日程調整での予約ミスが急増中？あるツールで会議室の予約管理を改善！

よく頼まれる日程調整メール送信

私はA企業に勤める入社2年目の社員です。上司から、「B株式会社と1/11に打ち合わせするため、会議の日程調整のメールを送って欲しい」という依頼を受けました。
上司のスケジュールと会議室の空き状況を確認し、B株式会社の担当者にメールを送りました。
すると、翌日には日程が決定したので、安心しました。当時は、ただメールを送るの仕事だと思っていました。

会議室の予約ミスが招いたトラブル

私はB株式会社との打ち合わせのため、会議室の予約を担当しました。
当日、B株式会社の担当者を出迎え、会議室に向かっていたところ、会議室の入口で上司と社員Cが話しているのを聞きました。

上司「今から、この会議室でB株式会社と打ち合わせするんだけど」
社員C「このあと株式会社Cとの商談で、私がこの会議室使う為に予約していたんですが、カレンダー見てますか？」
上司「あれ？確かに会議室の予約が取れてない、もしかして日程だけ決めちゃったのかな。他の会議室も全部埋まってるしどうしよう」

私は、会議室の予約を忘れてしまい、予約すべき会議室が使えないことが分かりました。
社内には複数の会議室がありますが、この日はすべて予約済みでした。
結局、謝罪したうえで商談をオフィス内で行うことになりました。
上司から「日程調整と同じタイミングで会議室の予約も忘れずに行うように注意してほしい」と忠告を受け、改めて予約の重要性を実感しました。

日程調整を効率化したい思い

今までの日程調整方法は、会議室の予約表を確認し、自分で空き時間を調べてメールに候補日を記載するという手間が必要でした。
そのため、複数社にメールを送るだけで午前中の仕事に時間を使い切ってしまうこともあり、残業が増える原因にもなっていました。
そんな中、日程調整を効率化できないかと調べていたところ、ティファナの日程調整ツールに出会いました。

関連リンク：AIさくらさんの日程調整ツールはこちら

AIの日程調整ツール導入で劇的な働き方改善

実際に、ティファナの日程調整ツールを導入してからは、大きな変化が起こりました。
私が使ってみて一番便利だと思ったのは、日程調整と同時に会議室の予約もできる点です。
これにより、会議室の予約取り忘れがなくなり、貸し出しで起こったダブルブッキングもゼロになりました。
以前はよく会議室前で言い争う社員がいたのですが、それもなくなりました。

しかも、AIが自動的に会議室の予約可能な時間を日程調整の候補に含めるため、私がこれまでやっていた手間もなくなりました。
長々と日程候補をメールに記載する必要もなく、クライアントからも簡単に日程予約ができるようになり、助かっています。

余談ですが、このツール導入がきっかけで、午前中からクリエイティブな仕事に集中できるようになり、残業も減りました。
日程調整ツールを導入してよかったと思います。

些細なことかもしれませんが、これまでの手順を簡素化することで業務の無駄を省き、効率的な業務運営ができると確信しています。
同様の問題を抱える担当者の方には、ぜひ日程調整ツールの導入を検討していただきたいと思います。