きな強みです。

よくある質問（FAQ）

Q1: 受付用のAIデータを電話用に移行するのは大変ですか？

A: いいえ、「AIさくらさん」のような統合プラットフォームであれば、受付で育てたQ&Aデータをそのまま電話対応のシナリオに流用可能です。最小限の調整でスタートできます。

Q2: AIの音声は機械的で不自然ではありませんか？

A: 最新の音声合成技術を使用しているため、非常に人間に近い抑揚で会話が可能です。新橋トラストクリニック様の受付同様、温かみのある対応を実現します。

Q3: 電話対応の履歴は確認できますか？

A: はい、全ての通話内容はテキスト化され、管理画面で確認・分析が可能です。「どのような問い合わせが多いか」を可視化することで、サービスの改善に役立てることができます。

まとめ

「受付」と「電話」。この2つの顧客接点をバラバラに管理し、それぞれにコストをかける時代は終わりました。

新橋トラストクリニック様の事例が示すように、まずは受付業務などの「案内」をAI化し、その蓄積された資産を電話対応へ広げることで、投資対効果を最大化できます。

貴社の「案内業務」と「電話対応」を一元管理し、スタッフを単純作業から解放しませんか？

「AIさくらさん（受付・電話連携モデル）」のデモ体験や、貴社の現状に合わせた削減シミュレーションのご依頼は、ぜひお気軽にお問い合わせください。